La nécessité d’échanger avec un environnement plus large de partenaires et de clients amène les entreprises à développer le travail collaboratif et les communications unifiées. Téléphonie IP, messagerie instantanée, conférences audio et vidéo, agendas et répertoires partagés...

L’éventail des moyens de communication des entreprises est aujourd’hui très large. Il existe notamment de nombreux outils collaboratifs. Certains d’entre eux présentent des particularités intéressantes.

1Gestion de projet : Quire

Quire est un logiciel de gestion de projet collaboratif, un outil simple et puissant qui facilite une bonne gestion de projet. Il stimule le flux de travail dynamique en organisant les actions en une liste de tâches imbriquées qui décompose les idées.

Un tableau Kanban permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur les tâches cruciales de la journée. En plus de rationaliser les listes de tâches, la fonction de synchronisation de Quire offre une collaboration en temps réel.

Par contre,Quire n'a pas de chat privé, ce qui limite son utilisation comme solution complète de gestion de projet pour certaines équipes. Les options de personnalisation sont limitées.

2Communication : Slack

De plus en plus concurrencé par Teams de Microsoft, Slack reste encore une référence pour de nombreuses organisations et start-ups. Cette solution présente des fonctions de messagerie, de recherche et d'archivage en temps réel.

Cette plate-forme s'intègre également à plusieurs services externes et applications tierces, notamment MailChimp, Google Drive et Zendesk. Slack est également livré avec des applications natives Android et iOS permettant aux utilisateurs d'accéder en déplacement à la messagerie directe et de groupe.

Bien que Slack ait créé une nouvelle « famille » de logiciels de collaboration, sa focalisation en tant que forum de discussion peut parfois créer une fausse urgence.

3Création de contenu : Creativity 365

Toutes les entreprises sont devenues des « médias ». Les clients veulent qu’on leur raconte une histoire. Et même si la narration n'est pas une priorité pour une entreprise, se démarquer de la concurrence est certainement important. D’où la nécessité de produire beaucoup de contenu.

Facile à utiliser, intégrant de multiples options, compatible iOS et Android mais aussi sous Windows et Mac, Creativity 365 offre une large gamme de solutions de contenu, des plus classiques jusqu’aux vidéos originales et des présentations marketing interactives.

4Écrire ensemble : Google Documents

C’est de loin, le meilleur outil de collaboration de documents. Cette application gratuite facilite la création et le partage de documents en temps réel, qu'il s'agisse de notes, de feuilles de calcul ou de présentations.

Cette application permet à une équipe d'accéder aux documents de n'importe où et de contrôler la version du document sur lequel vous travaillez. Les collaborateurs peuvent être ajoutés et supprimés à volonté.

Tous les utilisateurs peuvent accéder au même document et le modifier simultanément. Ils peuvent également voir qui d'autre le consulte ou le modifie. Mais son organisation des fichiers reste encore à optimiser.

5Connaissances collectives : ProProfs

Que votre start-up ou votre entreprise soit axée sur l'amélioration interne ou sur le service à la clientèle, des connaissances pratiques sont essentielles. En tant que plate-forme centralisée qui recueille, organise et stocke l'information, le logiciel de base de connaissances ProProfs rend l'information accessible à tous.

Il utilise une approche globale pour construire et gérer des wikis privés. En quelques clics, tout ce que les membres de votre équipe ont besoin de savoir est disponible. Les entreprises peuvent également utiliser ProProfs pour développer des FAQ, des manuels et des bases de connaissances en libre-service pour l'accès des clients.

Seul bémol, il ne fonctionne pas toujours très bien avec certains systèmes d'entreprise.

Ces différents outils collaboratifs présentent donc des fonctionnalités intéressantes. Mais n’oublions pas les problématiques de confidentialité des données (chiffrer des fichiers sensibles devrait être un automatisme dès que l’on utilise le cloud…), le contrôle des accès pour éviter les fuites d’informations sensibles et de sauvegarde (ne mettez pas vos œufs dans le même panier !).

En 2017, plusieurs journalistes américains et français avaient constaté le 31 octobre qu'ils n'avaient plus accès à leurs documents partagés sur Google Docs. Un bug, selon l'entreprise américaine, dû à une modification du code… Apparemment, des documents avaient été bloqués, car jugés « inappropriés ».

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