L’espace de travail des entreprises ne se limite pas aux seuls postes informatiques. Mobilité, agilité, communication, collaboration ou encore mobilier et salles de réunion (lorsqu’elles sont disponibles !), les entreprises qui souhaitent se transformer doivent révolutionner le paradigme de l’espace de travail en adoptant le Modern Workplace.
L’évolution des technologies et la transformation digitale des entreprises sont des thématiques récurrentes dans l’actualité. Cela pourrait laisser croire que seuls les aspects informatique et communications de l’entreprise sont impactés. Mais il serait bien dommage de limiter sa transformation et l’innovation à ces seuls domaines. Moderniser et digitaliser le poste de travail sont certes une avancée appréciée, mais pour aller jusqu’au bout de la démarche et en tirer les bénéfices en terme de productivité, de collaboration, de partage des compétences, et de fidélisation des talents, la révolution doit porter jusqu’aux environnements de travail physique et à leur architecture.
Travailler plus efficacement
Les entreprises opèrent aujourd’hui leurs transformations en adoptant massivement le numérique, mais négligent souvent les mutations à réaliser au niveau de leurs méthodologies de travail ou de leurs manières de communiquer.
Et pourtant, ne faire évoluer que les outils informatiques, c’est comme acquérir une automobile en oubliant les sièges et la climatisation ! Bien sûr, acquérir le meilleur matériel est clé, mais le collaborateur a également besoin de disposer d’un espace de travail adapté. Savez-vous par exemple qu’il existe des fauteuils qui permettent la création d’un espace isolé où l’utilisateur peut communiquer sans troubler les autres employés présents dans le bureau ou sur le plateau ? Des environnements de travail qui favorisent l’isolement de celui qui souhaite communiquer ou se concentrer, des équipements qui favorisent l’échange, la collaboration, le partage et l’annotation des documents, des espaces dédiés au coworking ou encore à la vidéo-conférence, c’est un tout qui peut permettre aux collaborateurs d’une organisation de travailler plus efficacement.
Accroître la productivité des salles de réunions
Les salles de réunions, souvent aujourd’hui en nombre insuffisant dans les entreprises, peuvent être sources de frustrations... Qui en effet ne s’est jamais agacé de perdre son temps par la faute d’un vidéo-projecteur récalcitrant ou dans la recherche désespérée d’une salle disponible ?
Pourtant, des solutions simples peuvent être adoptées, avec des outils partagés de planification des salles, ou la mise en place de processus de gestion des temps. On peut rendre également le travail plus agréable et productif avec des salles équipées de matériel de type écran tactile permettant de chercher un document et de l’afficher sur un grand écran afin de le partager, de l’annoter et le modifier, tout en conservant l’historique de ses versions.
La réalité dans les entreprises est que l’environnement qui favorise le travail n’existe pas toujours et ces nouvelles méthodologies sont encore sous-exploitées. Pourtant, la demande des collaborateurs est forte, pour disposer d’espaces clos, de salles d’idéation, de lieux dans les espaces de travail où des groupes, de taille modeste voire plus importants, puissent se réunir en évitant la guerre des salles de réunions. Les entreprises qui seront à même d’offrir ces nouveaux environnements gagneront en compétitivité en favorisant la fidélisation de son public interne et l’augmentation de leurs efficacités.
Vers le Modern Workplace et la révolution du Connected Workspace
En complément de la modernisation de l’environnement de travail et de sa transformation digitale (digital workplace), l’entreprise doit pouvoir proposer des services qui vont au-delà des outils informatiques et des aspects IT. Pour construire un espace de travail moderne (modern workplace) qui favorise la collaboration et l’efficacité tout en supportant le nomadisme et la mobilité, elle doit décloisonner ses équipes et dépersonnaliser des bureaux pour les transformer en bureaux mobiles.
Les environnements de travail physiques permettent de corréler les outils de connexion traditionnels avec les outils UCC (Unified Communication & Collaboration) modernes en mode virtuel et dans le Cloud. Pour mieux communiquer, partager, collaborer, pour favoriser l’innovation, il faut accompagner la création d’espaces de travail physiques et virtuels. Sortir de l’email pour se concentrer sur la donnée et les analytiques de l’information est également un gageur, en créant des tableaux de bord qui exposent la donnée via une communication sécurisée.
Les américains ont ainsi une expression pour qualifier l’évolution du poste de travail, de ses outils informatiques aux espaces de travail et de collaboration, en passant par la donnée et les analytiques, et la valorisation des processus de travail : le Connected Workspace, le travail en mode connecté.
Et une nouvelle fois, il vous faudra trouver le bon partenaire, celui qui saura décliner les outils du numérique, les mettre en musique, tout en vous conseillant sur la transformation des espaces de travail et de réunion. Le partenaire qui saura le mieux vous conseiller sera, sans surprise, celui qui aura le premier déployé ces nouveaux outils et architectures du lieu de travail dans sa propre organisation, car il aura intégré le fait que l’adoption réussie d’un modern workspace est un véritable atout pour la réussite d’une entreprise.
