Comme nous avons pu le constater ces deux dernières années, le télétravail est la réponse à toutes sortes de situations. Que ce soit pour freiner une épidémie, lutter contre le réchauffement climatique grâce à la réduction des déplacements, ou encore protéger les salariés en cas de fortes chaleurs, la mise en place du télétravail s’avère indispensable. La tentation de maximiser l’utilisation d’outils de collaboration est grande, mais les risques sont aussi élevés pour l’entreprise.
Télétravail en mode hybride : des participants dans la confusion
Alors que le travail en mode hybride, mêlant présentiel et distanciel, devient la nouvelle norme en entreprise avec deux jours par semaine à distance en moyenne (selon le Boston Consulting Group et l'Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines), un phénomène mérite notre attention.
Une étude menée par Sharp auprès de plus de 6 000 employés de PME à travers l'Europe, publiée en mars dernier, révèle que 47 % des participants aux réunions hybrides déplorent la multiplication des solutions de visioconférence dans les entreprises. Ils considèrent même l’emploi de ces différentes plateformes dédiées comme une source de confusion.
Un ras-le-bol des collaborateurs
La transformation rapide et transversale des entreprises entraîne une réelle difficulté d’assimilation dans les organisations. Ainsi, il n’est pas rare d’assister à une mauvaise utilisation des outils de collaboration voire à l’usage de solutions externes et non autorisées, mettant en danger toute l’organisation. La démarche est parfois volontaire de la part des salariés, du fait d'un défaut de performance, de rapidité et de simplicité des outils proposés en interne ou parce qu’aucune directive claire n’a été communiquée.
Cette multiplication des outils de collaboration par les salariés ou les entreprises et la mauvaise compréhension des besoins des collaborateurs représentent un risque d’agacement de leur part à travailler à distance. D’après cette même étude Sharp, les employés européens rencontrent des difficultés avec les technologies utilisées pour les réunions, ce qui suscite des inquiétudes quant à la capacité à se connecter et à collaborer. Ces deux dernières années, les entreprises ont accéléré leur digitalisation en oubliant parfois d’embarquer avec elles leurs salariés, pourtant en première ligne.
Pour remédier à cette problématique, l’entreprise peut organiser des séminaires ou des cours en ligne pour expliquer comment fonctionnent les applications et quelles sont les bonnes pratiques. Dans une collaboration à distance, la priorité reste le contact humain. Il est donc nécessaire d’y retrouver un ressenti proche de celui que procure un environnement de travail réel. Il est également indispensable d’utiliser un seul outil de collaboration fiable, simple à déployer et doté de nombreuses fonctionnalités (partage de bureaux et de documents, transfert fichiers, messagerie instantanée, etc.). Les membres d’une équipe peuvent alors se retrouver depuis leur domicile en utilisant un seul outil, comme ils le feraient dans un bureau traditionnel, sans devoir jongler d’une solution à une autre tout au long de la journée. En facilitant la collaboration à distance, l’entreprise s’assure de maintenir les collaborateurs motivés et conserve une vraie cohésion d’équipe.
Des fuites de données sensibles
Toute entreprise possède des données qu'elle ne souhaite pas partager en externe et qui sont pourtant présentes dans des échanges en visioconférences et sur des applications de collaboration. En utilisant plusieurs solutions de vidéo-collaboration ou de messageries non chiffrées et non autorisées par l’entreprise, le collaborateur prend le risque de faire fuiter les données sensibles de son organisation.
Pour éviter ce genre de situation, l’entreprise devra sélectionner rigoureusement les solutions permettant de fournir à ses collaborateurs un haut niveau de performance et de sécurité (avec un chiffrement de bout en bout), mais également une facilité d’utilisation, afin de leur éviter de chercher des alternatives.
L’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) aide notamment les organisations dans cette démarche en leur garantissant des solutions fiables et sécurisées via le système de « Visa de sécurité ». Alors que le télétravail s’est pérennisé, il est également important d’enregistrer et contrôler tous les appareils et outils utilisés par les collaborateurs, au niveau de la conformité et de la sécurité, et d’établir des règles claires sur l’utilisation des données de l’entreprise et des applications.
Sensibiliser les équipes pour renforcer la sécurité des infrastructures
Il est crucial pour les entreprises de sensibiliser les salariés aux questions de confidentialité des échanges et de faire la différence entre des informations sensibles et celles qui le sont moins, pour déterminer l’outil le plus adapté. Les utilisateurs devront également être correctement formés à l’outil choisi. Ce type de formation va souvent de pair avec une sensibilisation à la cybersécurité et à l’hygiène informatique ainsi qu’à la gestion des données personnelles. Objectif : assurer un strict respect du RGPD.
Le marché des logiciels SaaS devrait passer de 145,5 milliards de dollars à 172 milliards de dollars en 2022 (Statista). Alors que ce secteur connaît une vraie dynamique et que les solutions vont continuer de se multiplier dans les entreprises, il est urgent de mettre en place une véritable structure de gouvernance et une stratégie d’accompagnement des collaborateurs dans ce changement.
Par Renaud Ghia, Président de Tixeo
