D’un côté, si les entreprises se sont pour la plupart attelées à l’optimisation de leurs dépenses, elles ne se sont encore que trop peu investies dans l’optimisation de leurs revenus. De l’autre, un grand nombre d’entre elles, des plus petites aux plus grandes, ont une gestion disparate des processus et des documents entre leurs différents services qui ne favorise pas la collaboration et le partage de données, et encourage un fonctionnement en silos. C’est notamment le cas lors de la création des devis, qui affichent bien souvent des prix et des remises non homogènes, impactant potentiellement la marge. Si les équipes commerciales pensent généralement faire au mieux, veillant d’abord à la sécurisation de leurs transactions, l’entreprise a souvent peu de visibilité sur ces conditions de vente, et donc peu de contrôle sur le revenu associé.
Le devis, pierre angulaire du revenu de l’entreprise
On ne le dira jamais assez, les documents sont au cœur du fonctionnement des entreprises. A la base de toute vente, il y a une facturation, elle-même basée sur un contrat, et à la base de tout contrat, il y a un devis. L’ensemble devant être fluide et cohérent. En théorie. Les problèmes les plus récurrents surviennent en effet très souvent dès l’élaboration du devis, qui doit faire l’objet d’une configuration précise et efficace. En effet, c’est bien ce document, stratégique, qui conditionne ensuite la création du contrat par les équipes juridiques pour la partie légale, puis la gestion des factures par les équipes concernées, lors de la dernière étape de ce que l’on peut qualifier de« cycle de vie » du revenu. Un revenu sûr est conditionné par les bons prix placés en face des bons produits. Or, plus un devis est complexe, plus il est susceptible de générer des erreurs. Prenons l’exemple d’une vente incluant un tarif à l’entrée, un coût à l’usage ainsi que des frais mensuels. Une tarification effectuée à la main, avec des remises « spéciales », a plus de risque de conduire à un devis erroné, voire de mettre en péril la marge générée par la vente. Autre exemple, particulièrement valable dans l’industrie manufacturière : la tendance à la servicisation, ou la vente à l’usage, qui peut intégrer du temps d’installation, mais aussi des journées de travail et une assurance. Dans tous les cas, de telles ventes nécessitent de prêter une attention particulière à la rentabilité de l’opération côté vendeur, et à la lisibilité de l’offre côté acheteur.Automatiser les documents pour les rendre fiables et agiles
Dans ce contexte, comment mettre fin à la saisie manuelle des données, coûteuse en temps et source d’erreur ? Comment améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes commerciales et s’assurer de proposer à ses clients des documents fiables, clairs et à jour ?En utilisant au mieux le digital, les entreprises peuvent faciliter la recherche de produits et de prix par les équipes commerciales, pour leur permettre d’effectuer des configurations précises, y compris dans le cas d’une tarification avancée pouvant aller jusqu’à des milliers de lignes. En guidant le commercial avec les outils adaptés, il est en effet possible de tirer le meilleur parti de prix négociés et contractuels, de générer des formules tarifaires, des renouvellements, de gérer la compatibilité, voire l’interdépendance des différents produits avec les règles de configuration et contraintes appropriées.La transformation digitale des documents, à la portée aussi bien des PME que des plus grands groupes, permet ainsi d’offrir une expérience fluide aux équipes de vente, tout en automatisant une grande partie du processus de création des documents. Selon nos recherches, la digitalisation permettrait ainsi dans 90% des cas d’augmenter les revenus de l’entreprise.
Aller plus loin en sécurisant l’ensemble du cycle de vie du revenu
Si le devis peut être considéré comme la fondation qui pose la base du revenu, la question de la conformité des informations est valable sur l’ensemble du cycle de vie de la vente, depuis le chiffrage jusqu’à la facturation. Entre ces deux étapes, les aspects légaux intégrés au contrat et les clauses associées ont également un impact sur la génération de revenu, notamment du point de vue des obligations qui lient l’entreprise et son client. Une approche de A à Z, du devis à la facturation, doit limiter les opérations d’intégration et utiliser une source de données unique. Cela permet d’éviter les erreurs, de définir les règles d’approbation automatiques adaptées, de travailler à plusieurs en temps réel sur les documents mais aussi de conserver un historique des modifications afin de savoir qui les a effectuées, et pour quelles raisons.Cette approche peut se révéler stratégique, en particulier pour faire face à des imprévus tels que les conséquences de la crise économique ou géopolitique. La hausse du coût des matières premières et de l’énergie pose par exemple aujourd’hui problème pour un certain nombre d’entreprises qui, n’ayant pas anticipé de clause permettant d’indexer leurs prix de vente sur ce type d’événement, se retrouvent liées à un devis qui leur fait perdre de l’argent. Là encore, la centralisation des données en un seul et même endroit, plutôt que de devoir rechercher des documents dispersés dans divers dossiers, permet de sélectionner tous les documents ayant une même clause et de traiter le problème plus rapidement.
En résumé, en automatisant la gestion des devis, mais aussi l’ensemble de la chaîne de valeur du cycle de vente, l’entreprise est en mesure de créer les bons documents rapidement, de manière centralisée et homogène à travers l’organisation. Elle gagne ainsi en précision et en rapidité, ce qui lui permet à la fois d’accélérer et de sécuriser son cycle de vente, et in fine de maximiser les revenus issus de chacune de ses transactions ; un enjeu majeur au regard du contexte actuel incertain.
Par Vincent Benoit-Marquié, Directeur avant-vente chez Conga
