Pour près d’un DRH sur deux, la lecture et la réponse à des e-mails durant une réunion, bien que courantes, ne sont acceptables.
L’un des défis de l’entreprise est de maintenir les collaborateurs en état de performance. L’implication des employés est un vecteur d’efficacité. C’est dans ce cadre que se pose la question de la pratique des e-mails durant les réunions.
Cette pratique, de lire les courriels en réunion et d’y répondre, est courante selon 73,5 % des DRH, soit pour près de 3 sur 4 d’entre eux. Et elle concerne tout autant les e-mails professionnels que personnels.
1Une pratique courante, mais aux effets perturbateurs
Qu’elle repose sur le smartphone ou sur l’ordinateur, la pratique des courriels durant les réunions a un effet perturbateur sur la concentration des employés, comme de l’encadrement d’ailleurs. D’abord sur l’utilisateur de ces outils, qui perd de la concentration et donc de l’efficacité. Mais également sur les intervenants qui y voient certes un manque d’écoute, mais surtout un manque de respect.
Sans oublier la perte d’image de celui qui préfère être sur sa messagerie qu’à suivre la réunion, tant vis-à-vis de sa direction que sur ses collègues et sur les autres personnes présentes. En particulier si des clients assistent à la réunion !
2Une pratique de moins en moins acceptée
Si elle est courante, la pratique des mails durant une réunion n’en est pas moins fortement critiquée.
- 44 % des DRH la jugent acceptable, mais UNIQUEMENT en cas d’urgence ;
- 41 % des DRH jugent ce comportement inacceptable.
De plus en plus de DRH pensent que les systèmes de messagerie devraient être éteints ou tout simplement bannis des salles de réunion.
35 conseils entre efficacité et courtoisie
Pour être plus efficaces et courtois lors des réunions, quelques bonnes pratiques faciles et rapides à mettre en place sont recommandées:
- Activer le message d’absence automatique de sa messagerie ;
- Demander à ses collègues de traiter les urgences ;
- Mettre son téléphone en mode silencieux ;
- S’il est impératif de rester connecté pendant une réunion, il convient d’en informer l’animateur au préalable ;
- Et si nécessaire, s’excuser et quitter la pièce pour répondre.
