Relever 5 défis propres aux cabinets juridiques grâce à la transformation digitale

A l’heure où de nombreuses informations sont disponibles sur Internet, les demandes des clients ont changé. La rapidité étant de mise, ils ne veulent plus de facturations horaires. Ce qui demande aux cabinets de se montrer efficace.

Les clients veulent être informés en temps réel et les cabinets doivent être réactifs.

La transformation digitale permet de gagner en efficacité, en mettant à la disposition de tous, une information unique et à jour, de manière instantanée. Les workflows permettent d’automatiser certaines tâches répétitives, pour le plus grand bonheur des salariés qui peuvent se concentrer sur des tâches plus gratifiantes et à plus grande valeur ajoutée pour le client.

Les clients se renseignent sur les tarifs et chacun se doit d’être concurrentiel. La tendance est à en faire plus pour le même tarif, c’est pourquoi les cabinets doivent limiter leurs coûts pour améliorer leurs bénéfices.

L’informatisation permet d’atteindre cet objectif, en réduisant le temps passé à rechercher des documents ou les espaces de stockage de dossiers, les erreurs humaines ainsi que les oublis qui pénalisent l’entreprise. Les documents sont gérés de manière automatisée, et les fonctionnalités intègrent les rappels d’échéances pour respecter les délais de délivrabilité.

Les avocats et juristes, tout comme les collaborateurs du département administratif, sont plus efficaces, offrant au cabinet un haut niveau de productivité sans lésiner sur la qualité des prestations.

Les cabinets travaillent de plus en plus avec des experts, partenaires, indépendants, et en collaboration avec les services internes de leurs clients.

Ainsi les affaires sont-elles plus complexes et leur traitement également. Il s’agit que tous les collaborateurs travaillent sur le même document à jour. De plus, les pièces d’un dossier sont souvent échangées de différentes manières (email, courrier, dossier partagé, transfert, etc.), et il peut devenir difficile de s’y retrouver si l’on n’adopte pas une gestion moderne de l’information.

Pour rationaliser la collaboration, il faut automatiser les processus, notamment à chaque phase d’avancement, afin de prévenir tout blocage lié à un oubli.

L’information doit être sauvegardée à un seul et unique endroit, et être accessible pour tous dans sa dernière version.

Proposer cette organisation à l’ensemble des parties prenantes et aux clients est toujours valorisant pour le cabinet qui se montre méthodique et efficace.

Les salariés d’aujourd’hui exigent de la flexibilité, de la collaboration, de la nouveauté, du challenge et de la technologie.

Si la réputation est importante vis-à-vis des clients, elle l’est également pour attirer de nouveaux talents.

La technologie doit faciliter le travail au quotidien et ne pas le rendre plus complexe, les digital workplaces vont dans ce sens.

Elles permettent de collaborer sur un portail partagé, aux couleurs de l’entreprise ou dédiées à un dossier particulier. Elles apportent une touche de modernité tout en étant redoutables d’efficacité. Attractives avec des widgets personnalisables, elles permettent de suivre les dossiers en temps réel, sans rien perdre des échanges.

Qu’il est confortable de collaborer à distance, avec des notifications lorsqu’une action est requise, avec des équipes dont la seule préoccupation est d’avancer dans la même direction, pour satisfaire le client et servir l’entreprise.

Les cabinets détiennent de nombreux documents confidentiels qui doivent le rester : des informations sur des plans stratégiques de réorganisation, concernant des fusions et acquisitions, des données commerciales ou marketing, des données d’identification ou de communications sur des affaires classées, qui ne doivent pas tomber entre les mains de personnes mal intentionnées parce que le cabinet serait victime d’une attaque externe ou d’une erreur interne.

La gestion des droits d’accès est très importante, tout comme la politique de partage. Il ne s’agit pas d’envoyer ces documents en pièce jointe des emails, car dans ce cas, on perd tout contrôle de ce qui est fait de ce document par la suite. Il est crucial de partager ces documents dans un espace sécurisé qui permet de savoir à tout moment qui y accède et ce qu’il en fait.

Comme toutes les entreprises, les cabinets sont concernés par la volumétrie de l’information. La transformation digitale leur permet d’y faire face et de gagner en efficacité, pour satisfaire les nouvelles demandes des clients, en toute sécurité, tout en facilitant le travail collaboratif.

Par Nicholas Child, Vice President of Hubshare chez M-Files