La signature électronique a connu ces derniers mois un réel essor dans le domaine de l’immobilier qui a clairement amorcé son tournant digital. En cette période particulière où les déplacements ont été et restent considérablement réduits, elle a permis, au-delà de simplement assurer des transactions financières, de pouvoir les accélérer ! Et les professionnels de l’immobilier qui l’ont testé lui trouve aujourd’hui plus d’un avantage !
Quel état des lieux dressez-vous de la signature électronique dans les agences immobilières ?
Christophe Laurence : « La signature électronique et les processus de dématérialisation s’imposent doucement mais sûrement dans le paysage des agents immobiliers depuis maintenant plusieurs années, dans le but d’améliorer leur organisation et leur productivité. Cette profession a connu récemment une vague de digitalisation. Car contrairement à d’autres secteurs, les agences immobilières ne connaissent pas la crise mais doivent tout de même s’y adapter !
En effet, ces derniers mois marqués par la crise économique et sanitaire, les confinements et le télétravail, n’ont pas été des plus simples à gérer pour les professionnels de l’immobilier. Comme dans beaucoup de secteurs, la nécessité de digitalisation s’est fait sentir et la signature électronique est apparu comme une première étape logique dans cette démarche. Son déploiement s’est donc accéléré.
Le besoin de contractualiser est quotidien pour maintenir l’activité des agences immobilières. Chaque jour, elles ont une volumétrie exponentielle de documents à faire signer, du mandat au compromis de vente.
La signature électronique les aide à gagner en souplesse. Un tel dispositif permet de signer et faire signer des documents sans avoir à se déplacer. C’est un avantage considérable pour les clients, mais aussi pour les agents qui bénéficient ainsi d’une traçabilité en temps réel de l’avancement des projets. »
Quels sont les bénéfices pour une agence immobilière à adopter la signature électronique ?
Olivia Bonjour : “ Nous avons récemment mis en place une solution de signature électronique dans notre agence. Les bénéfices sont évidents. Le principal : pallier les contraintes liées aux agendas et à la distance. La signature électronique offre une grande flexibilité particulièrement utile dans le cadre de succession, où les héritiers résident rarement dans une même ville. Elle permet d’éviter les procurations et de réduire considérablement les délais de traitement. Les clients et agents peuvent signer leurs documents, où qu’ils se trouvent dans le monde, à condition d'avoir une connexion internet. En plus, l’outil offre une traçabilité et visibilité de traitement lorsque les démarches sont faites à distance, que nous n’avons pas avec un traitement papier.
Même en présentiel, la signature électronique diminue aussi le temps de réunion : une seule signature remplace le paraphe et la signature de dizaines de documents. Cela permet de rendre ces moments clés plus agréables et de se concentrer sur l’essentiel, pendant que le rendez-vous s’effectue de manière plus rapide et plus fluide.
Notre métier requiert une grande adaptabilité. Les actes de contractualisation sont nombreux et requièrent beaucoup de papier : compromis de vente, mandats, CCMI (Contrat de Construction de Maison Individuelle), contrat sous signature privée, contrats de location, information précontractuelle, signature d’un mandat, lettre d’intention d’achat (LIA), promesse unilatérale de vente (PUV), signature de baux, contrat de syndic. Travailler de manière numérique apporte une plus grande flexibilité en cas de changement de dernière minute et évite notamment d’avoir tout à réimprimer, et de gâcher quantité d’encre et de papier.
La seule contrainte de mise en place pour les agents immobiliers est de s’assurer que tous les intervenants soient d’accord pour accepter de signer électroniquement. La signature électronique est particulièrement appréciée entre professionnels mais les particuliers d’un certain âge ne souhaitent pas toujours céder à cette « nouvelle mode » ! Pourtant, le gain de temps est réel à la fois pour les agents, mais aussi pour les clients ! ”
Pour vous, la signature électronique marque-t-elle un tournant essentiel dans les pratiques du secteur immobilier ?
C.L. :“ Au-delà des avantages énoncés précédemment, l’adoption de la signature électronique représente à mon avis, l’occasion de se démarquer de la concurrence. Alors que la clientèle s’attend à des services personnalisés, modernes et surtout dématérialisés sous l’effet de la digitalisation massive de l’économie et des services, il est indispensable de pouvoir offrir plus de flexibilité dans le cadre des transactions immobilières.
Cela ne nuit pas à la relation commerciale, au contraire, la signature électronique libère du temps au profit des échanges avec les clients. La proximité est très importante dans ce domaine. Bien souvent, la transaction immobilière nécessite un certain formalisme qui est tout à fait compatible avec la signature électronique : l’usage de tablettes permet de conserver le cérémoniel de la signature, dont ont encore besoin nombre d’acquéreurs et vendeurs.
Un autre point important, dont on parle moins, est la réduction des coûts : la signature électronique permet de diminuer considérablement les impressions de papiers, mais aussi d’envois postaux. Au-delà du gain financier, c’est aussi un moyen de diminuer l’empreinte écologique de l’entreprise de manière certaine et de valoriser l’approche RSE de son agence. Ce qui est toujours bénéfique à l’image de marque. ”
On entend beaucoup parler de dématérialisation aujourd’hui. La signature électronique en fait-elle partie ?
C.L. :“ La signature électronique est souvent un premier pas vers la dématérialisation. Une fois que l’on a constaté la praticité et le gain de temps, il est logique de vouloir passer aux étapes supérieures en mettant en place une solution de GED, par exemple, qui permettra de stocker les documents de manière numérique et surtout sécurisée. L’évolution de la loi ces dernières années avec l’article 1366 du Code Civil, ou encore le décret n°2019-502* qui concerne particulièrement l’immobilier, tend à privilégier la digitalisation pour tous les documents d’ordre juridique.
Aujourd’hui, les professionnels de l’immobilier doivent enclencher leur transformation digitale pour maintenir leur activité face à la crise que nous vivons, mais aussi pour répondre aux réalités du marché et attentes de la clientèle. La dématérialisation des processus métiers touche aujourd’hui toutes les entreprises, quel que soit leur domaine. La signature électronique en constitue l’une des premières briques ! ”
* Signature électronique selon l’article 1366 du Code Civil
“ L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
* Décret n°2019-502 du 23 mai 2019, publié le 24 mai 2019, fournit la liste des documents dématérialisés qui doivent être effectivement mis à disposition des copropriétaires à compter du 1er juillet 2020.
Par Olivia Bonjour, négociatrice immobilière chez Preux Immobilier, et Christophe Laurence, Responsable des Opérations chez Open Bee
