Dans une entreprise comptant plusieurs entités, la gestion des prévisions de trésorerie peut rapidement tourner au cauchemar, surtout lorsqu’elle est gérée avec des outils non adaptés. De la collecte des données à leur consolidation, plusieurs étapes entrent en compte, nécessitant l’intervention de différents collaborateurs, le contrôle des données, leur agrégation… Un travail minutieux et complexe. Si de nombreuses solutions dédiées à la trésorerie existent, Excel reste le bras droit des trésoriers. Pour quelles raisons ? Nous faisons le point dans cette tribune.
La faible automatisation des processus de trésorerie
Malgré les offres de logiciels de trésorerie disponibles sur le marché, une étude de Sage révèle que :
- 58 % des trésoriers font leurs prévisions de trésorerie via des saisies manuelles
- 40 % des trésoriers trouvent qu’ils utilisent encore trop de tableurs pour leurs prévisions de trésorerie et le budget de trésorerie
- 32 % des trésoriers envisagent de changer d’outil de trésorerie
Comment expliquer ces chiffres ? La collecte des données de trésorerie peut se révéler complexe surtout lorsqu’elles proviennent de différentes sources - filiales, sites - ou sont stockées sous des formats hétérogènes. Sans réelle connexion au SI de l’entreprise, difficile de garantir leur fiabilité. Les outils métier ne sont pas toujours adaptés à la collecte et ne peuvent être déployés auprès de tous les contributeurs (pour des raisons de coûts de licences). Les trésoriers s’organisent donc avec les outils du quotidien. De nombreux échanges d’emails sont nécessaires pour rassembler ces données, diffuser les prévisions et communiquer autour de ces dernières. Ce sont donc de lourds processus loin d’être optimaux pour les entreprises.
Les avantages d’Excel pour les trésoriers d’entreprise
L’étude le confirme : de nombreux trésoriers se tournent donc vers Excel, qui présente des avantages non négligeables. Tout d’abord, c’est un outil que tous les collaborateurs connaissent et utilisent. Il n’y a donc pas besoin de formation spécifique pour un correspondant trésorerie qui doit remonter des données.
De plus, Excel présente des fonctionnalités complètes pour les trésoriers : formules de calcul, verrouillage des cellules, modification par les utilisateurs, partage par email, gestion d’une volumétrie importante de données, parfois même un bug du fichier… C’est un véritable couteau suisse pour pallier les manques des logiciels de trésorerie ou de cash management.
Enfin, les habitudes de travail changent : il y a davantage de mobilité, de télétravail, de collaboration entre différentes entités… Certains logiciels n’intègrent pas nativement ces évolutions, limitant l’accès hors des murs de l’entreprise. Les fichiers Excel peuvent être partagés par email ou en ligne, ce qui facilite la collaboration, moyennant toutefois une sécurisation des accès adaptée.
Des limites à la performance des trésoriers
Car Excel ne présente pas que des avantages. Ce n’est pas par hasard que 40 % des trésoriers trouvent qu’ils utilisent encore trop de fichiers tableurs pour leurs prévisions et leur construction budgétaires. Dans l’idéal ils aimeraient s’en passer davantage. Pour quelles raisons ? D’abord pour réduire le nombre d’outils logiciels utilisés pour un même processus. Ensuite, car les fichiers Excel ne sont pas nativement interconnectés à l’ERP de l’entreprise ni aux solutions métiers. Cela crée donc des doublons de données éparpillées aux quatre coins de l’entreprise et échappant à son contrôle.
De plus, les copiés-collés ou les saisies manuelles directes dans les fichiers Excel sont source d’erreurs, entachant la fiabilité des données utilisées dans les process de prévisions de trésorerie. Le partage des fichiers, les duplications, le versioning… laissent le champ libre au déblocage de cellules verrouillées au préalable. La sécurité des données peut donc être fortement compromise. Ce qui est à éviter, car les trésoriers manipulent des données sensibles et stratégiques.
Enfin, il n’est pas toujours possible de tracer les modifications au fur et à mesure des partages de fichiers. En effet, si le document a été dupliqué, tous les changements effectués ne sont plus disponibles dans l’historique. Difficile dans ces conditions de garantir la fiabilité des données.
Par Romain Dos Santos, ingénieur commercial chez Gathering Tools
