Le contexte actuel impose une refonte des méthodes de travail. Présenté comme une solution permettant de limiter les risques de contagion dans les bureaux, le télétravail se heurte encore aux réticences de managers craignant de perdre le contact avec leur équipe. La mise en place d’outils collaboratifs permet justement d’optimiser la communication avec les télétravailleurs et de renforcer leur adhésion à leur entreprise.
La pandémie de la Covid-19 a de multiples impacts négatifs, d’un point de vue économique, sanitaire, sociétal… Mais cette crise exceptionnelle présente aussi une opportunité pour renouveler les méthodes de travail et de management.
Ce changement de paradigme est renforcé par le développement du télétravail. Le gouvernement y est favorable afin de limiter les contacts dans les bureaux. Mais de nombreuses entreprises hésitent à franchir de nouveau le pas comme elles l’avaient fait durant le confinement.
Différents arguments sont avancés : peur d’une démotivation des télétravailleurs qui se sentiraient isolés, crainte des managers de ne plus être en contact avec leur équipe, méconnaissance des outils permettant d’optimiser le télétravail…
Il existe pourtant des solutions et des processus pour encourager le télétravail tout en boostant l’activité de l’entreprise.
Des emails incessants des managers
Pour les managers, la situation plus ou moins anxiogène du moment implique d’échanger régulièrement avec leurs équipes sur les échéances d’un projet, les processus à mettre en place, la répartition des taches… De son côté, la direction doit avoir un discours explicite sur sa stratégie et les mesures sanitaires à appliquer. Cette transparence est primordiale pour que les collaborateurs soient rassurés sur l’organisation de leur travail.
Mais cette communication peut être plus délicate à établir avec des salariés travaillant chez eux et qui peuvent se sentir isolés. S’ils n’ont plus de contacts directs et réguliers avec leur entreprise, ils risquent de « décrocher » et d’être moins motivés. Il peut être tentant de multiplier les appels téléphoniques et d’envoyer des dizaines d’emails par jour pour rester en contact avec ces collaborateurs. Tout le monde convient que ce n’est pas la bonne méthode pour assurer la cohésion d’une équipe et réussir ses objectifs.
Il est nécessaire de s’appuyer sur des outils collaboratifs pour optimiser les échanges, renforcer la communication, suivre l’évolution d’un projet… Grâce à des espaces d’échanges, aucun collaborateur n’est mis à l‘écart. Un collaborateur peut poser une question à la « communauté » (ses collègues, son manager…) et retrouver une procédure, tout l’historique des échanges avec sa hiérarchie ou un membre de son équipe.
Tous les intervenants d’un projet ont toujours à disposition les dernières versions des fichiers dont ils ont besoin. Les documents disponibles dans la plateforme peuvent être modifiés en simultané, annotés, voire complétés par des mémos. De son côté, la direction peut en profiter pour rappeler ses objectifs.
Même si ces outils sont faciles à utiliser et à configurer (par exemple pour créer un canal privé sur Teams ou contrôler les accès par profils afin d’assurer la confidentialité des données), un accompagnement des salariés par le service communication et la DRH est indispensable. Maximiser les outils mis à disposition renforce leur efficacité.
Ce soutien permet également de renforcer l’adhérence à l’entreprise. C’est encore plus important aujourd’hui, car les collaborateurs sont le maillon essentiel de toute entreprise. S’ils sont démotivés, l’entreprise va perdre des parts de marché et des salariés iront travailler ailleurs.
Avec la crise actuelle, la pérennité des entreprises doit être renforcée. Leur résilience peut être renforcée en « jouant collectif ».
Par Daniel Gonzalez, Alliances and Solutions Sales Director chez Insight
