Quoi de plus déstabilisant que des absences imprévues. Dans les secteurs stratégiques tels que la santé, le médico-social ou la sécurité civile (hôpital, dispensaire, caserne…), c’est la notion même de service public qui est menacé. Dans ces secteurs, le taux d’absentéisme a grimpé de 26 % en 2020 (Cabinet Gras Savoye Willis Tower Watson 2019-2020).
L’augmentation de l’absentéisme est la manifestation d’un changement profond. Ce phénomène a connu une forte accélération à la suite de la crise sanitaire qui a déclenché une véritable prise de conscience générale et a modifié les attentes des salariés. Nous basculons dans une nouvelle ère de la gestion des ressources où les standards ont changé. De nouvelles règles du jeu qui demandent aux services RH de se réinventer.
D’un point de vue RH, l’augmentation du taux d’absentéisme engendre des difficultés dans le secteur de la santé et du médico-social :
Des coûts supplémentaires
Une absence imprévue peut affecter, voire interrompre l’activité de l’établissement et générer des coûts supplémentaires : coûts de remplacement, coûts administratifs et organisationnels, coûts relatifs à la détérioration du climat social (équipes sur-sollicitées et épuisées) sans parler des répercussions éventuelles sur l’image de l’organisation(insatisfaction des patients, baisse de la qualité des soins, etc).Selon l’étude de l’Institut Sapiens, le coût direct et indirect moyen de l’absentéisme au travail quel que soit le secteur d’activité, s’élève chaque année à 4 059 euros par collaborateur, soit environ 107,9 milliards d’euros pour la population active en France.
La qualité des soins dégradée
L’absence d’un professionnel de santé désorganise un service et menace directement la prise en charge des patients et la qualité du service. Perturber ou interrompre la chaîne de soins peut entraîner des conséquences sur la santé des individus. Une baisse d’effectif dans un service altère aussi la disponibilité du personnel pour accompagner au mieux les patients pendant leur parcours de soin.Une baisse de motivation et une mauvaise répartition de la charge de travail
L’absentéisme affecte l’ambiance au travail et la motivation générale du personnel. Lorsqu’un employé n’est pas remplacé, les managers répartissent souvent les tâches de ce dernier sur le reste de l’équipe pour assurer la continuité de l’activité.Cependant, se voir confier à la dernière minute des tâches supplémentaires (parfois non liées au poste initial) peut être frustrant, voire anxiogène pour les collaborateurs.
Ce mode de gestion des absences est révolu. Les plateformes de gestion de remplacements deviennent aujourd’hui la pièce maîtresse pour ajuster au mieux les besoins en effectifs des entreprises.
Trois raisons pour choisir une plateforme de gestion de remplacements :
1. Gérer l’urgence en toute sérénité
Pour combler une absence, les cadres de santé ont recours à des méthodes traditionnelles et chronophages : contacter des candidats un par un (téléphone, e-mail, SMS,Whatsapp, …), qualifier des profils, récupérer les disponibilités, mettre à jour un fichier Excel, … Ce processus long et fastidieux est loin de répondre au caractère urgent d’une absence à combler.
Grâce aux plateformes de gestion de remplacements, les cadres de santé disposent de pools de candidats préétablis. Quelques clics suffisent alors pour transmettre automatiquement et instantanément l’offre de mission à tous les candidats (internes et/ou externes) disponibles et qualifiés. Le personnel se positionne instantanément et les cadres n’ont plus qu’à sélectionner les bons candidats pour combler les absences. Le service RH gagne ainsi en anticipation et optimise le processus pour répondre rapidement aux besoins de remplacement.
2. Assurer une communication équitable
Une plateforme de gestion des remplacements peut permettre une communication équitable entre les candidats. Au lieu de solliciter toujours les mêmes professionnels de santé (présents sur son fichier Excel), l’établissement diffuse son offre de mission auprès d’un panel de candidats élargi disponibles dans sa région. Le cadre de santé profite alors de toutes les compétences disponibles tout en assurant une diffusion équitable auprès des employés voire des candidats externes. Les plateformes de gestion de remplacements diffusent des offres de missions sans importuner les candidats. Les ciblages par zone géographique, postes, compétences et disponibilités empêchent de recevoir des sollicitations non qualifiées et garantissent le droit à la déconnexion pour tous.3. Apporter une vraie souplesse administrative et un gain de temps
Collecte de données, saisie, rédaction, vérification de conformité… l’élaboration des contrats peut s’avérer fastidieuse. Il faut environ une demi-heure pour rédiger un contrat de travail et pas moins de 10 étapes pour formaliser le document ; un processus peu compatible avec la gestion des remplacements dans l’urgence qui exige rapidité et efficacité.Les plateformes de gestion de remplacements sont de véritables alliés pour les cadres de santé en charge du recrutement de remplaçants ou de renforts. Elles permettent de générer automatiquement les contrats à durée déterminée, envoyer les DPAE et signer en ligne les documents nécessaires. Cela en respectant les exigences légales. Un atout important pour ces cadres qui passent beaucoup de temps sur des tâches administratives sans en connaître forcément les rouages métiers.
Dans une réalité marquée par une hausse de l’absentéisme au travail, les ressources humaines doivent avancer contre vents et marées pour trouver rapidement le bon profil au bon moment. Fort heureusement, les plateformes de gestion de remplacements se sont adaptées à ces nouveaux enjeux. Elles ont ainsi transformé le processus pénible et chronophage de remplacement en une opération simple, fluide et efficace.
Par Charles Grosdidier, Directeur des Opérations chez STAFFELIO
