Le taux de rotation élevé des employés dans les IT induit un risque, celui de la perte de données causée, intentionnellement ou non, par ces derniers.
Selon une étude d’Osterman Research en 2016, aux Etats-Unis la durée moyenne d’emploi d’un employé est d’un peu plus de 4 ans. Cela se traduit dans la plupart des entreprises américaines par un roulement annuel des effectifs d’environ 24 %.
Ce turnover soutenu, qui est une tendance montante en Europe et en France, plus particulièrement dans les équipes informatiques, induit un risque de perte de données.
Or, 1 organisation sur 5 n'a aucun moyen de récupérer des données sous le contrôle des employés lors de leur départ.
5 meilleures pratiques pour réduire les risques
Voici 5 meilleurs pratiques pour éviter que les pertes de données induites par les employés qui partent ne se produisent :
1Adopter des politiques claires
- 84 % des employés partant qui quittent une entreprise estiment qu'aucune politique ne les empêche de prendre avec eux des informations sur l'entreprise.
Les responsables techniques doivent collaborer avec les équipes des services juridiques et des ressources humaines pour mettre en place des règles détaillées précisant que toutes les informations, tous les documents et toutes les données créés par un employé sont la propriété de l'organisation et qu'ils ne peuvent pas être utilisés.
2Éduquer les employés
Assurez-vous que toutes les procédures d’embauche et d’intégration des employés intègrent des règles de propriété et de traitement des données. Ainsi, avant même de commencer à occuper leur poste, les employés comprendront que toutes les informations créées au sein de l'entreprise sont exclusives et confidentielles.
3Limiter les accès
Établissez des procédures pour limiter l'accès de tous les employés et contrôler les données sensibles et confidentielles en fonction du rôle, de la fonction ou du statut de l'employé.
4Construire des processus de désinscription
Pour conserver le contrôle des données de l'entreprise après le départ d'un employé, définissez des processus de désinscription stricts. Et demandez aux employés qui partent de signer un document indiquant qu'ils ont renvoyé tous les actifs de données de l'entreprise.
5Sauvegarder
Tirez parti des sauvegardes ponctuelles granulaires qui peuvent rapidement être restaurées sous le contrôle du responsable de la personne sur le départ, afin qu’il puisse facilement accéder aux archives et continuer à garantir la sécurité des données.
Source : Livre blanc « Best Practices for Protecting Your Data When Employees Leave Your Company » d’Osterman Research
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