5 bonnes raisons de passer à la signature électronique

Le télétravail, qui était jusque-là peu privilégié des entreprises françaises, a connu son pic lors de la crise sanitaire. De nombreux employés se sont retrouvés du jour au lendemain à devoir travailler de la maison, alors que leurs modes de travail n’y étaient pas adaptés. Comment alors avancer avec la signature de documents si employés, clients et prestataires ne disposent pas d’imprimante et scanner ou s’ils ne peuvent pas se réunir physiquement ? La signature électronique a su répondre à ce défi, en permettant aux entreprises de maintenir leurs activités que ce soit RH, commerciale ou encore administrative. En effet la signature électronique permet de signer en ligne tout document ou contrat de manière légale et sécurisée, depuis n’importe quel dispositif (smartphone, tablette, ordinateur) ayant un accès internet.

Impression des contrats en plusieurs exemplaires, envoi par courrier, numérisation, archivage… Ça c'était avant ! Avec la signature électronique, toutes ces tâches chronophages et répétitives se voient éliminées. La mise en place d’outils digitaux permet de simplifier le quotidien de vos employés en automatisant de nombreuses tâches. Ils pourront ainsi réaliser leur travail de manière plus efficace et se concentrer sur des tâches ayant plus de valeur. Cela constitue un véritable facteur de satisfaction et de motivation pour ces derniers, qui se sentiront plus productifs, valorisés et fiers de leur travail. Vous pourrez ainsi améliorer l’expérience collaborateur de manière durable.

Mettre en place la signature électronique n’est pas une simple question d’adoption d’un outil technologique mais bien l'opportunité de repenser en profondeur vos processus de gestion de contrats. Il s’agit de créer des nouveaux flux de travail plus efficaces et fluides, avec pour objectif d’améliorer la productivité de vos équipes, tout en réduisant les coûts. En effet en intégrant une solution de signature électronique à votre logiciel habituel (CRM, ERP, SIRH…) vous pourrez rationaliser vos processus et déclencher des actions de manière automatique (archivage, facturation, préparation de commande, etc.). Ainsi en limitant les actions manuelles, vous pourrez gagner du temps et réduire sensiblement les risques d’erreurs.

Si vous souhaitez mettre en place la signature électronique dans vos processus commerciaux, vous noterez sans aucun doute l’effet positif sur vos ventes ! L’utilisation de la signature électronique vous permettra d’accélérer vos processus de vente en minimisant le temps nécessaire à la conclusion d'un accord. Le client pouvant signer son contrat en quelques secondes, où qu’il se trouve, vous éliminerez les délais inutiles. Et vos équipes commerciales pourront bénéficier des avantages d’une solution de signature électronique (rationalisation des processus, suivi commercial automatisé…) et ainsi se dédier à 100% sur leur cœur de métier. En outre, en simplifiant l’expérience de signature (possibilité de signer en ligne sans contraintes), vous contribuerez à améliorer l’expérience client. Vous pourrez répondre aux attentes digitales de ces derniers en offrant un parcours de contractualisation 100% digital, fluide et sans rupture. Cela donnera l’image d’une entreprise moderne et innovante : un véritable vecteur de confiance.

Vous êtes soucieux de l’environnement et souhaitez réduire l’impact environnemental de votre entreprise ? La dématérialisation des processus de gestion de contrat est une étape clé vers une politique “Zéro papier”. En effet, avec la signature électronique il n’est plus nécessaire d’imprimer vos documents pour les signer. Cela représente une grande économie de papier, mais cela permet également de réduire les transports liés aux envois postaux de documents et leurs émissions de CO2 associées. Sur les 12 derniers mois, Signaturit a calculé que l’utilisation de sa solution de signature électronique par ses clients a permis de d'économiser 43 millions de pages de papier au format A4, soit de sauver près de 2 000 arbres. Une économie loin d’être négligeable !

Alors convaincu ? N’attendez plus pour mettre en place la signature électronique dans votre entreprise. C’est l’outil digital incontournable de 2020, permettant d’allier efficacité, agilité et sécurité !

Par Jonathan Verger, Account Executive chez Signaturit France