La réforme de la facturation électronique c’est déjà demain ! A un peu plus d’un an de sa mise en vigueur, les entreprises doivent d’ores et déjà se mettre en ordre de marche. Et le moins que l’on puisse dire c’est que pour une large partie d’entre elles, il semblerait que le sentiment d’impréparation domine Les directeurs financiers et administratifs sont en première ligne. Ils auront, en effet, la lourde tâche d’implémenter ces nouveaux processus de facturation pour l’entreprise dans un délai relativement court. Selon une étude OpinionWay, un tiers d’entre eux ressent une certaine forme d’appréhension à l’idée de devoir se mettre en conformité avec la réglementation. Il n’est pas inutile de rappeler que la mise en œuvre de la facturation électronique impliquera le traitement, le formatage et la transmission d’un volume de factures très important.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont au cœur de ce nouveau dispositif. Elles joueront un rôle déterminant en tant que tiers de confiance et interface entre les entreprises et l’administration fiscale. Ces portails vont intervenir directement dans l’émission et la réception des factures. L’intérêt de ces plateformes de dématérialisation : garantir la conformité des échanges au regard de la réglementation fiscale, une meilleure agilité et flexibilité pour l’entreprise (en permettant de gérer la complexité des différents flux avec ses multiples partenaires commerciaux – clients et fournisseurs), et enfin une réduction significative des coûts (notamment dans un contexte de déploiement de solutions pour adresser les exigences de régimes fiscaux similaires dans d’autres pays). Cependant, d’après l’étude OpinionWay, 31% des DAF n’ont toujours pas choisi de partenaire pour les accompagner. La phase d’immatriculation des PDP vient seulement de démarrer, alors que la DGFiP vient également de lancer le processus de sélection des participants à sa phase pilote (Janvier-Juin 2024)
En considérant que cette réforme de la facturation va probablement connaître des ajustements post-application (comme cela a été le cas dans la totalité des pays – comme l’Italie – où un régime similaire a déjà été implémenté), ces partenaires devront offrir des garanties suffisantes en matière de conformité pour éviter toute déconvenue aux entreprises. Une question va donc rapidement se poser : comment s’assurer que la plateforme de dématérialisation partenaire retenue répondra à leurs besoins à long terme ?
Gérer un volume de données supplémentaires sans précédent
Ce sont environ 100 millions de factures électroniques qui sont déjà traitées chaque année dans le cadre du B2G (avec la sphère publique). Avec l’arrivée de la facture électronique pour les entreprises (B2B), ce chiffre va atteindre près de2 milliards ! Autant dire qu’avoir la capacité d’absorber ces volumes de données en respectant les délais est un immense défiOutre l’exigence d’échange électronique des factures B2B qu’impose la réforme à venir, leur statut(avancement de chaque facture électronique dans le processus de traitement), devra également être échangé. Au total, c’est plus d’une dizaine de statuts (14 en B2B) qui pourront être transmis entre les parties commerciales et quatre d’entre eux devront obligatoirement être communiquées à la plateforme de l’administration fiscale. Par conséquent, cela implique une très grande quantité de données supplémentaires à échanger et à traiter.
Par ailleurs, certains détails des transactions relatives aux ventes et achats transfrontaliers B2B, devront être communiqués par voie électronique à l’administration fiscale, sur des périodes et avec des délais particulièrement stricts. C’est pourquoi les plateformes de dématérialisation devront disposer des ressources nécessaires pour faire face à la fois à l’augmentation des volumes de traitement, mais aussi aux évolutions réglementaires qui suivront la réforme.
Anticiper les futures évolutions réglementaires
La réforme s’inscrit dans une perspective plus globale de digitalisation de la fiscalité. Les réglementations relatives à la facturation électronique sont régulièrement modifiées, mises à jour et donc en constante évolution. A titre d’exemple, le mandat de facturation électronique a été révisé plus de 40 fois en Italie. En France, l’administration fiscale française a déjà publié quatre versions des spécifications de la prochaine réforme, qui seront probablement de nouveau modifiées ou complétées (une nouvelle version est attendue avant l’été 2023). Il faut ajouter à cela l’initiative européenne de “TVA à l’ère numérique” (ViDA en anglais) et les nombreux changements qu’elle entraînera.L’intérêt des pouvoirs publics pour les données des entreprises est de plus en plus prégnant. Par conséquent, il est essentiel d’éviter les angles morts, souvent issus des chaînes d’approvisionnement complexes dans différents pays, membres de l’UE ou non. Raison pour laquelle, l’entreprise devra se doter d’un partenaire ayant une vision complète de ses données et qui devra aller au-delà de la facturation électronique.
Assurer l’interopérabilité et la conformité des factures
Présence et cohérence de données de facture, respect de formats structurés, délais de transmission des données, connectivité avec les autres acteurs de l’écosystème... la réforme de la facturation électronique introduit de nouvelles obligations complexes auxquelles les plateformes de dématérialisation vont devoir être attentives. De plus, le contrôle continu des transactions va rendre impossible de corriger les erreurs de facturation, ce qui mettra systématiquement en évidence les défauts de saisie. Et le non-respect des dispositions exactes de la réforme entraînera l’invalidité des factures.Avec la facturation électronique, l’entreprise sera également tenue de vérifier l’interopérabilité de sa plateforme de dématérialisation avec l’ensemble de son écosystème d’acheteurs et de fournisseurs. Chaque PDP est dans l’obligation de couvrir les flux de factures entrantes et sortantes. Cependant, elles ne seront pas exigées de couvrir l’ensemble des 35 cas d’utilisation spécifiques mentionnés dans la documentation officielle à ce jour. De fait, chacun d’entre eux nécessite un traitement adapté et une complexité que doivent prendre en compte ces plateformes. Un critère de plus à considérer dans le choix de son partenaire.
Volume de données supplémentaires, interopérabilité, conformité des factures ou encore évolutions réglementaires : les risques associés au choix de sa PDP sont nombreux et doivent être intégrés dans la réflexion des DAF et des dirigeants d’entreprises. Ce n’est pas qu’une simple question de collecte de TVA ou de conformité. Ce sont la trésorerie et la rentabilité même de l’entreprise et de ses partenaires qui sont en jeu. La sélection d’une plateforme de dématérialisation partenaire est une décision stratégique. Une décision qui se doit d’être éclairée à la lumière des besoins de l’entreprise dans la durée.
Par Cyril Broutin, Product Manager CTC chez Sovos
