D’après Devoteam et IDC, seulement 15 % des entreprises tirent pleinement partie du cloud et 38 % des applications uniquement y ont migré. Pourtant, chaque année, les entreprises consacrent beaucoup de temps, d’argent et d’efforts à leur transformation digitale. L’alignement de la technologie sur les besoins, grâce à des mises à niveau ou de nouvelles solutions, est un défi de tous les instants. Ce constat est d’autant plus vrai que les organisations en reconnaissent la nécessité pour automatiser et optimiser leurs processus métier. Toutefois, la recherche des solutions et des outils adéquats ne représente que la moitié du chemin. Afin de mettre en œuvre avec succès une nouvelle technologie, les utilisateurs finaux doivent y adhérer. S’il est tout à fait normal que les employés résistent au changement, cela ne doit pas entraver l’évolution digitale de l’organisation. 

La digitalisation repose sur deux piliers essentiels : la maturité digitale de l’entreprise et l’adoption par les utilisateurs. Ces deux éléments sont à prendre en considération dans tout investissement technologique. Un plan d’incitation à l’adoption par les utilisateurs doit être intégré à la stratégie globale de déploiement, ainsi qu’une analyse de la situation de l’entreprise en matière de digitalisation. En effet, les échecs d’adoption sont souvent dus à un manque de planification et à l’incapacité de prendre des mesures décisives. Pour éviter ces problèmes, les dirigeants ont besoin de comprendre les causes profondes d’une adoption limitée par les utilisateurs, ou du moins de les identifier à temps, lorsqu’il est encore possible de corriger le tir. 

Analyser la maturité digitale de l’entreprise

Les entreprises les plus avancées en matière de technologie bénéficient de processus plus rapides, moins sujets aux erreurs, plus productifs et moins risqués, ainsi que de données ; ce qui permet, in fine, d’améliorer l’expérience client. L’élimination des processus manuels permet en effet non seulement d’accroître l’efficacité, mais aussi d’améliorer la qualité des documents en réduisant les erreurs et, bien sûr, de réaliser des économies. Les documents numériques fournissent par ailleurs des données impossibles à obtenir avec les documents papier, ce qui permet de déterminer ce qui fonctionne ou non dans le processus de vente. De plus, il est possible de booster la satisfaction des employés en automatisant les processus les plus chronophages et en leur libérant du temps pour qu’ils puissent effectuer un travail à valeur ajoutée, plus intéressant.

Connaître son niveau de maturité de transformation digitale des documents est primordial pour accélérer et étendre sa digitalisation à toute l’organisation. Cela permet d’identifier les zones d’amélioration et de mettre en place les technologies nécessaires à la disposition de l’ensemble des collaborateurs, un enjeu majeur pour optimiser l’activité globale de l’entreprise.

Analyser les freins des utilisateurs finaux

L’indifférence peut constituer l’un des principaux obstacles à l’adoption de nouveaux outils ou nouvelles règles au sein d’une organisation, car les employés sont infineceux qui doivent se familiariser avec les nouveaux outils au quotidien et les intégrer dans leurs processus d’entreprise. Sans une compréhension claire de la technologie et de ses avantages, ces utilisateurs ont donc peu de raisons de s’enthousiasmer et de consentir l’effort nécessaire pour changer leur routine habituelle. Une communication efficace, une formation solide, voire des incitations peuvent contribuer à réduire ce sentiment d’apathie.

Par ailleurs, le succès de l’adoption repose également sur le fait que les utilisateurs perçoivent les bénéfices quantifiables de ces changements et comment utiliser les nouvelles solutions, outils et applications proposés ; cela passe par une communication claire et régulière en amont et durant le déploiement. Celle-ci doit être renforcée par la formation et l’accompagnement, à long terme, des utilisateurs finaux.

Lorsque l’objectif final est clair dès le début d’un projet, les risques de s’écarter du chemin ou de tomber dans les pièges les plus fréquents s’amoindrissent. Il est donc important de bien comprendre comment fonctionne la nouvelle technologie, en quoi elle diffère de la solution actuelle, qui l’utilisera, comment elle répondra aux besoins de l’entreprise, et le cadre nécessaire pour mettre tous les éléments en place. L’implication des utilisateurs finaux dans le processus d’achat peut permettre de clarifier toutes ces questions.

C’est une chose de dire aux employés qu’ils doivent utiliser une nouvelle technologie. C’en est une autre d’intégrer cette technologie dans des processus quotidiens essentiels. Comme le rythme des affaires n’est pas près de ralentir, les entreprises devront continuer à revoir, à améliorer et à mettre à niveau leur capital technologique dans un avenir prévisible. De plus, pour faciliter l’adoption, il est nécessaire d’analyser à quel niveau de maturité digitale se situe l’entreprise afin d’optimiser la mise en place de nouvelles technologies, et limiter ainsi les freins à son utilisation. Aussi, pour garantir l’efficacité de chaque nouvel apport technologique, reconnaître l’importance de l’adoption par les utilisateurs, comprendre les raisons pour lesquelles elle peut échouer et prendre des mesures pour en faire une priorité est essentiel. Ce sont en effet eux qui seront moteurs de ces transformations digitales en étant les principaux utilisateurs. Il est donc crucial qu’ils soient intégrés aux discussions dès le plan stratégique afin de pouvoir avancer main dans la main.

Par Ash Finnegan, Responsable de la transformation digitale chez Conga

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