Procédure de gestion des demandes des Personnes concernées

Cette Procédure de gestion des demandes des personnes concernées (ci-après, la « Procédure ») définit la procédure mise en œuvre au sein d’IT SOCIAL lorsqu’une Personne concernée exerce l'un des droits prévus par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, dite « Loi Informatique et Libertés », et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit « RGPD ». Cette Procédure ne régit que les demandes provenant d’un Utilisateur ou d’un Influenceur du site internet https://itsocial.fr. Les collaborateurs et prestataires d’IT SOCIAL prennent les mesures appropriées pour s'assurer que les dispositions de la présente Procédure sont respectées. Le non-respect de cette Politique par un collaborateur d’IT SOCIAL peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, conformément à la réglementation en vigueur.

Définitions

• « Site » désigne le site internet accessible à l’adresse URL https://itsocial.fr
• « Personne concernée» désigne toute personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées par IT SOCIAL pour le Site.
• « Collaborateur» désigne tout collaborateur interne d’IT SOCIAL, que celui-ci soit salarié, stagiaire, alternant, intérimaire ou autre.
• « Prestataire» désigne toutes personnes extérieures à IT SOCIAL effectuant une prestation de service pour IT SOCIAL.
• « Utilisateur » désigne toute personne physique qui utilise le Site de quelque manière que ce soit (y compris consulter, visiter, accéder, visualiser, etc.).
• « Influenceur » désigne un Utilisateur qui s’est inscrit sur le Site pour partager ses expériences professionnelles en utilisant l’adresse URL https://itsocial.fr/register

Procédure de gestion de l’exercice des droits

Une procédure générale de gestion de l’exercice des droits des Personnes concernées est mise en place au sein d’IT SOCIAL. Cette procédure générale se compose des étapes suivantes :

• Personnes concernées

Cette Procédure ne régit que les demandes provenant d’un Utilisateur ou d’un Influenceur du site internet https://itsocial.fr. Une Personne concernée ne peut formuler une demande que pour des données à caractère personnel la concernant. Une demande peut également être présentée par les représentants de la personne concernée.

• Droits des Personnes concernées

Un résumé des différents droits que les Personnes concernées peuvent exercer est disponible à l’annexe 1.

• Mise en œuvre de la procédure générale
  • Réception de la demande

Samuel Gaulay est chargé d'examiner, de traiter et de répondre à toutes les demandes émanant des Personnes concernées. En outre, tout collaborateur ou prestataire de IT SOCIAL qui reçoit une demande d'une Personne concernée visant à exercer ses droits, doit immédiatement la transmettre à Samuel Gaulay. Dès réception d'une demande, Samuel Gaulay fera de son mieux pour accuser réception à la Personne concernée par écrit dans un délai de 5 jours ouvrables et en tout état de cause au plus tard dans les 15 jours ouvrables.

• Ouverture d’un dossier interne

Samuel Gaulay ouvrira un dossier (électronique ou manuel) pour chaque demande reçue. Le dossier contiendra la documentation pertinente, y compris la correspondance, tant interne qu'avec la Personne concernée. Samuel Gaulay tiendra également un registre de toutes les demandes reçues pour consigner les informations relatives à la date de réception des demandes et à leur résultat.

• Vérification de l’identité de la Personne concernée

Samuel Gaulay demandera à la Personne concernée qui en fait la demande de prouver son identité, par exemple en fournissant une copie de sa pièce d'identité ou tout autre document satisfaisant permettant de vérifier l'identité de la Personne concernée. Si la demande est effectuée par le représentant de la personne concernée, la pièce d’identité du représentant et son mandat écrit devront également être fournis. Samuel Gaulay peut demander à la Personne concernée de fournir toute information complémentaire nécessaire ou souhaitable pour mieux définir sa demande ou pour aider IT SOCIAL à localiser les données pertinentes.

• Vérification de la validité de la demande

Samuel Gaulay évaluera si la demande de la Personne concernée est fondée au regard de la réglementation applicable, en fonction du droit exercé et de l’annexe 1. Samuel Gaulay évaluera également si la demande est abusive sur la base de la fréquence, du nombre, du caractère répétitif ou systématique de demandes antérieures et pourra décider de ne pas y répondre sauf si la réglementation l'exige. Si tel est le cas, Samuel Gaulay documentera le caractère non valide de la demande et y précisera les motifs qui l’ont conduit à ne pas faire droit à cette demande. Cette documentation sera intégrée au dossier interne. Cette décision de ne pas faire droit à la demande sera communiquée à la Personne concernée sous forme écrite. Elle comprendra les motifs de la décision ainsi que les délais et voies de recours ouverts pour la contester.

• Traitement général de la demande

Quel que soit le droit mis en œuvre par la Personne concernée, Samuel Gaulay prendra, le cas échéant, contact avec les services compétents, y compris les sous-traitants, susceptibles de traiter des données à caractère personnel relatifs à la Personne concernée. Ces services coopèrent avec Samuel Gaulay et lui fournissent toutes les informations et données nécessaires. Une fois que Samuel Gaulay aura acquis la certitude qu'il a obtenu toutes les informations utiles et complètes, il veillera à ce que les informations fournies ne portent pas atteinte aux droits à la vie privée d'une autre Personne concernée. Si les informations fournies portent atteinte aux droits à la vie privée d'une autre Personne concernée, Samuel Gaulay ne fournira les informations demandées que si les conditions suivantes sont réunies :

• il est possible d'effacer ou de dissimuler les données identifiant l'autre Personne concernée, ou
• l'autre Personne concernée a consenti à une telle divulgation, ou
• dans les cas où le consentement n’a pas été sollicité ou s'est avéré impossible à obtenir, et lorsqu'il est impraticable de supprimer ou de dissimuler les données identifiant l'autre Personne concernée, Samuel Gaulay devra déterminer si, dans les circonstances de ce cas particulier, il est approprié et raisonnable de fournir les données.

Les décisions prises relatives à la présence de données identifiant une autre Personne concernée devront être documentées dans le dossier interne.

• Traitements spécifiques en fonction de la demande

Droit spécifique	Procédure spécifique à suivre
Droit d’accès	Si la Personne concernée a restreint sa demande à certaines données à caractère personnel traitées, Samuel Gaulay ne copiera que les données à caractère personnel traitées nécessaires, quel que soit leur support.   En l’absence de restriction, Samuel Gaulay devra copier l’intégralité des données à caractère personnel traitées relatives à la Personne concernée, quel que soit leur support.   Lorsque les données ont été copiées, Samuel Gaulay les transmettra à la Personne concernée pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée. En pratique : ·       Pour les Utilisateurs : o   Copier toutes les informations de suivi disponibles dans Euclead sur la personne. ·       Pour les Influenceurs : o   Copier les informations du profil de la personne, ainsi que les articles ou les commentaires qu’elle a écrits.
Droit de rectification	Samuel Gaulay devra vérifier que, compte tenu des informations communiquées par la Personne concernée, les données à caractère personnel traitées sont effectivement inexactes ou incomplètes. La Personne concernée qui introduit une telle demande doit fournir une justification appropriée pour cette demande de rectification.   Si le processus de vérification révèle que les données sont effectivement inexactes ou incomplètes, Samuel Gaulay devra corriger ou compléter les données.   Si le processus de vérification révèle que les données en question sont exactes, Samuel Gaulay documentera les résultats dans le dossier interne et les communiquera à la Personne concernée.   Lorsque les données ont été rectifiées, Samuel Gaulay les transmettra à la Personne concernée pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée.   Lorsqu'il est établi que des informations inexactes et/ou incomplètes ont été communiquées à des tiers, Samuel Gaulay devra communiquer les données rectifiées à ces tiers pour correction, à moins que cette opération ne soit impraticable ou n'implique un effort disproportionné. En pratique : ·       Pour les Utilisateurs : o   Rectifier l’email utilisé pour la newsletter, ou les autres données collectées indirectement. ·       Pour les Influenceurs : o   Rectifier les informations du profil de la personne, les articles ou les commentaires.   La rectification doit être communiquée aux destinataires des données, par exemple aux partenaires commerciaux.
Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli »)	Samuel Gaulay effacera les données à caractère personnel traitées.   Lorsque les données ont été effacées, Samuel Gaulay en informera la Personne concernée pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée. En pratique : ·       Pour les Utilisateurs : o   Effacer complètement les informations sur la personne dans Euclead, ainsi que pour la newsletter. ·       Pour les Influenceurs : o   Effacer le profil de la personne, ainsi que ses articles et commentaires.   L’effacement doit être communiqué aux destinataires des données, par exemple aux partenaires commerciaux.
Droit à la limitation du traitement	La Personne concernée qui introduit une telle demande doit fournir une justification appropriée pour cette demande de limitation, qui sera vérifiée par Samuel Gaulay   Samuel Gaulay ne devra plus traiter les données à caractère personnel de la Personne concernée. En pratique : ·       IT SOCIAL ne pourra plus utiliser les données collectées, mais pourra les conserver, par exemple dans une copie de sauvegarde distincte du Site ou d’Euclead. ·       Cette copie de sauvegarde ne pourra pas être communiquée à des tiers.   La limitation doit être communiquée aux destinataires des données, par exemple aux partenaires commerciaux.
Droit à la portabilité des données	Samuel Gaulay devra copier l’intégralité des données à caractère personnel traitées relatives à la Personne concernée, quel que soit leur support.   Les données devront être mises en forme afin de les mettre à la disposition de la Personne concernée dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.   Lorsque l’intégralité des données a été copiée, chacun des services concernés enverra une copie de ces données à Samuel Gaulay qui, à son tour, les transmettra à la Personne concernée pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée. En pratique : ·       Prendre les données mises à disposition quand la personne exerce son droit d’accès, et les envoyer à la personne dans un format structuré tel que XML, JSON ou HTML.
Droit d’opposition	Dès réception d'une telle demande, Samuel Gaulay devra cesser d'utiliser les données à caractère personnel des Personnes concernées à des fins de marketing direct.   En pratique : ·       IT SOCIAL ne devra plus envoyer de newsletters à la personne. Le plus préférable est d’effacer ses informations dans Euclead.   Si la demande porte sur l’opposition pour motifs légitimes et impérieux, et que cette demande est justifiée, Samuel Gaulay devra également cesser d’utiliser les données à caractère personnel de la Personne concernée. En pratique : ·       Les données doivent être effacées de la même manière que pour le droit à l’effacement.

 

• Réponse à la demande

Les données à fournir à la Personne concernée doivent être présentées sous une forme intelligible. Les codes ou abréviations utilisés doivent être clairement expliqués et les données traduites dans une langue compréhensible pour la Personne concernée. Lorsque la demande concerne le droit à la portabilité de la Personne concernée, les données fournies devront être envoyées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les données demandées seront communiquées à la Personne concernée sous forme écrite.

• Clôture du dossier interne

Une fois la réponse à la demande traitée, Samuel Gaulay pourra clore le dossier interne se rapportant à cette demande.

• Délai de réponse

Les Personnes concernées reçoivent une réponse à leur demande dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai de réponse peut être porté à 2 mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Les Personnes concernées sont informées de cette prorogation dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, ainsi que des raisons du retard.   ANNEXE 1 - Résumé des droits des Personnes concernées

La réglementation applicable en matière de protection des données confère aux Personnes concernées les droits suivants :
Droit d’accès	La Personne concernée peut demander une copie de ses données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Lorsqu'elle fait la demande par voie électronique et sauf demande contraire de sa part, les informations sont fournies sous une forme électronique couramment utilisé.   La Personne concernée a également le droit d’interroger IT SOCIAL en vue d’obtenir : ·       La confirmation qu’IT SOCIAL traite des données à caractère personnel la concernant ; ·       Les finalités du traitement ; ·       Les catégories de données à caractère personnel traitées ; ·       Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées ; ·       La durée de conservation des données à caractère personnel ou, si cela n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période ; ·       Des informations concernant les droits de la personne à l’égard de ses données à caractère personnel ; ·       Toute information disponible sur la façon dont les données ont été recueillies ; ·       La confirmation d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage, et, au moins dans ce cas, les informations significatives sur la logique impliquée, ainsi que sur l'importance et les conséquences envisagées de ce traitement pour la Personne concernée.
Droit de rectification	Une Personne concernée peut demander à IT SOCIAL de rectifier les données personnelles inexactes la concernant. Compte tenu des finalités du traitement, les Personnes concernées ont le droit de faire compléter des données à caractère personnel incomplètes, y compris au moyen d'une déclaration complémentaire.   La Personne concernée peut demander que les données à caractère personnel traitées à son sujet par IT SOCIAL soient rectifiées lorsqu'elle estime que ces données sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli »)	Une Personne concernée a le droit d'obtenir l'effacement des données personnelles la concernant.   Sur demande de la Personne concernée, IT SOCIAL effacera les données personnelles si l'un des motifs suivants s'applique : ·       Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; ·       La Personne concernée retire le consentement sur lequel le traitement était fondé et il n'existe pas d'autre motif juridique justifiant le traitement ; ·       La Personne concernée s'oppose au traitement et il n'existe aucun motif légitime et impérieux justifiant le traitement ; ·       Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par la législation de l'Union ou des Etats membres à laquelle IT SOCIAL est soumise ; ·       Les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information.
Droit à la limitation du traitement	Une Personne concernée a le droit d'obtenir la limitation du traitement lorsque l'une des conditions suivantes s'applique : ·       la Personne concernée conteste l'exactitude des données à caractère personnel ; ·       le traitement est illicite et la Personne concernée s'oppose à l'effacement des données à caractère personnel et demande plutôt la limitation de leur utilisation ; ·       IT SOCIAL n'a plus besoin des données à caractère personnel pour les besoins du traitement, mais elles sont requises par la Personne concernée pour l'établissement, l'exercice ou la défense de ses droits ; ·       la Personne concernée s'est opposée au traitement et une vérification doit être effectuée afin de savoir si les motifs légitimes d’IT SOCIAL l'emportent sur ceux de la Personne concernée.
Droit à la portabilité des données	Une Personne concernée a le droit de recevoir des données à caractère personnel la concernant, qu'elle a fournies à IT SOCIAL, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave de la part de IT SOCIAL, lorsque : ·       le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et ·       le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Droit d’opposition	Une Personne concernée peut s'opposer à la réception de tout matériel promotionnel et marketing par courrier, téléphone, e-mail ou toute autre forme de communication fournie par IT SOCIAL. La Personne concernée a également le droit de s'opposer à ce qu’IT SOCIAL utilise ses données à des fins de marketing direct.   Une Personne concernée peut également demander à IT SOCIAL d'interrompre le traitement de ses données, si elle s'oppose au traitement pour des motifs impérieux et légitimes qui lui sont propres et lorsqu’IT SOCIAL estime que la demande est légitime et appropriée.