Dans un environnement toujours plus changeant (crises, évolution des technologies, nouvelles réglementations…), les organisations sont contraintes à se transformer continuellement et de plus en plus vite. Pour mettre en œuvre efficacement cette transformation, il est nécessaire de bien comprendre le système qui va devoir évoluer.
Mais une organisation peut être complexe et les impacts de la transformation sont la plupart du temps multiples : optimisation des processus métier, évolution du système d’information, nouvelles données à gérer, etc.
La façon la plus simple d’appréhender cette complexité consiste à aborder le système à transformer sous différents angles, en s’appuyant sur la modélisation.
Qu’est-ce que la modélisation ?
Modéliser, c’est représenter quelque chose sous forme de modèle. Il s’agit d’une représentation visuelle simplifiée de la réalité qui nous aide à percevoir les éléments importants du monde réel. Le modèle adopte une perspective précise (l'organisation d’une entreprise, les systèmes informatiques, etc.) pour atteindre un objectif précis : diminuer les coûts, maîtriser les risques opérationnels, s’adapter aux évolutions réglementaires, améliorer la satisfaction client, etc.
On peut ainsi établir plusieurs modèles pour une même réalité. Prenons l’exemple d’un monument qui peut être décrit de différentes façons en fonction du but recherché : un plan interne (pour se repérer lors de la visite), une vue sous forme de coupe (pour comprendre son architecture) ou bien une carte détaillée de la ville (pour situer le monument).
Quand la réalité est trop complexe pour être décrite avec des mots, recourir à la modélisation devient essentiel. Par son accessibilité graphique (schémas, diagrammes, etc.), le modèle est un formidable outil pour décrire de manière simple des systèmes complexes, éviter toute ambiguïté et ainsi faciliter la communication avec des interlocuteurs non experts.
La modélisation comme support des projets de transformation
Dans une démarche d’architecture d’entreprise, les modèles de processus peuvent par exemple expliciter, de façon simple et exhaustive, qui fait quoi dans l’organisation et comment -chose qui est plus difficile à exprimer uniquement avec des mots.
Le système d’information -par essence très complexe - peut également être modélisé sous plusieurs angles pour pouvoir le comprendre et le faire évoluer : un premier modèle centré sur son environnement (pour visualiser ses échanges avec d’autres systèmes), un autre décrivant sa structure interne (pour recenser les composants sur lesquels il s’appuie) et un troisième représentant son déploiement (pour notamment comprendre les exigences techniques à respecter).Tous ces modèles constituent des visions complémentaires d’un même objet et sont très utiles pour identifier facilement les impacts d’une évolution.
La modélisation est également la clé pour concevoir un système cible -par exemple une nouvelle organisation avec des processus optimisés ou bien un système d’information modernisé -ainsi que la trajectoire pour parvenir à cette cible.
L’approche par les modèles est parfois même recommandée pour répondre à des exigences réglementaires comme la formalisation des processus pour la gestion de risques dans les secteurs de la banque et des assurances entre autres.
Une automatisation indispensable pour gagner en efficacité
L’effort pour modéliser n’est cependant pas négligeable. Cette pratique nécessite un apprentissage spécifique. Elle demande du temps pour réaliser les modèles et exige de suivre une méthodologie de formalisation pour garantir l’unicité des descriptions et la maintenance des modèles dans la durée.
Recourir à l’automatisation pour la génération des modèles permet de réduire l’effort et les délais pour modéliser. Pour la modélisation de processus par exemple, renseigner un simple tableau peut suffire pour bénéficier d’un diagramme généré automatiquement.
La modélisation s’avère incontournable pour tout projet de transformation des organisations. Pour aller plus loin que la simple gestion de portefeuilles applicatifs, que ce soit pour mettre en œuvre la digitalisation des processus, accompagner la modernisation du système d’information, gérer les risques liés à la sécurité du SI ou adresser la gouvernance des données, les modèles sont indispensables pour comprendre une situation existante, construire la cible que l’on souhaite atteindre et la communiquer efficacement.
Par Paul ESTRACH, Product Marketing Director chez Mega International
