Essentielle à la bonne organisation des entreprises, la documentation qualité fait pourtant l’objet d’une gestion encore trop souvent archaïque. La preuve, 87 % des professionnels reconnaissent que la gestion des processus qualité de leur organisation doit être améliorée ou entièrement revue !
Même s’il est difficile de considérer cette étude comme représentative de la satiation dans l’hexagone (seuls 53 Responsables Qualité issus d’organisations françaises ont été interrogés), elle souligne les faiblesses endémiques et les signes d’une évolution positive.
Considérée comme importante, mais négligée dans les faits, la gestion de la documentation qualité devrait en effet profiter d’une évolution dans les années à venir puisque 18 % des organisations sondées souhaitent lancer leur chantier de transformation numérique dès 2023.
Mauvaise gestion des workflows
Il serait temps, car la situation ne prête pas vraiment à l’enthousiasme. D’ailleurs, 22 % des sondés sont inquiets concernant le poste de gestion et de suivi des non-conformités et actions correctives (18 % pour les postes de validation numérique des documents et la gestion des alertes).Cette étude note aussi des freins à plusieurs niveaux avec en tête (54 %) la gestion des réclamations et (21 %) la mauvaise gestion des workflows en ligne de mire !
Loin d’être optimal, le traitement des documents qualité est source de nombreux problèmes pointés du doigt par les professionnels interrogés. Ainsi, 87 % des professionnels estiment que la gestion des processus qualité de leur organisation doit être améliorée ou entièrement revue.
Battant un triste record, la gestion des réclamations ou litiges clients s’impose comme le processus le plus compliqué, comme le précisent 54 % des professionnels. Également, plus de la moitié des professionnels estiment que le système d’alerte sur les documents à échéance est difficile ou très difficile.
En parallèle, pour 21 % des sondés, la mauvaise gestion des workflows est le frein qui pose le plus de problèmes aujourd’hui devant l’archivage et l’accessibilité de la documentation (15 %) et les règles de classement de l’information (11 %). Seulement 13 % des professionnels interrogés n’ont relevé aucun problème.
Impression papier
Des retours contrastés par plusieurs processus salués pour leur simplicité. Tout d’abord la création de documents jugée facile ou très facile par 9 répondants sur 10, mais aussi l’onboarding et le départ d’un collaborateur, qui ne présentent aucune complexité pour 70 % des utilisateurs.Concernant la documentation, la dématérialisation est entrée dans les mœurs, sauf pour ces quelque 2 % d’entreprises qui privilégient encore le format papier.
Pour 47 % des répondants, c’est la gestion dans une arborescence fichier (serveur, drive, etc.) qui s’impose comme la pratique la plus répandue. Ils sont également 34 % à gérer leurs informations documentées dans une GED (Gestion électronique de documents) et 17 % dans un outil métier (ERP, CRM, etc.).
Et les bénéfices sont clairement affichés : 72 % des sondés parviennent à retrouver facilement et rapidement les procédures dont ils ont besoin. Ils sont également 77 % à pouvoir partager l’information aisément, et 64 % à être en mesure de collaborer autour des documents concernés.
Mais le plus inquiétant est que les avantages de la dématérialisation sont limités par de mauvaises pratiques au sein des organisations. Ainsi, 52 % continuent d’imprimer les documents nécessaires pour les remplir sur le terrain avant de réintégrer les informations au système informatique, y compris de façon manuelle. À l’inverse, 48 % privilégient le tout digital en dotant les collaborateurs de terminaux mobiles offrant un accès aux documents.
Le 100 % dématérialisé est pourtant synonyme de nombreux bénéfices largement reconnus par les répondants, ainsi :
- 67 % estiment que la gestion dématérialisée de la documentation qualité permettrait de garantir l’accès à la bonne version de l’information documentée
- 63 % pensent qu’elle apporterait également un gain de temps dans la production et la gestion des documents
- pour 57 % des professionnels, elle contribuerait à une meilleure maîtrise de la documentation.
