Une carrière professionnelle n’est plus statique. Il est désormais extrêmement rare qu’un salarié entre dans une entreprise pour y rester toute sa vie. Parmi les jeunes générations, 45% des millennials et 58% des Z s’attendent même à quitter leur employeur actuel dans les 2 ans[1]. Pour ceux qui restent, la vie professionnelle est par ailleurs ponctuée de promotions ou changements de poste, de congés parentaux ou sabbatiques.
Pour les entreprises, cela se traduit par des arrivées et des départs incessants, impliquant à chaque fois des processus d’accueil pour les nouveaux collaborateurs ou de fin de contrat pour ceux qui s’en vont. Dans des milieux professionnels de plus en plus informatisés et connectés, le challenge est particulièrement élevé pour le service informatique, qui va devoir gérer l’ensemble des services IT, des applications et des autorisations qui découlent de ces arrivées et départs.
Des nouveaux collaborateurs rapidement opérationnels
A l’arrivée d’un nouveau collaborateur, le service IT aura de nombreuses tâches à sa charge. Il devra livrer les logiciels et les profils utilisateur, définir les autorisations d’accès, fournir l’équipement matériel… Or, et particulièrement dans les grandes entreprises, il faut souvent des jours, voire des semaines, pour que l’environnement de travail d’un nouvel arrivant soit entièrement mis en place.
Les processus liés à l’arrivée d’un nouveau collaborateur sont en effet encore trop souvent décorrélés et gérés manuellement. Une telle approche ne prend pas seulement du temps, elle est également synonyme de perte de productivité. Car c’est surtout au cours de ses premiers jours dans l’entreprise qu’un salarié va se familiariser avec les systèmes et les applications spécifiques, et les maîtriser.
Lorsque l’intégration d’un nouveau collaborateur est organisée de manière efficace et structurée, il trouvera dès son arrivée des conditions de travail qui lui permettront d’atteindre ses objectifs de performance. Plus il pourra accéder rapidement aux services et applications, plus il aura de chances de devenir un membre à part entière de l’équipe.
Des fins de contrat conformes et sécurisées
La situation est similaire lorsqu’un salarié quitte l'entreprise : le service IT doit rapidement révoquer les droits d’accès et rapatrier les équipements - une tâche d’autant plus difficile lorsque l’entreprise est composée de plusieurs sites distants. Cette étape est essentielle pour protéger efficacement les systèmes et plateformes informatiques, car elle garantit qu’un ancien salarié ne pourra plus accéder aux données de l’entreprise une fois parti.
L'un des impératifs les plus importants en matière de sécurité informatique est en effet de révoquer les droits numériques d'un collaborateur immédiatement après la fin de son contrat. Si ces droits d'accès sont maintenus, le risque persiste qu’un ex-salarié mécontent vole ou détruise des données critiques. La règle est aussi valable d’un point de vue juridique, les politiques de conformité exigeant généralement d’une entreprise qu’elle soit en mesure de fournir la preuve qu’aucune personne non autorisée ne peut accéder aux données personnelles ou sensibles.
Parce que l’erreur est humaine, il est impossible de garantir la suppression complète et immédiate de tous ces droits d’accès tant que le processus est géré manuellement. Certains de ces privilèges peuvent demeurer des mois après le départ d'un salarié. Les outils de sécurité informatique pour détecter et bloquer les violations ne fonctionnent pas dans ce cas, car l'accès aux données est, dans les faits, encore autorisé.
Automatisation, unification et collaboration pour optimiser les processus
Outre des solutions technologiques pour gérer les droits d’accès ou garantir la mise à disposition du matériel informatique, la question de la collaboration avec les autres services de l’entreprise se pose également : celui dans lequel le nouveau salarié va faire son arrivée, pour clarifier sa fonction et ses besoins en termes d’outils informatiques ; et avec l’équipe RH pour réagir en temps et en heure à l’arrivée d’un nouveau salarié ou quand sonne l’heure d’un départ.
L’accueil et le départ des salariés font partie des activités quotidiennes des services informatiques. Devant la récurrence du besoin, tous ces processus ne peuvent être maîtrisés manuellement. D’autant plus que les équipes IT doivent, dans le même temps, améliorer l’efficacité opérationnelle de leur service et réduire la charge des opérations informatiques et les coûts de gestion.
L’automatisation de l’arrivée et du départ des collaborateurs est donc indispensable, en particulier pour les grandes entreprises dans lesquelles le turnover est important. Dans un environnement unifié, une solution de gestion des accès et des identités (IAM ou Identity Access Management), par ailleurs interfacée avec les applications de l’entreprise, peut automatiquement créer ou supprimer les droits d’accès d’un utilisateur lorsqu’elle est alertée de son arrivée ou de son départ, soit par les RH via le catalogue de services de la solution ITSM (gestion des services IT) de l’entreprise, soit directement par interfaçage du SIRH.
Par Abdel El Bachtany, Directeur Avant-Vente Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique, Ivanti
[1] Millennial Survey 2019, Deloitte
