Les deux axes du futur de la consommation des documents selon la R&D smart office de Sharp passent par l’IA et l’assistant vocal pour les MFP, et par la simplification de la gestion des écrans de communication via une startup française.
Lors de Sharp Inspire Expo 2018 – lire « Sharp Inspire Expo 2018 : au service du document et de la communication d’entreprise » - et pour évoquer le futur de la gestion et de l’affichage des documents dans l’entreprise selon Sharp, nous avons rencontré Ginger Finnegan, Director of Planning Business Solution Technologies des Sharp Laboratories of America, et David Keribin, CEO de CityMeo, une startup française qui participe à la démocratisation des écrans de communications de Sharp.
L’avenir du MFP est dans l’IA et la voix
L’amélioration des performances et la réduction des coûts dans les MFP, les copieurs multifonctions, et la gestion des documents est un long parcours qui a débuté voici bientôt 30 ans. Nous n’évoquerons pas les lents progrès qui ont été réalisés durant toutes ces années, nous rappellerons seulement que si la bureautique est un marché à part au sein des IT, c’est bien qu’il a ses technologies, ses consommables, ses règles, jusque dans sa distribution. Et que ces progrès se conçoivent également dans les stratégies de gestion des documents et des effets de gamme, comme nous l’avons évoqué précédemment dans l’article cité ci-dessus.
Si nous avons rencontré Ginger Finnegan, responsable de la planification de la R&D technologique de Sharp, c’est pour évoquer le futur immédiat de la gestion des documents. Il s’agit de la stratégie Sharp Smart Office de bureau intelligent, qui adopte deux axes finalement proches :
- Le premier est l’AIoT, autrement dit le concept d’association de l’IA (Intelligence Artificielle) ou AI en anglais avec l’IoT (Internet des Objets). L’idée n’est pas seulement d’intégrer l’IA dans les MFP - ce qui n’a rien de bien original, puisque le projet de Sharp repose sur les mêmes outils d’IA open source dont se targuent la majorité des fabricants qui procèdent à cette intégration, et cela dans tous les domaines -, mais plutôt d’adopter une stratégie de plateforme, au-delà du produit et de la solution, pour créer aujourd'hui des prototypes smart office (bureau intelligent) dont les entreprises s'équiperont demain. La technologie est prometteuse, mais les premiers résultats ne seront pas rendus publics avant quelques années.
- Le second axe est plus ‘sexy’, puisqu’il va s’agir de placer des assistants numériques sur les bureaux et aux côtés des MFP pour les piloter par la voix via le cloud, ainsi que les écrans et les flux de documents. Les usages sont encore à construire, pour le moment seules les fonctions de base comme le nombre de copies, le taux de zoom, ou le transfert vers un service sont accessibles. Quant aux prototypes que nous avons découverts, ils reposent sur Alexa d’Amazon. Sur l'image d'entête, l'assistant Alexa à gauche pilote l'écran et le MFP, ce dernier étant également équipé d'un boitier de connexion et de commande vocale posé dessus.
A terme, alors que le document papier évolue à son rythme vers le numérique, l’association de l’AIoT et de la voix, au travers d’un assistant numérique professionnel, devrait être étendue à de multiples usages du smart office. Un simple exemple avec l’optimisation des réunions : le lancement d’une vidéo-conférence, une démarche souvent fastidieuse – qui a les autorisations, où sont les câbles, comment connecter un ordinateur et afficher les documents, comment inviter, etc. -, pourra se résumer à un simple message vocal, l’assistant se chargeant de l’ensemble du process. La bureautique en a décidément toujours sous le pied…
CityMeo, une startup françaises repérées par Sharp
Ginger Finnegan nous a également souligné le pragmatisme de la démarche de Sharp, qui ne souhaite pas réinventer la roue et préfère travailler avec un écosystème réduit de tiers partenaires. Parmi eux, nous avons pu rencontrer CityMeo, une startup française basée sur l’IoT Valley de Toulouse (et à Paris, une adresse dans le sud de la France ne ferait pas sérieux pour certaines entreprises clientes… !). Son projet, permettre très simplement d’exploiter, enrichir et piloter les écrans de communication dont s’équipent les organisations, et qui pour la plupart d’entre eux demeurent éteints, car nul ne sait comment les utiliser et l'informatique n'en veut pas !
Lancée en 2014, la technologie CityMeo repose sur « une boîte magique qui s’installe en 1 minute », dixit son CEO et co-fondateur David Keribin, que nous avons rencontré. Il s’agit en réalité d’un boîtier Rapsberry associé à un logiciel, connecté au réseau et au cloud Azure. Les messages à diffuser sont créés très simplement – la simplicité est la force de l’offre - à distance sur un modèle ‘drag and drop’, avec de nombreuses fonctionnalités de pilotage du type quel message en quelle langue affiché sur quels écrans et à quels moments ? Les fichiers sont ensuite transmis aux boîtiers via le cloud à partir d’un serveur HTTPS et en VPN. La consommation de bande passante est réduite au minimum, elle ne s’applique pas durant la diffusion des messages. C’est une réponse aux DSI qui s’opposent à l’usage de ces grands écrans sous prétexte qu’ils consomment leur bande passante.
On imagine l’intérêt pour Sharp de disposer d’une telle technologie qui vient compléter l’usage de ses écrans de communication. Elle répond à la question « comment vendre des écrans sans risquer qu’ils ne soient pas utilisés ? ».
Tous les écrans en démonstration lors de Sharp Inspire Expo 2018, et des autres manifestations européennes du constructeur, sont ainsi pilotés par la solution CityMeo. La startup revendique 5.000 écrans connectés dans 25 pays, tous les boîtiers (proposés par abonnement annuel par écran) ont été expédiés par la poste et n’ont nécessité aucun déplacement. L'interface de la solution a été soignée et simplifiée, elle ne demande pas de formation spécifique. Ses plus gros clients sont à ce jour les régies publicitaires ; son plus fort potentiel est le retail pour l’affichage dans les magasins ; quant aux autres usages attendus, ils portent vers la communication et la remontée d’information vers les collaborateurs, et la personnalisation de l’accueil.
Un exemple concret de partenariat gagnant/gagnant entre un géant de l’industrie, Sharp, et une startup capable d’apporter simplement de la valeur à un produit séduisant mais qui peine à s’imposer, en France en particulier.
