Avant la crise du Covid-19, le télétravail était un levier de compétitivité, aujourd’hui il est un moyen de survie pour les entreprises, la seule alternative pour la continuité de l’activité. Mais comment en faire une expérience qui préserve la créativité et le moral des employés ?
Les services informatiques des entreprises ont été mis à rude épreuve ces derniers temps. Il leur a fallu organiser dans l’urgence la transformation de millions de travailleurs en télétravailleurs, avec toutes les difficultés que suppose la mise en service des outils et des processus inhérents au télétravail. Faute de préparation, ou de plans de continuité de l’activité en temps de crise, beaucoup de télétravailleurs se sont rabattus sur les outils grand public pour pouvoir travailler de chez eux, avec tous les risques qui en découlent pour la sécurité des données et des systèmes.
Une période prolongée de travail à distance peut en effet avoir des conséquences catastrophiques pour votre organisation. La perte d’informations, la mauvaise communication, la répartition inégale des tâches peuvent toutes conduire à une perte de productivité, tandis que l’ambiguïté des rôles peut entraîner la confusion et l’anxiété, sans parler de l’interaction humaine limitée qui peut se traduire par un sentiment accru d’isolement.
Partant du principe que les outils et les réseaux ont été mis en place afin de répondre à la nouvelle donne, certaines bonnes pratiques permettent une expérience employé (EX) et une expérience de l’environnement de travail (Workplace experience, WX) qui préservent la créativité et le bien-être des télétravailleurs confinés.
1Mettez au point un programme précis
Il n’y a rien de plus difficile pour un télétravailleur que de se retrouver tout seul chez lui à essayer de refaire ce qu’il fait d’habitude au bureau. Chacun selon sa personnalité, les employés peuvent être plus ou moins autonome, mais lorsqu’ils ont une feuille de route précise avec des objectifs clairs, leurs capacités d’organisation peuvent être davantage mobilisées sur des tâches précises.
Un emploi du temps et des objectifs à atteindre sont des facteurs structurants et rassurants à la fois. Bien entendu, il ne faut pas en faire des carcans rigides. Il faut laisser aux collaborateurs assez de flexibilité pour les organiser en fonction de leurs personnalités. Au besoin, des règles écrites et des reportings réguliers peuvent aider le télétravailleur à mieux s’organiser.
Dans certains cas, il peut être bénéfique d’accorder aux collaborateurs des périodes d’adaptation ou des formations qui lui permettent de prendre en mains les outils et de s’habituer à sa nouvelle situation.
2Organisez des réunions régulières
La possibilité d’échanger régulièrement fait partie de l’impératif général d’organiser des canaux de communication réguliers et ouverts. Ces canaux doivent proposer des échanges bilatéraux et en groupe. Le premier type d’échange permet aux collaborateurs d’échanger entre eux ou avec leur responsable, le second permet aux équipes d’échanger en groupe. Chacun présente ses propres avantages.
Dans certains cas, il peut être judicieux de créer des groupes afin de répartir des missions ou créer des hiérarchies de charges et de responsabilités. Les groupes évitent de laisser un télétravailleur se débattre seul avec une tâche, et répartissent les responsabilités entre plusieurs personnes. Elles peuvent alors se soutenir et se partager le travail en fonctions des affinités et des capacités de chacun.
3Soignez les applications et les outils de visio et de téléconférence
L’obligation de se réunir, même à distance, est encore plus impérative avec le travail à distance. Elle permet la coordination des équipes, la mise au point des tâches et la communication. Il faut donc prévoir les outils ad hoc pour en faire une expérience productive. Les outils gratuits montrent vite leurs limites dès lors que la réunion rassemble plusieurs participants. Les fonctions d’enrichissement de l’expérience comme l’enregistrement, la possibilité de couper le micro et le partage d’écran en font une expérience plus enrichissante.
De manière générale, il est judicieux d’accompagner les collaborateurs dans cette nouvelle expérience, du moins le temps nécessaire pour qu’ils puissent prendre leurs marques. Père et mères de familles, ou vivant en couples, ils doivent pouvoir s’organiser de manière à ce que leurs vies familiales et professionnelles, d’habitude séparées, puissent s’harmoniser. Planification, indulgence, bienveillance et partage sont les mots clés pour lancer sur de bons rails cette expérience subie et angoissante.
