L’Union Européenne en pleine évolution sur la facturation électronique
Depuis2020, la facturation électronique est obligatoire pour les administrations et les fournisseurs français afin de digitaliser le commerce transfrontalier sur les marchés publics. Environ 140 millions de factures ont déjà été émises à l'intention d’administrations et d'organismes publics via de la plate-forme officielle, Chorus Pro. À partir du 1er juillet 2024, des dispositions obligatoires en matière de facturation et de déclaration électroniques entreront également en vigueur pour le commerce interentreprises (B2B). Enfin, le format classique de facture papier devient bientôt inutile et caduque au sein de l’Union Européenne pour le commerce B2G (Business to Gouvernment) et B2B, celui-ci ne pouvant plus remplir les fonctions obligatoires et coûtant bien plus cher que le système numérique en France.Tout comme le marché libre, les marchés publics reconnaissent depuis longtemps les avantages de la facturation électronique, notamment le traitement simplifié et accéléré des données et les larges économies réalisées grâce à l’archivage central. Cette pratique ne cesse de se développer dans le commerce B2B. Un article de l’Union Européenne prévoit un potentiel d’économie allant jusqu’à 40 milliards d’euros par an grâce à la facture électronique, rien que dans le cadre du commerce B2B européen. Comment cela se passe en France ?
Des évolutions permanentes impactant la conformité en France
En France, de nouvelles réglementations sont également entrées en vigueur. Toutes les entreprises devront pouvoir recevoir et émettre des factures électroniques au plus tard en janvier 2026 (d’ici le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises et d’ici le 1er janvier 2025 au plus tard pour les moyennes entreprises). Les entreprises étrangères qui sont assujetties à la TVA en France et qui perçoivent la TVA sont également soumises à l’obligation de déclaration. De plus, d’autres types de transactions doivent également être déclarés obligatoirement, comme les ventes entre une entreprise et des consommateurs (B2C), les ventes B2B internationales, les livraisons dans l’UE et les informations de paiement pour les factures ou les ventes pour lesquelles la date d’exigibilité (assujettissement à la TVA) se situe au moment du paiement,Actuellement, les entreprises disposent de deux options pour traiter avec les organismes publics et les autorités gouvernementales en France. Et à partir de 2024, les entreprises pourront choisir entre les options de facturation des clients B2B également. D'une part, elles peuvent utiliser une plateforme autorisée proposée par un fournisseur tiers ou le portail officiel du gouvernement, Chorus Pro, et gérer elles-mêmes la transmission des informations requises. Chorus Pro est le portail centralisé pour l'administration de la facturation électronique dans le secteur public. En France, c'est la seule et unique interface qui permet de s'adresser à toutes les collectivités et administrations du pays en utilisant les canaux et formats EDI classiques et éprouvés. La plate-forme est fournie gratuitement aux fournisseurs et aux clients du secteur public.
Toutefois, elle nécessite une connaissance approfondie des processus administratifs du secteur public en France et une connaissance actualisée des exigences et stipulations de l'administration fiscale, qui évoluent constamment. D'autre part, les entreprises pourront utiliser les services d'un prestataire tiers pour la facturation et la déclaration électroniques. Dans ce cas, le prestataire tiers a deux tâches distinctes - il est chargé à la fois de transmettre la facture électronique au client et de transmettre les informations prescrites aux autorités fiscales françaises. Pour ce faire, le prestataire utilise sa propre solution cloud pour alimenter Chorus Pro en informations.
Comment garantir sa conformité ?
La facturation électronique en Europe évolue de manière si dynamique que l'on pourrait facilement perdre le fil des développements. Il est donc recommandé de s'appuyer sur l'expertise et les services d'un fournisseur tiers spécialisé dans la facturation électronique afin de se concentrer sur son cœur de métier. Lors de la sélection d'un fournisseur approprié, les entreprises doivent s'assurer que celui-ci répond à certains critères :En France par exemple, il est demandé de remplir un total de 24 champs d’informations différents pour chaque facture électronique auprès de l’administration fiscale. D'autres informations devraient même y être ajoutées prochainement, l’État n’ayant pas encore donné de précisions claires à ce sujet. Face à ce type de modifications continues, un système fiable de gestion de la conformité s’avère indispensable, permettant un suivi de la situation pour le mandant. Les fournisseurs de facturation électronique doivent progresser aux côtés des mandants et garantir une flexibilité d’intégration de formats et standards. Ils devront s’assurer de faciliter l’extension d’autres configurations et services EDI si nécessaire, afin de s’aligner sur ces changements à tout niveau d’entreprise de manière durable, tout en respectant un délai précis de mise en œuvre, dû aux réglementations et dispositions légales.
L’expertise et les liens du fournisseur avec les autres réseaux internationaux sont également importants. Un point d’accès PEPPOL certifié est par exemple exigé par les normes nationales pour assurer la conformité légale de la facturation électronique dans le cadre d’échanges B2G, B2B et B2C pour l’approvisionnement transfrontalier et assisté par voie électronique. Ainsi, l'émetteur et le récepteur n'échangent pas entre eux en direct. Les messages émis transitent via des Points d'Accès Certifiés qui contrôlent l'authenticité des messages et les traduisent dans les formats PEPPOL. Un fournisseur de solutions compétent doit ainsi être en mesure d’appréhender les processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash de ses clients et d’intégrer chaque système ERP de manière fiable et rapide. La ponctualité d'un fournisseur de solutions peut également devenir rapidement critique pour l'entreprise. Les réglementations et les dispositions légales exigent le respect de délais précis et doivent être mises en œuvre à des dates spécifiques.
Le facteur humain, passant par un bon service et un soutien font toute la différence. Les contacts personnels ayant une longue expérience des projets aident les clients à se concentrer sur leur travail réel, à préserver les ressources et à réduire les coûts. Les fournisseurs de services dignes de confiance doivent proposer un suivi des accords de niveau de service 24 heures sur 24 et 7 jours
sur 7, y compris un retour d'information obligatoire, et, dans l'idéal, gérer leur assistance en interne.
Par Benoit Tremolet, Country Manager France chez Retarus
