Les réunions de direction constituent l'outil de management le plus puissant à la disposition des dirigeants. Elles jouent un rôle clé dans la productivité, l’engagement des collaborateurs et la performance globale des entreprises, selon une étude de Sherpany.
Dans le climat économique actuel, marqué par l'impact d'une pandémie et les incertitudes politiques et économiques, la mise en œuvre d’un leadership efficace n’a jamais été aussi importante.
Aujourd'hui, plus que jamais, les dirigeants doivent prendre rapidement des décisions stratégiques pour assurer la continuité des activités et assurer l'avenir de leurs entreprises.
Ce sont les constats d’une étude menée par le cabinet de recherche et de conseil indépendant ForresterConsulting pour le compte du Suisse Sherpany, créateur d'une solution de gestion de réunions.
Nouvelles habitudes de réunion
Environ 266 cadres supérieurs ou dirigeants d'entreprises de plus de 1 000 salariés en Belgique, France, Allemagne, Italie et Grande-Bretagne ont été interrogés sur leurs habitudes de réunions.
Les résultats révèlent une nette progression de la fréquence des réunions depuis le début de la pandémie et une prise de conscience accrue de leur importance dans le processus décisionnel.
Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les habitudes de réunion des cadres supérieurs et dirigeants ont changé. Alors que les réunions de direction bimensuelles ont augmenté de près de 10 %,la fréquence des réunions hebdomadaires a presque quintuplé, passant de 4 % à 19 %.
Dans le même temps, les réunions séparées par des intervalles plus longs ont considérablement diminué : les réunions mensuelles ont diminué de 14 %, tandis que la fréquence des réunions trimestrielles a presque diminué de moitié pour tomber à 11 %.
Plus la réunion est importante, plus elle est productive
Dans cette étude, la majorité des répondants soulignent l'importance des réunions de direction pour les prises de décisions critiques. La planification stratégique est considérée comme particulièrement importante par 91 % des répondants, qui jugent les réunions sur ce thème toujours ou plutôt productives(71 %).
En revanche, les sujets tels que les processus organisationnels, la culture et la stratégie de gestion des talents (56 %), les fusions et acquisitions (52 %) et les opérations, y compris les outils et les ressources (48 %), sont considérés comme étant les moins importants.
Ces réunions sont jugées productives par seulement 40 à 45 % des répondants.
Cette enquête montre également l’existence d’un lien direct entre les réunions improductives et la performance globale d'une entreprise, comme le souligne l'importance accordée aux réunions stratégiques par les dirigeants interrogés.
46 % des personnes interrogées s'attendent à leur avantage concurrentiel en raison de réunions improductives, 41 % sont plus lentes à réagir aux perturbations du marché et 39 % ont fait l’expérience d’opportunités commerciales manquées.
Mais qu'est-ce qui empêche les dirigeants de rendre leurs réunions productives ? Presque tous les répondants ont déclaré être confrontés à des défis avant, pendant et après les réunions de direction.
Pour 41 %, les problèmes techniques pendant la réunion représentent le plus grand défi, suivis de près par un manque d'informations pertinentes pour se préparer à la réunion (39 %). 38 % déclarent qu'il n'y a pas assez de temps pendant la réunion pour discuter de tous les points de l'ordre du jour. Après la réunion, 37 % aimeraient avoir un aperçu plus clair des décisions prises.
La technologie comme solution
« La pandémie COVID-19 a profondément changé de nombreux domaines de notre vie, y compris la culture de réunion au sein de la plupart des entreprises. Les dirigeants doivent apprendre à prendre des décisions stratégiques encore plus rapidement. Qui plus est, les réunions ne peuvent pas être directement transposées de la vie réelle à un format numérique. Pour se protéger et protéger leur
entreprise, les dirigeants doivent veiller à ce que l'ordre du jour des réunions soit clair, définir des objectifs de réunion explicites et mesurer régulièrement la productivité des réunions pour identifier rapidement les problèmes et mettre en place des actions correctives », explique Tobias Häckermann, PDG de Sherpany.
