Les mauvais usages de l’ERP créent l'insatisfaction, compromettent le ROI et entrainent des tentions chez la DSI comme le chef d’entreprise…
La mise en œuvre d’un ERP est une opération longue et coûteuse, cela ne vous aura pas échappé. Si dans la plupart des cas l’ERP est un outil performant qui donne satisfaction, il arrive parfois que les difficultés s’amoncellent et font perdre une partie de l’intérêt recherché dans cet investissement. Une perte qui peut se chiffrer soit en millions d’euros perdus, soit en millions d’euros qui ne sont pas gagnés.
Les difficultés font perdre la valeur de l’ERP
La principales difficultés rencontrées par les ERP et qui se traduisent par une perte de valeur sont :
- Les licences payées mais non utilisées
- Une prise de décision en temps réel qui repose sur des informations incomplètes
- Une tarification des produits qui ne reflète pas leur valeur
- Des impôts indûment payés
- Des amendes et pénalités liées à la violation des règles de conformités
Deux points particuliers participent à l’échec des ERP :
- Une formation insuffisante
Comment utiliser un ERP, quelles sont ses principales fonctionnalités et celles qui sont adaptées à l’utilisateur, quel sont les processus, comment exploiter l’ERP en dehors de l’ERP, comment capter l’information ? Ces questions sont essentielles. Elles rappellent que l’accompagnement au changement, et en particulier la formation sont trop souvent sous dimensionnés dans les projets. La formation des nouveaux arrivants est également trop souvent négligée.
Un ERP mal déployé, avec des utilisateurs mal formés, est généralement peu apprécié par ces derniers, et limite souvent le volume des données saisies à seulement 60% des données réelles ! En plus de rendre délicate la prise de décision, surtout dans les affaires critiques, il génère des indicateurs de performance défectueux, des résultats incorrects, des prix non conformes, des sur-stocks, des ruptures. Sans oublier qu’il rend la consolidation et les rapprochements délicats et erronés.
- Un workflow entravé
Alors qu’il devrait simplifier le travail de l’utilisateur, les difficultés rencontrées le poussent au contraire à créer plus de bureaucratie en minimisant l’usage de l’ERP considéré comme un obstacle. Ce qui encourage les dérives, l’usage d’outils alternatif en shadow IT, la multiplication des bases de données non-ERP, et le retour à Excel.
Toute la chaine de production informatique s’en trouve également impactée. L’ordre des priorités des demandes et des tâches ne repose plus sur des valeurs de l’entreprise et de la DSI. Les délais de traitement des demandes s’étalent. L’insatisfaction contre la DSI augmente.
Face à ces difficultés, DAF, DSI et Direction générale sont loin de la qualité de l’organisation, de la prise de décision et des économies attendues, ce qui nuit également à la capacité d’initiative de la DSI et d’innovation de l’entreprise.
Comment rompre la spirale de l’échec ?
Chaque entreprise est certes un cas particulier, mais quelques conseils simples peuvent permettre d’interrompre la spirale.
- Former les utilisateurs et les inviter à partager les meilleurs usages, planifier des séances régulières de formation pour les nouveaux arrivants, sensibiliser sur l’importance de capturer rapidement la bonne information, en particulier les renseignements commerciaux.
- Identifier les activités ERP exécutées hors du système et les éliminer si elles sont proposés par celui-ci, revoir éventuellement l’architecture et les fonctionnalités de l’ERP si ces activités ne sont pas supportées par la solution, et prendre le contrôle des solutions de rechange.
- Réaliser un audit des licences, écarter celles qui sont sous utilisées, ajouter éventuellement celles qui peuvent répondre au point précédant, ajuster les licences pour éviter la sous-utilisation et les ajuster à l’enveloppe budgétaire, renégocier les accords de licence.
- Etudier un plan structuré de réduction des coûts, mais à la seule condition de pouvoir dans le même temps accroitre la productivité via l’ERP, et canaliser les économies réalisées vers les projets informatique de croissance et d’innovation.
