Malgré les événements relatifs à la situation économique et géopolitique, le principal défi à relever par les professionnels de la Supply Chain demeure la collecte et l’analyse des données. Au sein de nombreux secteurs, le traitement manuel des documents continue de causer une chute de productivité. Les entreprises de la Supply Chain, si elles souhaitent rester compétitives, sont plus que jamais appelées à connecter leurs données et leurs documents en se dotant de bonnes technologies d'automatisation pour se préparer d’ores et déjà à un avenir qui demande plus de rapidité et d’efficacité.
Quelles erreurs font les expéditeurs
Bien que de nombreuses entreprises aient commencé à consacrer plus de temps et de ressources à la gestion numérique de leurs documents, bon nombre d’entre elles continuent à traiter les données et les documents de manière cloisonnée. Dans de nombreux cas, les documents numériques sont au format PDF. Ce format constitue certes un document ou une image de document plus facile à lire pour les utilisateurs, mais il ne convient certainement pas aux processus digitaux.
En outre, les expéditeurs ne réalisent pas exactement ce que signifie être entièrement digitale et détenir des documents dotés de capacités avancées. Leurs processus, ont-ils été effectués, de bout en bout, sans qu'un seul papier n’ait été généré ? Ou ne se sont-ils affranchis du papier que pour le remplacer par des PDF ? Dans la plupart des cas, c'est la deuxième option qui prévaut, et de nombreuses entreprises ne l’ont fait que parce qu’elles ne pouvaient plus se permettre de consacrer du temps et des fonds à la gestion de la documentation papier. Or, cette démarche ne procure que des gains d’efficacité graduels et ne modifie pas réellement les opérations relatives au traitement des documents.
La clé pour aborder l'automatisation des documents de manière éclairée
Les processus à haut niveau de documentation, soit la majorité des processus de la Supply Chain, reposent sur l'intervention humaine et la prise de décision, plus que toute autre partie des opérations logistiques. Lorsque des imprévus interviennent, la dépendance opérationnelle aux documents et la rigidité du traitement manuel ou de l'automatisation basée sur l'OCR sont immédiatement mises en évidence. Le traitement des documents est souvent la partie la moins évolutive des opérations logistiques. Il est donc important pour les entreprises de repenser de A à Z leur processus de traitement des documents.
Cependant, la plupart d’entre elles ignorent comment entamer leur parcours d'automatisation de manière à obtenir des résultats rapides et efficaces. Cela passe parles tests réalisés par les équipes impliqués dans les processus afin de déterminer les processus et les missions qui pourraient être automatisés efficacement.
Comment l'IA favorise les modes de travail plus élaborés
Pour les entreprises, l'adoption d'un système de traitement intelligent des documents est un moyen rapide et relativement simple de libérer une part importante du temps de leurs collaborateurs tout en renforçant leurs résultats. Le traitement des documents doté de capacités intelligentes peut contribuer à accélérer le traitement des informations, des lettres de voiture, des factures et autres, ce qui permet une prise de décision plus rapide et procure un avantage concurrentiel. Une fois qu'elles ont adopté des solutions d'intelligence artificielle (IA) plus sophistiquées, y compris l'IDP (Intelligent Document Processing) et les nouveaux outils No / Low Code, et dès qu'elles ont renoncé aux documents papier traités manuellement, l'automatisation du traitement des documents devient un objectif réaliste et réalisable.
La plupart des entreprises du secteur de la Supply Chain ont de l'expérience avec les approches d'automatisation traditionnelles telles que la RPA (Robotic Process Automation) avec les technologies OCR (Optical Character Recognition), qui leur permettent d'automatiser les tâches courantes et l'extraction, la validation des données des documents dans des processus stables. Mais elles se concentrent uniquement sur la reconnaissance, l'extraction et la validation des champs de données par le biais d'instructions codifiées en dur, à partir d'applications et de systèmes informatiques. L'ajout de technologies reposant sur l’IA telles que l'apprentissage automatique (ML) peut être utilisé pour « lire » les informations et appliquer son expérience et ses compétences en vue de prendre des décisions, ce qui en fait une solution bien adaptée à des applications telles que l'extraction d'informations, la traduction automatique, la génération de rapports, etc. L'IA peut être formée par des humains pour apprendre et lire de grandes quantités d'informations complexes, comme le feraient des travailleurs qualifiés. Elle peut distinguer diverses formes contenant des exceptions et être appliquée à différentes situations.
De surcroît, les plateformes d’IDP (Intelligent Document Processing)et de No / Low Code permettent d'aller encore plus loin, en supprimant le fardeau de la création d'une infrastructure d'application complexe à mettre en œuvre et à maintenir par le service informatique. Les compétences documentaires préformées Low / No Code (i.e. préétablies comprenant le contenu de documents tels que les connaissements dans le transport maritime, par exemple) sont une option de type « glisser-déposer » qui peut facilement être intégrée à un processus ou à une application existante et fonctionner en quelques minutes. Cette solution est extrêmement utile pour les entreprises qui ne disposent pas d'un budget informatique important, voire inexistant, et peut être mise en œuvre directement par leur groupe opérationnel, là où l'agilité est jugée nécessaire.
La visibilité en temps réel et le traitement des documents sont la clé de la transformation digitale de la Supply Chain. Les entreprises qui continuent d'utiliser des documents papier risquent d’enregistrer du retard par rapport à leurs pairs plus avancés sur le plan digital et doivent repenser sans tarder leurs processus pour éviter des pertes de revenus importantes. Les technologies innovantes reposant sur l’IA, comme les plateformes IDP No / Low Code, constitueront pour les entreprises une solution simple pour identifier, évaluer et supprimer les frictions de tout processus axé sur les documents. De fait, ces technologies constituent une aide à la compétitivité en réduisant les frictions causées par le fonctionnement interne des entreprises, et cela est d’autant plus important lors d’une période où les problématiques d’approvisionnement relatives aux conditions économiques et géopolitiques sont croissantes.
Par Hervé Laurandin, directeur France chez ABBYY
