Cependant ces dernières étant avant tout destinées à des usages personnels, elles ne contiennent aucune des fonctionnalités de base dont les entreprises ont besoin dans le cas d’échange d’information telles que la conformité à la protection des données, l'archivage de documents, ou encore, la gestion sécurisée des autorisations d'accès.
Face à ce constat, la question des risques auxquels les entreprises s’exposent se pose bel et bien ? En effet, un bon nombre d’entreprises n’ont bien souvent aucune idée de la manière dont leurs collaborateurs gèrent les données et les documents à caractère confidentiel ou leur façon de faire est tolérée en raison de l’absence d’alternatives appropriées. L'incapacité à garantir la conformité devrait être une raison suffisante pour réévaluer l'utilisation des services de partage de fichiers. Mais les entreprises s'exposent à également à d’autres risques.
Ne disposer d’aucun aperçu du conditionnement et du stockage des documents
C’est un véritable casse-tête pour les responsables informatique et gouvernance de l'information lorsque des documents contenant des informations critiques pour l'entreprise et nécessitant une protection particulière sont partagés, transmis et enregistrés dans le cloud. Il est très facile de perdre le fil concernant qui a accès à quoi, dans quels endroits sont stockés tels ou tels fichiers, et ce qu'il est advenu des documents. Non seulement les systèmes de fichiers de l'entreprise se transforment en silos d'informations, mais c’est également le cas des services de partage de fichiers utilisés pour télécharger et partager des documents à la convenance des utilisateurs. Pour les entreprises, un problème majeur vient du partage non structuré et non contrôlé des informations.Une solution de gestion de documents numériques permet de reprendre le contrôle de la situation. Des règles prédéfinies déterminent quels utilisateurs peuvent partager quels documents et avec qui. Les documents contenant des informations particulièrement sensibles peuvent être protégés contre toute forme de partage. L'entreprise garde alors un contrôle total de tous les documents. Grâce au contrôle de bout en bout des documents partagés, les accès peuvent être vérifiés et les documents partagés surveillés et gérés en conséquence.
Disposer d’un contrôle des accès géré de manière individuelle – ou pas
Avec qui sont partagés les documents via les services de partage de fichiers ? S'il est possible de conserver un certain contrôle sur les accès à l'aide d'invitations et de mots de passe, il n’en reste pas moins vrai que les utilisateurs partagent de plus en plus souvent des liens non protégés. Il est impossible d’exercer un contrôle global, et en particulier par le biais d'une surveillance centralisée. Il n’est pas réaliste d’exiger l'accès aux comptes privés de ces services. L'utilisation de ces outils pour collaborer avec les fournisseurs et les clients est particulièrement critique, car les entreprises qui manipulent des informations et des documents de cette manière risquent de renvoyer une image non professionnelle à leurs clients et partenaires. À cela s’ajoute la question de la sécurité des informations et donc nuire à la réputation de l’entreprise.Une solution de gestion de documents numériques offre un grand nombre de fonctions de contrôle centralisées, que ce soit par le biais de paramètres administratifs permettant de déterminer qui peut partager quels documents et avec qui, ou alors via des rapports correspondants et des fonctions de gestion. Elle donne même la possibilité d'exécuter un workflow de validation avant le partage, afin de garantir le respect du principe de séparation des tâches et d’obtenir ainsi un niveau de sécurité supplémentaire.
Quid d’une multitude de versions mal rangées ?
Lorsqu'un document est partagé de façon manuelle, le pire est à envisager. La dernière version du document a-t-elle été enregistrée avec les modifications les plus récentes ? Quelqu'un d'autre travaille-t-il encore sur ce fichier ? Il se peut que soit téléchargé sur la plateforme de partage de fichiers un contenu déjà obsolète ou qui n'a jamais été mis à jour. Si des modifications sont apportées entre le moment où le document est partagé et celui où un partenaire commercial travaille dessus, alors toutes les étapes de traitement en aval s’appuient sur des informations incorrectes. La plateforme de partage de fichiers n'offre aucun contrôle réel dans ce genre de situation. On ne sait pas non plus ce qu'il advient du document par la suite, car il est impossible de suivre son évolution de manière transparente.Une des fonctions centrales d'un système DMS est la capacité de versionner les documents et de conserver un historique des versions réalisées. Les versions majeures et mineures existantes sont donc toujours disponibles ce qui permet de disposer d’une vue d'ensemble du cycle de vie des documents.
Un manque de traçabilité due à des fonctionnalités peu puissantes
En dehors de la mise à disposition de documents, la plupart des services de partage de fichiers n'offrent guère d'autres fonctions que chargement, publication, téléchargement, modification et nouveau chargement. Ces processus sont souvent inadaptés à un usage professionnel. Ces services ne permettent qu’un niveau de « collaboration » de base et ils n’offrent que peu de fonctionnalités supplémentaires telles que le partage, la modification ou encore la publication de documents multiples.Un système DMS offre une réelle garantie de sérieux, car peu importe que ce soit pour partager un document avec un client ou en envoyer plusieurs - y compris leur historique –ou pour qu'il soit publié dans le cadre d'un workflow. Le client reçoit toutes les informations dont il a besoin. Les outils de gestion des processus de ce type offrent une réelle valeur ajoutée pour les deux parties, car ils facilitent la collaboration et la rendent plus transparente et plus simple à comprendre.
Quand le nombre d’applications augmente, les obstacles se multiplient
Même si elles peuvent paraître plutôt tentantes en apparence, les solutions simples de partage de fichiers ajoutent en fin de compte un autre logiciel à la longue liste de l'utilisateur. L'émergence d'un tel paysage informatique parallèle ne constitue pas seulement un risque majeur pour la conformité, elle provoque également des interruptions dans le travail quotidien de l'utilisateur et conduit à la création de nouveaux silos d'informations. Passer constamment passer d'une application à l'autre et chercher les informations manquantes est un travail très fastidieux.L'astuce consiste à intégrer l’intuitivité des solutions de partage de fichiers dans un système que tous les collaborateurs vont utiliser à l'échelle de l'entreprise et qui répond à toutes les exigences pertinentes en matière d’ergonomie et de conformité. Grâce à une solution de gestion de documents numériques, les utilisateurs peuvent facilement partager des documents avec leurs collègues par le biais de liens, ou avec des partenaires externes via un espace de travail sécurisé. Qu'il s'agisse d'un seul document ou d'un fichier tout entier, il est possible de tout partager avec des utilisateurs précisément définis en leur attribuant des autorisations d'accès et sans créer de barrières supplémentaires. Les utilisateurs disposent d'un point d'accès unique dans toute l'entreprise pour travailler et partager des documents.
Par Xavier Doulaud, Country Manager France chez SER Group
