En automatisant certaines tâches, la RPA (Robotic Process Automation ou automatisation robotisée des processus) permet aux organisations de rationaliser leurs coûts et d'accroître leur réactivité que ce soit dans leurs relations clients, ou le développement et la commercialisation de produits ou de services.
Mais développer une stratégie de RPA requiert une vision d’ensemble et une approche pragmatique. Une démarche, basée sur la définition d’objectifs clairs atteindre dans un délai imparti, qui permet d’aligner le dimensionnement de l’infrastructure. En voici les étapes essentielles :
1Définir la finalité
Étant structurellement impactant, un projet d’automatisation doit être porté par la direction générale de l’entreprise. Le déploiement de la RPA nécessite une vision claire et une approche par étapes. Ainsi, il est indispensable de définir la finalité de l’utilisation de cette main-d’oeuvre numérique, de ces digital workers ou agents virtuels, en déterminant les problématiques métier auxquelles elle doit répondre.
L’entreprise doit penser ce projet comme l’intégration d’une nouvelle force de travail au service des ressources humaines et, au même titre que les collaborateurs, cette équipe digitale doit s'aligner sur la stratégie de l'entreprise et évoluer au cours du temps.
2Accompagner le changement
L’automatisation ayant des conséquences organisationnelles, l’entreprise doit rapidement élaborer un plan de communication fourni et détaillé afin d’accompagner les collaborateurs cibles dans la gestion du changement. Ils doivent être informés des tenants et aboutissants d’un tel projet : qui est concerné, pour quelles tâches et quels objectifs, quels sont les bénéfices attendus, quels sont les bénéfice délivrés, etc. Délivrée sur plusieurs canaux de communication (réunions, réseau social interne, messagerie, vidéos, supports digitaux, etc), cette information doit être articulée de manière cohérente et évolutive au gré du développement du projet. Par ailleurs, il est important d’inclure les équipes RH dans ce processus et de mesurer fréquemment les résultats de ces communications afin de s’assurer de la bonne compréhension des objectifs du projet.
3Créer un centre d'excellence RPA
Pour réussir, un projet de RPA nécessitera l'adhésion d'un groupe de parties prenantes qui, force de convictions et de résultats probants, entraînera le reste du service et/ou de l’entreprise dans la stratégie d’automatisation. La création d’un centre d’excellence (CoE) constitué de divers profils - responsable RPA, développeur, analyste ou encore contrôleur de processus -, permettra d’accélérer le développement de l’expertise interne en RPA.
Enfin, contrairement à d'autres initiatives axées sur la technologie, l'automatisation est plus efficace lorsqu'elle est leadé par les divisions métiers et contrôlée par l’IT. Cette dernière, située au coeur de l'écosystème technologique de l'entreprise, est garante de l’intégration en terme de disponibilité et de sécurité.
4Prendre en compte l'infrastructure présente et à venir
L’architecture technique doit être conçue pour répondre aux objectifs du programme et être administrée de façon à garantir une disponibilité élevée, critère clé de l’industrialisation de la RPA.
L’infrastructure mise en place doit pouvoir assurer un développement rapide des usages futurs et être ouverte sur l’écosystème technologique de l’entreprise (systèmes d’information, gestion de la sécurité, etc.). Par ailleurs, la mise en place de KPIs permet de mesurer de façon objective les bénéfices d’une telle technologie.
Un projet de RPA c’est avant tout une histoire d’humains. Il est donc crucial de dédier une équipe à ce projet chargée d'évangéliser l’intérêt de la RPA auprès des autres divisions de l’organisation. Pour être efficace, cette équipe devra intégrer de nouveaux profils qui feront très bientôt l’objet d’un deuxième article.
Par Dominique Duquennoy, Customer Success Director South Europe Chez Blue Prism
