Depuis moins de cinq mois, le monde du travail connaît une révolution profonde. La Covid-19 a changé notre façon de travailler comme jamais auparavant. Du jour au lendemain, nous avons cessé de voyager, nous sommes restés loin du bureau, nous avons annulé des salons et des conférences, et nous avons même cessé de voir beaucoup de nos proches.
Les réunions physiques sont vouées à disparaître
En quelques semaines seulement, la main-d'œuvre mondiale est passée d'une interaction essentiellement en face à face à une collaboration à distance. A ce titre, Gartner a récemment prévu que la proportion de réunions professionnelles menées en face à face passera de 60 % avant la pandémie à 25 % d'ici 2024, en raison du travail à distance et de l'évolution démographique. Le lieu de travail tel que nous le connaissons depuis si longtemps ne reviendra donc pas.
Presque instinctivement, chacun de nous a cherché à poursuivre ce que nous faisions avant en utilisant des outils de communication et de collaboration. L'essor de l'adoption de Zoom, MS Teams, WebEx et des autres plateformes est là pour en témoigner. En mars, Microsoft a indiqué que le nombre de minutes MS Teams est passé de 900 millions à 2,7 milliards par jour, une multiplication par 3 en deux semaines seulement.
Pourtant les dernières études sont unanimes, nous retournons peu à peu au bureau. Au début de la pandémie, il y avait jusqu'à 70 % de personnes en moins sur le lieu de travail, aujourd'hui cette proportion est revenue à environ une personne sur trois.
A quoi va ressembler la nouvelle normalité ? Un travailleur hybride à la recherche d’un maximum de souplesse qui choisit seul sa façon de travailler
L'année dernière, nous avons mené une étude intitulée "Future of Meetings" qui a mis en lumière une demande claire des travailleurs pour une plus grande flexibilité et des solutions technologiques intelligentes pour les aider à évoluer dans ce nouvel environnement. Notre étude a révélé qu'en moyenne, les travailleurs avaient utilisé six solutions de conférence différentes au cours des six mois écoulés, tandis que 72 % des personnes emportaient leur propre ordinateur portable dans les salles de réunion. Au total, 76 % des personnes interrogées ont convenu que la technologie devrait jouer un rôle central dans toutes les sessions de collaboration, en particulier lorsqu'elles incluent des participants à distance. En substance, l'étude a clairement montré que les travailleurs veulent choisir eux-mêmes le moment, le lieu et la manière dont ils travaillent et qu'il est très important de faire preuve de souplesse pour tenir compte de ces préférences.
Cette manière hybride de travailler n'est pourtant pas un concept nouveau, la crise sanitaire a simplement joué le rôle de déclic qui rendu cette mutation indispensable
Le lieu de travail hybride est un modèle que les entreprises de toutes tailles explorent depuis des années. Le souhait d’une plus grande flexibilité dans les modes de travail pour les équipes n’est pas nouveau. Mais la crise sanitaire inédite a incontestablement joué un rôle d’accélérateur, de déclic. En quelques jours, les entreprises ont dû se réinventer afin de permettre à leurs employés comme à leurs clients d’être en mesure de poursuivre leur collaboration sans sacrifier leur sécurité et la productivité. Ces derniers mois, le passage à un environnement de travail hybride n'était donc plus théorique mais nécessaire.
Parmi les transformations attendues, les réunions, dont le format va évoluer
Les réunions sont vraiment importantes et ne perdront rien de leur pertinence. Elles sont le forum dans lequel le travail est réellement accompli - les stratégies sont définies, les décisions sont prises, les projets sont élaborés, les produits sont conçus, les plans sont transformés en action et des accords sont conclus. Il serait difficile de trouver une entreprise qui ne tire pas profit d'une réunion.
Cela étant dit, la réunion pourrait toujours être meilleure, plus serrée, plus ciblée et plus engageante. À mesure que les entreprises développent leurs modèles de travail hybride, il est primordial de s'assurer que la connexion et le dialogue solides que produit une réunion efficace sont d'une importance capitale.
Pour la réussite de cette transformation, plusieurs axes doivent être intégrés aux stratégies des entreprises
Tout d’abord, il est temps de réinventer le rôle du bureau. Le bureau traditionnel, tel que nous l'avons connu, est un endroit où nous venions tous nous asseoir et travailler. Ce modèle ne survivra pas. Les travailleurs attendent des entreprises qu’elles trouvent un juste équilibre et qu’elles adoptent un mode de travail à la croisée du réel et du virtuel. Une récente enquête menée auprès de 2 300 employés américains a révélé que 70 % d'entre eux souhaitent travailler la majorité de leur temps au bureau, et seulement 12 % disent vouloir travailler à domicile à temps plein. Les raisons de revenir sont multiples, mais les réunions, la collaboration avec les collègues est la première raison, suivie par la socialisation avec les collègues et l'interaction interpersonnelle, et l'accès à la technologie est la troisième raison. Les nouveaux modes de travail nécessiteront de repenser radicalement l'aménagement des bureaux.
Les entreprises doivent ensuite reconnaître le rôle vital de l'ordinateur portable. Aucun outil de travail n'a été plus important pendant la pandémie COVID-19 que l'ordinateur portable. Autrefois relégué à une station d'accueil dans un bureau, l'ordinateur portable est désormais la principale solution utilisée pour accomplir son travail. L'une des utilisations les plus importantes de l'ordinateur portable a été la connexion et la collaboration avec les collègues, les clients et les partenaires. C'est une tendance qui va très certainement s'étendre au-delà de la période de la COVID-19 et dans notre nouvelle façon de travailler. L'ordinateur portable continuera d'être l'outil de productivité le plus apprécié des travailleurs et un "participant" essentiel aux réunions, car il devient l'outil central à partir duquel les travailleurs peuvent gérer leur expérience de réunion. Ce concept que nous appelons le "Bring Your Own Meeting" (BYOM), souligne l'importance de l'ordinateur portable qui transforme l'expérience de la réunion en permettant aux utilisateurs d'organiser une réunion à partir de leur appareil personnel en utilisant leur plateforme de conférence préférée. Aujourd'hui, environ 6 conférences sur 10 sont déjà lancées à partir d’un ordinateur portable. Les notions de liberté et de flexibilité font ici non seulement référence aux solutions informatiques qu'un salarié choisit d'utiliser mais aussi à l'environnement physique dans lequel la réunion se déroule.
Il faut enfin mettre en place des lieux de travail plus agiles. L'agilité et la flexibilité sont essentielles à notre mode de vie, de sorte qu'il y a tout lieu de s'attendre à ce que cet état d'esprit s'étende à toute notre vie personnelle et professionnelle. Dès aujourd’hui, les dirigeants d’entreprises doivent se poser des questions cruciales pour préparer au mieux cette nouvelle ère. Quelles solutions dois-je employer pour garantir à mes employés la flexibilité et les outils dont ils ont besoin pour réussir ? Quand, où et comment mes équipes collaborent-elles actuellement ? Quelles sont les meilleures pratiques que nous souhaitons adopter pour passer d'une approche exclusivement basée sur le travail à domicile à un environnement de travail hybride ? En posant ce type de questions, on obtient une vision réaliste du fonctionnement d'une entreprise et on peut savoir comment mettre en œuvre une stratégie de travail hybride.
La période de transformation actuelle doit être vue comme une opportunité pour revoir les modes de travail
Nous avons l'occasion de faire preuve d'audace en réimaginant la dynamique du lieu de travail afin qu'elle favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée sans jamais compromettre la communication, la collaboration et les résultats. Et les décideurs économiques doivent tenir compte d'une foule de considérations pour s'adapter à l'évolution constante de l'environnement de travail. Les employeurs doivent faire face aux différents niveaux de fatigue de leurs équipes découlant du fait qu'ils travaillent exclusivement à domicile, ils doivent comprendre la flexibilité et les libertés désormais exigées par leur personnel, ils doivent valoriser l'élévation de l'ordinateur portable comme outil de réunion privilégié et prendre des décisions prudentes quant aux solutions informatiques dont ils auront besoin pour répondre à toutes ces exigences.
Par Lieven Bertier Directeur du marché Workplace chez Barco ClickShare
