La phase de transformation numérique que nous traversons a entrainé une démultiplication du contenu en ligne et des données numériques, avec une claire accélération liée à la crise du Covid-19. Face à cela, les marques de tous les secteurs d’activité doivent constamment adapter leur contenu pour se différencier, tout en restant créatives et en évitant de noyer leurs potentiels clients sous ce dernier. De très nombreux fichiers numériques sont donc créés, modifiés, partagés, et leur gestion peut devenir un véritable casse-tête.
Certaines technologies sont à la disposition des entreprises pour les aider à gérer leurs actifs numériques : le Digital Asset Management (DAM) en fait partie. Solution technologique d’organisation, de stockage et de partage de fichiers numériques dans le cadre d’activités marketing et de vente, le DAM offre aux équipes marketing un meilleur contrôle sur ces derniers, leur permettant par conséquent de gagner en productivité.
Optimiser la gestion des actifs numériques pour gagner en productivité est donc une problématique clé dans le contexte actuel. Entre stockage sur site et DAM en SaaS (Software as a Service, ou Logiciel en tant que Service), quels critères poussent les entreprises à adopter ces solutions ?
Deux modèles de Digital Asset Management : DAM sur site & SaaS DAM
Le DAM sur site est un système interne de DAM, acheté par une entreprise à un tiers pour un montant fixe Les équipes sont ensuite elles-mêmes responsables de la mise en place à la résolution des problèmes. Solution financièrement intéressante, elle demande cependant davantage de maintenance.
Le DAM sur site convient surtout aux entreprises ayant des impératifs spécifiques, tels que l’obligation de respecter des normes de conformité strictes quant aux ressources numériques. Il suppose également l’existence d’un département informatique ayant le temps et les compétences pour gérer ce DAM system, ainsi que des ressources internes suffisantes permettant de maintenir son fonctionnement.
Le SaaS DAM, ou Cloud DAM, est une solution qui semble actuellement plus durable. Logiciel installé dans un serveur distant, il est fourni et géré par un tiers à qui l’on paye un abonnement mensuel. Il offre également des services essentiels comme la formation, la gestion, les mise à jour et la mise à l'échelle des données, et une assistance constante. C’est une solution plus facile et prête à l'emploi : le fournisseur met à disposition l'infrastructure logicielle et l'assistance pour un démarrage immédiat.
Le SaaS DAM est adaptable et financièrement flexible, avec un paiement mensuel correspondant à l’utilisation qui en est faite. À mesure que l’entreprise se développe, de nouvelles ressources sont attribuées adéquatement (sans réelle limite).
Un SaaS DAM de qualité a une gestion autonome. Nul besoin d'une équipe informatique en interne pour gérer le système, puisque le prestataire fournit une assistance permanente et personnalisée. En tant que solution basée sur le cloud, toute personne interne ou externe à l’entreprise ayant l'autorisation peut y accéder en toute sécurité depuis n'importe où, facilitant largement le travail avec des intervenants extérieurs.
Ce système de DAM est enfin particulièrement adapté au contexte majoritairement distanciel dans lequel nous nous trouvons – tendance d’ailleurs amenée à durer. Ces avantages en font l’outil de choix de nombreuses entreprises.
SaaS DAM : la technologie au service de la rentabilité et de la productivité
Chaque équipe marketing se trouve sous pression pour réduire ses dépenses mensuelles et respecter un budget parfois serré. Si le DAM sur site semble plus avantageux, la décision de recourir à une plateforme de gestion d’actifs numériques est accompagnée de calculs précis quant à une meilleure planification des frais.
Dans le cas du DAM sur site, il existe des coûts cachés lies à la gestion du système DAM en interne. Même si l’entreprise dispose d'une équipe informatique qualifiée, cette gestion demande parfois un effort colossal pouvant résulter en un besoin d’embauches supplémentaires afin de maintenir ledit système. De plus, la moindre panne peut mettre les activités de l’entreprise à l’arrêt le temps de gérer le problème, engendrant par conséquent des coûts supplémentaires nécessaires à la reprise des activités et impactant la réputation de l’entreprise. Dans le cas du Saas DAM, le fournisseur peut mettre en place un plan d'urgence adapté à votre entreprise le temps qu'il résolve le problème, le tout dans un délai imparti, impactant la productivité de façon minimale.
La prise de conscience progressive vers des systèmes de gestion d’actifs numériques hors site présente des analogies avec un cheminement précédent. À l’époque de la naissance d’internet, la plupart des entreprises hébergeaient leurs sites sur leurs propres serveurs, comme le fait le DAM sur site pour ce qui est des ressources numériques. Puis, l'hébergement web devenant de plus en plus complexe, les entreprises ont commencé à recruter du personnel informatique pour s'assurer que le système reste opérationnel, sécurisé et mis à jour. Elles se sont ensuite rendu compte de l'inconvénient de posséder leurs propres serveurs et se sont orientées vers l'hébergement web géré, aujourd'hui appelé hébergement cloud. Elles ne paient que ce qu'elles utilisent et stockent leurs fichiers sur un serveur tiers qui répond à leurs besoins en constante évolution, ce que permet le SaaS DAM.
La simplicité d'utilisation et de mise en place, la scalabilité, le niveau d'assistance et la transparence en termes de frais offerts par un système de SaaS DAM en font une solution de choix avec un fort potentiel de ROI pour les entreprises désireuses de tirer profit d'un accès à distance sécurisé, d'autorisations paramétrables et d'une interface utilisateur compétitive pour la gestion de leurs actifs numériques.
Le recours à des technologies de pointe facilitant le travail des équipes marketing présente donc un énorme potentiel en termes de productivité, particulièrement dans un contexte où la concurrence ne cesse de croitre.
Par Andrew Hally, CMO chez Bynder
