À l’ère digitale, où les entreprises ne rencontrent leurs partenaires commerciaux qu'occasionnellement en présentiel, on comprend que les relations humaines, notamment dans un contexte international, peuvent se distendre. Conclure des affaires sur de nouveaux marchés nécessite de pouvoir s’appuyer sur des outils de communication adéquats pour engager et informer les partenaires commerciaux, notamment lors des visioconférences.
La communication multimodale au service de ponts culturels
Une étude récente menée par Culture Wizard a révélé que 62 % des employés d'entreprise travaillaient au sein d’équipes virtuelles composées d'au moins trois nationalités. Une autre étude de SHRM a souligné que 43 % des équipes virtuelles utilisent au moins deux langues, tandis que 22 % en utilisent au moins cinq.Au travers d’un écran, la communication peut parfois être limitée par le manque d'interactions directes et du langage corporel facilitant la compréhension. Lors de réunions impliquant plusieurs langues et cultures, il est essentiel de s’assurer que celle-ci reste claire et captivante.
Il est ainsi fondamental que les entreprises s'appuient sur des méthodes de communication multimodales, associant à la parole l’image, le son, la vidéo et le texte en temps réel, afin de délivrer des messages avec efficacité lors des visioconférences. Des images accompagnant un texte peuvent appuyer un propos, au-delà des barrières linguistiques et rendre une réunion plus inclusive. Les dispositifs dits de smart meeting, qui permettent aux utilisateurs d'utiliser d'autres modes de communication, seront essentiels pour renforcer les interactions.
Maintenir l’engagement grâce à la collaboration interactive
D’après un rapport de Markletic, le maintien de l'engagement des participants au cours de réunions hybrides est l’un des grands défis auxquels sont confrontés 71,1 % des organisateurs. En effet, lorsqu'il y a un mélange de participants en présentiel et virtuels, les entreprises doivent s'assurer que chacun bénéficie d’une expérience égale. Les participants en ligne peuvent avoir le sentiment de ne pas être inclus en raison de la distance physique, et les participants physiques peuvent ressentir une perte de contrôle lorsque les réunions sont dirigées par des participants à distance.Il est alors essentiel de pouvoir s’appuyer sur une technologie de haute qualité, offrant des fonctions interactives poussées. Les moniteurs avancés dotés d'écrans lumineux et de fonctions interactives tactiles permettent aux participants en distanciel d'intervenir visuellement et de formuler des retours et avis en direct. En annotant directement le contenu présenté, les retours deviennent plus intelligibles que de simples commentaires vocaux.
Garantir des résultats productifs grâce à la saisie directe du retour d'information
Essentielles lorsque l'on travaille avec des équipes, des partenaires et des clients internationaux, les réunions en ligne ont tendance à se multiplier. Il est ainsi crucial d’en optimiser chaque minute, afin que chacun puisse tirer au mieux parti de ces rendez-vous pouvant se révéler chronophages. Selon une étude de Microsoft, les réunions inefficaces sont le principal facteur de perturbation de la productivité en entreprise. Les principaux utilisateurs de Teams consacrant jusqu'à 7,5 heures par semaine à des réunions en ligne, il est donc important de faire en sorte que ces moments soient productifs.La capture du feedback peut améliorer la productivité des réunions en garantissant une conservation des échanges et un suivi des actions à mener. Cependant, les actions entreprises au cours d'une réunion peuvent parfois faire l'objet d'interprétations différentes. C'est là que se révèle crucial le rôle des outils permettant de recueillir les feedbacks, rationalisant les processus, et permettant de référencer les idées exprimées.
La technologie au service de la communication interculturelle
La communication est un pilier du développement des entreprises, et encore plus lorsque celles-ci cherchent à se développer à l’international. En s’appuyant sur des dispositifs réunion intuitifs offrant des capacités de collaboration améliorées et une communication multimodale, les entreprises peuvent s'assurer que les réunions sont engageantes, inclusives et productives notamment dans un contexte interculturel, et ce, quel que soit l'endroit où elles se déroulent.Par Guillaume Villeneuve, Regional Sales Director PFU Limited France-Benelux
