Voilà longtemps qu’on nous parlait du télétravail comme de l’avenir. Cependant, qui aurait prédit qu’il allait s’imposer tout d’un coup, devenant la nouvelle « norme » du monde réel.
Selon une récente étude, 20% des personnes travaillaient déjà à distance avant la pandémie de COVID-19. Fin 2021, 71% des collaborateurs télétravaillaient. 54% déclarent qu’ils aimeraient continuer à travailler à distance après le recul de la pandémie. Pour la plupart des entreprises, ce changement représente un challenge technologique, car il faut une nouvelle infrastructure pour faciliter la coexistence de ces trois modes de travail : au bureau, hybride, et à distance.
Les plateformes de gestion de l’information jouent un rôle très important et donnent un nouveau sens à la collaboration et à la communication – en particulier pour les entreprises dont les employés sont répartis dans différents pays, avec des fuseaux horaires éloignés. Un jour, Steve Jobs a déclaré : « Dans les affaires, les grandes choses ne sont jamais faites par une seule personne, elles sont faites par toute une équipe». Mais pour réaliser de « grandes choses », les organisations doivent faire preuve d’une grande communication et utiliser des outils collaboratifs.
Le défi du « partout/tout le temps »
A l’heure où les travailleurs distendent le lien en travaillant à distance, la collaboration a plus que jamais sa place. Ils doivent continuer à travailler ensemble, où qu’ils soient, à toute heure, et avec n’importe quel appareil. Une étude de Gartner de 2021 révèle que près de 80% des travailleurs utilisent des outils collaboratifs – un chiffre en hausse de 40% par rapport au premier trimestre 2020.
Ce changement s’accompagne de défis, et non des moindres. Par exemple, certains travailleurs ont déclaré qu’ils ne pouvaient pas accéder à leurs documents de travail, par manque d’outil collaboratif, et de système de gestion documentaire. Non seulement les travailleurs étaient dispersés, mais leurs documents et leurs données également. Pire, ils n’utilisaient pas la bonne version du document, celle-ci étant perdue dans un volume important de pièces jointes.
Réduire les frustrations grâce à la collaboration
Comment les entreprises modernes peuvent-elles relever ces défis et tirer le meilleur parti des travailleurs distants et sur site ? Grâce à une bonne gestion de l’information.
Les collaborateurs doivent pouvoir échanger l’information facilement et en toute sécurité, tout comme travailler ensemble de manière plus productive. Ils ne peuvent pas le faire si les informations sont bloquées dans les silos de données ou sur un disque dur dans un bureau quelque part.
Il faut un système centralisé accessible par toutes les personnes habilitées, où qu’elles soient.
Maintenir le lien avec les clients
Le tout numérique a pour avantage de permettre de créer une relation personnalisée avec les clients. Par exemple, lorsqu’un client demande un document, l’équipe doit pouvoir le retrouver facilement, de manière sécurisée. Certaines solutions de gestion de l’information permettent aux personnes autorisées d’accéder à l’information qu’elles soient internes à l’entreprise ou externes, via des digital workplaces par exemple.
Ce genre d’outil a contribué à préserver la collaboration durant les deux dernières années, malgré les perturbations liées à la pandémie de COVID-19.
Les travailleurs donnent le meilleur d’eux-mêmes lorsqu’ils ont les bons outils.
Par Nicholas Child, Vice President of Hubshare chez M-Files
