L’automatisation de la finance, un pré-requis
On ne le répétera jamais assez : le DAF doit évoluer vers une fonction de partenaire stratégique de son entreprise et s’émanciper d’un rôle de « simple » gestionnaire de chiffres. Pour ce faire, il faut lui libérer du temps. Les fonctions de base telles que le contrôle des coûts et l’exactitude des profits et des pertes doivent de fait être automatisées et mises à jour en temps réel. Sauf que cela est loin d’être une réalité pour les entreprises. On sait en effet que la plupart des PME s’appuient encore sur un processus manuel pour gérer les dépenses : 43 % d’entre elles recourent à des tableurs Excel ou Google Sheets, tandis que 19 % des PME disent n’utiliser aucun logiciel de gestion des dépenses. Il est pourtant avéré que la méthode manuelle, en plus d’être chronophage, augmente drastiquement le risque d’erreurs.La première étape pour devenir un DAF 4.0 est donc de s’interroger sur la bonne implémentation d’un processus automatisé au sein de son entreprise. Une étude McKinsey indique que près de 60 % des activités financières peuvent être entièrement (40%) ou majoritairement (17%) automatisées à l'aide des technologies disponibles actuellement sur le marché pour permettre aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Dans ce contexte, des solutions existent en vue de transformer le modèle traditionnel de gestion des dépenses et permettre aux entreprises d'optimiser le temps et les processus afin que les équipes financières puissent se concentrer sur des prises de décision et des orientations plus stratégiques. Par exemple, avec les cartes à puce virtuelles et physiques, les employés peuvent acheter ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, il leur suffit de prendre une photo du reçu pour le télécharger dans une application. Ce type de technologie offre aux employés une solution intuitive pour déclarer leurs dépenses professionnelles et soulager les managers et les équipes financières qui, autrement, devraient approuver chaque dépense au fur et à mesure. Dès qu'une carte est utilisée, les responsables peuvent consulter les détails de chaque achat, ainsi que son impact sur le suivi, les prévisions et les analyses financières à l'échelle de l'entreprise. Celle-ci détient ainsi une visibilité instantanée de toutes les dépenses, tandis que les équipes financières et les directeurs financiers se concentrent sur les questions importantes.
Il est donc temps de passer d'une analyse financière basée sur les fichiers Excel linéaires à une approche digitale et collaborative. Mais une fois les données collectées, comment les comprendre et se les approprier ?
La « data visualisation », une plus grande visibilité
C’est précisément à ce stade qu’intervient la data visualisation, laquelle désigne une représentation visuelle des données pour en simplifier la compréhension. Il s’agit d’un élément essentiel pour faciliter la distribution de l’information et son exploitation. Dans cette perspective, là encore, le DAF occupe un rôle de coordination et de prescription essentiel.En s’appuyant sur des solutions d’informatique décisionnelle souvent dotés d'outils de data visualisation, le DAF peut ainsi déployer de manière fluide et intuitive ses tableaux de bord. En mettant à sa disposition des tableaux de bords de pilotage, et grâce à l’automatisation préalablement mise en place, le DAF dispose des indicateurs de performance clés, sans devoir passer par des feuilles de calculs statiques ou effectuer des analyses manuelles chronophages. L’autonomie et l’agilité prévalent alors au sein de l'entreprise.
L’appropriation des données financières via les outils de data visualisation est ainsi perçue, à raison, comme une composante essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Toutefois, elle ne doit pas seulement servir au suivi de l’activité et des performances. L’utilisation optimale de la data une fois visualisée doit également permettre d’établir des projections. Et c’est là qu’entre en jeu la troisième et dernière partie du tableau : l’analytique.
L’analytique, prémisse d’une vision stratégique claire pour l’entreprise
L'analytique consiste à tirer parti d'outils et de logiciels d’analyse avancés afin d’en obtenir des informations prospectives. En somme, elle vise à exploiter les données étudiées pour finalement proposer une vision sur la direction que devrait prendre l'organisation à l’avenir.Une analyse statique limitée au seul reporting ne suffit plus : Le département financier doit faire preuve d’anticipation, et désormais opter pour une analyse dynamique visant à délivrer du prédictif. A ce stade, seule la technologie combinée à l’expertise du DAF permettent de l’accomplir. De par sa position au carrefour de tous les services de son entreprise, le rôle du DAF permet d’aborder toutes les composantes de la performance, de la gestion des stocks à l’anticipation des risques en passant par l’analyse des comportements des clients et les nouvelles opportunités de croissance.
Dans l’inconscient collectif, la finance et la comptabilité se résument seulement à des grands livres de comptes, des rapports annuels, et des graphiques descriptifs sur PowerPoint. Ces rapports fournissent certes des photographies rétrospectives de l'entreprise et sont utilisés pour aider la direction à comprendre l'état actuel de l'entreprise. Toutefois, le rôle moderne d’un département financier, surtout lorsqu’il s’appuie sur des outils d’analytique et d’intelligence artificielle, doit aller bien au-delà. En effet, selon une étude de McKinsey 41 % de la production du département financier est liée à des analyses qui n’ont rien à voir avec la finance. Déjà en 2017, le livre blanc de la Harvard Business Review "Advanced Analytics and the CFO" mentionnait que la capacité de la finance d'accroître sa contribution à la valeur de l'entreprise dépendrait de sa capacité à s’approprier l’analytique prédictive.
Un changement de paradigme est essentiel : le DAF ne peut plus se définir seulement comme le responsable des finances de l’entreprise, mais comme un stratège proposant des analyses descriptives, prédictives, voire prescriptives.
Avec l’automatisation, le DAF se décharge de tâches chronophages afin de se recentrer sur la valeur ajoutée de son métier. Avec la data visualisation, il s’offre une visibilité incontournable lui permettant d’accéder facilement à des données pertinentes et mises à jour en temps réel. Avec les bons outils, il peut utiliser les analyses présentes et passées pour planifier l’avenir de l’entreprise.
Automatisation, data visualisation, analytics, ce triptyque du DAF 4.0 constitue un véritable défi pour le département financier de n’importe quelle entreprise. Il n’en reste pas moins que chaque partie du tableau est unie par un dénominateur commun : la technologie.
Par Alvaro Dexeus, Responsable de l’Europe du sud chez Pleo
