La crise de Covid-19 a précipité l’accélération de la transformation numérique pour la plupart des entreprises, en les incitant à redoubler d’efforts pour maintenir le niveau d’activités et rester compétitives. Dans ce contexte, la démocratisation de l’adoption du cloud, l’utilisation de nouvelles technologies basées sur l’IA et le machine learning, et la généralisation du télétravail ont provoqué une hausse brutale du volume de données dans les entreprises. D’ici 2025, ce volume atteindra les 180 zettaoctets.
Aujourd’hui, le constat est sans appel : 80 à 90 % des données dont les entreprises disposent sont non structurées et leur gestion représente une difficulté pour 95 % d’entre elles. Les organisations doivent faire face au « chaos de l’information » (selon le rapport 2021 de l’AIIM). Face à cet enjeu, les solutions de gestion de contenus (ECM) soutenues par des services intelligents, dits cognitifs, représentent une alternative, car elles viennent accompagner les entreprises en utilisant l’IA et le machine learning. L’objectif recherché est de mettre en place des stratégies de gestion intelligente de l’information.
Optimiser la gestion des contenus d’entreprise à l’aide de technologies intelligentes
Parmi les principaux objectifs des entreprises aujourd’hui, exploiter au maximum la valeur des informations dont elles disposent et automatiser les missions les plus répétitives pour optimiser les processus métier sont les deux priorités. À terme, les collaborateurs devraient pouvoir se focaliser sur des tâches à forte plus-value pour que leurs entreprises deviennent encore plus compétitives. Pour répondre à ces enjeux, les organisations placent désormais au cœur de leur stratégie le recours à une suite ECM numérique unifiée exploitant au maximum les capacités des nouvelles technologies.
Ces services cognitifs occupent une fonction majeure dans la mise en place de stratégies de gestion intelligente de l’information. Ils peuvent être utilisés dans la classification, l’extraction et l’archivage de documents, ainsi que dans la détection de contenus identiques et la recherche intelligente. Les collaborateurs ne perdent plus de temps sur les tâches chronophages, et les organisations peuvent exploiter au maximum leurs données, réduire les risques en matière de conformité ainsi que ceux inhérents aux erreurs humaines.
Mais le manque de profils compétents dans le secteur IT est une difficulté majeure pour les dirigeants dans la mise en place de services cognitifs. Il devient essentiel de délimiter l’expertise nécessaire des équipes en matière d’IA, en intégrant ces services intelligents au sein d’une plateforme d’ECM centralisée, avec un paramétrage simplifié contenant des règles métiers adaptées à chaque entreprise. Il faut également prendre en considération l’utilisation du machine learning ou apprentissage automatisé également disponible en tant que service (MLaaS) au sein de ces solutions.
Une gestion des contenus d’entreprise optimisée par les services cognitifs
En fonction des secteurs, le volume de données traité peut être considérable. Ainsi, pour des raisons de conformité, les banques ont, par exemple, besoin de gérer un volume colossal de données non structurées telles que les papiers d’identité de leurs clients. Le recours à des processus manuels pour classer ces documents et en extraire les données importantes est encore très courant malgré les aspects fastidieux et répétitif des tâches en question. L’utilisation de services cognitifs tels que la reconnaissance textuelle ou le traitement d’images permet d’optimiser les performances et de perfectionner la gestion des risques.
En attribuant des métadonnées aux documents grâce à une plateforme d’ECM unifiée, les acteurs du secteur financier peuvent structurer et archiver ces documents en fonction de règles métiers préétablies et spécifiques. L’IA classe automatiquement les documents grâce au machine learning, et automatise les tâches chronophages. Ce procédé limite les risques d’exposition aux erreurs humaines et aux peines encourues en cas de non-conformité.
Pour l’ensemble des secteurs d’activité en France, l’article 153 de la loi de Finance 2020 impose aux entreprises, à partir de 2023, l’échange électronique des factures pour faciliter le traitement et la collecte de la TVA. Les entreprises devront donc s’adapter à cette règlementation, en utilisant un service intelligent d’automatisation des factures. Ce service fait par ailleurs partie de l’ensemble des solutions qui composent une suite ECM. À la dématérialisation des factures s’ajoutent la détection, la recherche, l’extraction, la classification et l’archivage simplifié et efficace des données de facturation qui permet aux entreprises de garantir leur conformité logistique. Enfin, dernier maillon de la chaine, les connecteurs ERP qui optimisent les processus métier d’un bout à l’autre de la chaîne logistique, et s’imbriquent dans la stratégie globale de gestion intelligente des documents.
L’utilisation d’une plateforme de gestion des contenus numérique dotée de services cognitifs intelligents intégrés permet aux organisations de répondre à l’explosion des volumes de données, causée par l’accélération de la transformation numérique. Ces services leur permettent d’exploiter pleinement la valeur ajoutée de leurs contenus d’entreprise et de s’engager dès maintenant sur le chemin de la gestion intelligente de l’information.
Par Xavier Doulaud, Directeur France chez SER Group
