Depuis quelques années, l’État français pousse les collectivités territoriales (mairies, intercommunalités, départements, régions) à se moderniser en adoptant les nouvelles technologies. La promesse : simplifier le quotidien des agents publics et améliorer le service rendu aux usagers.
Aujourd’hui, la transformation du secteur public ne repose plus uniquement sur des initiatives gouvernementales. Les acteurs publics locaux en ont bien compris les enjeux et les bénéfices, notamment ravivés durant la pandémie. Les établissements publics redoublent donc d’efforts pour se moderniser.
Pour les accompagner dans leur transformation, les éditeurs de logiciels se positionnent, avec des solutions variées, plus ou moins structurantes. Mais il convient néanmoins de porter un œil éclairé sur ces outils, qui présentent bien souvent quelques limites.
Des solutions numériques variées, mais pas exhaustives
Pour avoir rencontré et discuté avec bon nombre d’acteurs publics, j’ai pu constater que l’on retrouve, dans les collectivités et mairies, trois grands types de solutions numériques. Celles-ci dépendent bien souvent de la taille des établissements.
- Les plus grandes collectivités territoriales, on trouvera des logiciels type GED, ERP ou SIRH. Ceux-ci sont souvent conçus pour le secteur public et couvrent des besoins classiques tels que la gestion des documents, de la comptabilité, de la paie, des congés ou encore la dématérialisation de factures.
- D’autres acteurs misent sur des logiciels ultra verticalisés, pour répondre à des besoins très précis, en lien avec les compétences de la structure : par exemple une solution dédiée uniquement au pilotage de l’action sociale dans les départements, à l’optimisation des transports publics dévolue aux régions ou à la gestion des concessions de cimetières qui appartient entre autres aux mairies.
- Enfin, une majorité d’établissements utilise encore des outils “maisons”. (Rappelons-le, le secteur public enregistre encore un certain retard en matière de digitalisation, même si nous n’avons pas encore de chiffres relatifs à l’accélération potentiellement impulsée par la pandémie.) Ces outils sont développés ou installés ponctuellement par les agents, sans vision transverse entre les services, pour pallier le manque de solutions adaptées. Ce peut être un fichier Excel permettant de suivre les réservations de matériel informatique ou un outil gratuit, déniché en ligne, pour accéder aux fichiers cadastraux.
Dans les trois situations citées, la problématique est identique : les outils numériques en place ne couvrent pas l’ensemble des besoins métiers. Soit parce qu’ils proposent des fonctionnalités larges et ne prennent pas en compte les “petits” besoins du quotidien. Soit, au contraire, parce qu’ils s’attachent à des problématiques trop spécifiques, forcément trop nombreuses pour être couvertes de manière exhaustive. Et c’est ainsi qu'apparaissent les trous dans la raquette dans le quotidien des agents…
Comment combler les “trous dans la raquette” ?
Tel que je vous dépeins le tableau : trouver la solution idéale, celle qui couvrirait à la fois les fonctions support et tous les besoins des métiers, semble être mission impossible…
En tout cas, si l’on réfute la possibilité de multiplier les outils digitaux, avec les difficultés d’interfaçage que cela suppose et les renvois de balles bien connus entre les éditeurs en cas de difficulté d’interconnexion. Et puis, l’investissement que cela supposerait (en termes d’acquisition, abonnement, paramétrage, maintenance) et la complexité que cela ajouterait au système d’information (SI) et aux utilisateurs.
Dans le cas où l’établissement est équipé d’un logiciel ERP ou SIRH, il existe la possibilité de paramétrer l’outil pour l’adapter aux besoins. Seulement voilà, faire appel à l’éditeur pour personnaliser la solution ou développer une fonctionnalité sur mesure est là encore un investissement conséquent que ne peuvent pas se permettre les acteurs publics dont les sources de financement se contractent d’année en année.
D’après moi, il est possible de sortir de cette impasse, en déployant une solution capable de répondre à des besoins très précis et totalement interfaçable avec le SI ou les applicatifs existants. Parmi les sujets à traiter en priorité :
- La gestion du patrimoine (suivi de la maintenance, contrôles réglementaires, interventions auprès des bâtiments ou véhicules…).
- La gestion de la relation usager (déclaration des irritants, risques environnementaux, gestion administrative de la scolarité…).
- La gestion interne de l’établissement (signature manuelle de dossiers conséquents, gestion du personnel, plans de formation, entretiens individuels…).
Le BPM pour répondre aux besoins sur mesure du monde public
Les solutions de BPM (Business Process Management) répondent sans difficulté aux besoins de collaboration intra ou inter-services que l’on trouve dans les collectivités. Celles-ci permettent de digitaliser les processus métiers quels qu’ils soient : du plus basique au plus complexe. Elles doivent s’intégrer aux éventuels logiciels en place (l’idéal étant de procéder par API pour plus de simplicité).
Autre point clé : le No-code. De plus en plus répandu dans le monde du logiciel, il aide les établissements publics à être davantage autonomes dans leurs outils informatiques. Un logiciel BPM No-code est un vrai plus pour créer rapidement et utiliser des applications sur mesure, sans la moindre connaissance en programmation.
Enfin, le mode SaaS est selon moi à privilégier dans le secteur public. L’accessibilité est optimale pour les agents présents sur différents sites ou travaillant à distance, sans rien négliger en matière de gestion des droits d’accès et de sécurité des données et des applications. Il appartient aux collectivités territoriales de choisir à cet égard un éditeur assurant un cloud de confiance souverain, comme l'État les y engage fortement, et des équipes de déploiement pleinement rompues aux rouages du secteur public et des spécificités métier et réglementaires du secteur.
Par Franck Desnoues, Directeur commercial de DAMAaaS
