Le monde professionnel moderne ne peut plus fonctionner sans les applications utilisant le cloud. Si elles ont déjà intégré ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent aujourd’hui passer à l’action et généraliser leur numérisation .
Du côté des processus d’accords, choisir la numérisation permet de rassembler tous les aspects liés aux contrats au même endroit. Bien au-delà d'une signature "simple", il s'agit d'applications avancées telles que les signatures électroniques avancées et qualifiées, la génération de documents, la gestion des contrats, les accords dits « clickwrap » ou « en un clic » et même les paiements qui peuvent être gérés directement pendant le processus de de signature électronique. Grâce à l'IA, les contrats peuvent ainsi être analysés en profondeur. Cela permet à toutes les parties concernées d'avoir une meilleure vue d'ensemble et donc de travailler de manière plus flexible et plus efficace. Par ailleurs, les contrats commerciaux confidentiels nécessitent un niveau de sécurité accru. Niveau qui est plus élevé dans le cloud que pour les contrats papier, à condition que les directives de sécurité correspondantes soient appliquées.
Plus sûr que le papier : une plateforme de contrats dans le cloud
Quels sont les mécanismes de sécurité nécessaires pour que les contrats importants soient dans le cloud ? L’accès aux documents doit tout d'abord être sécurisé par une authentification à deux facteurs et générer des pistes d'audit électronique solides. En principe, tous les contrats contiennent des données sensibles, comme des noms, des adresses et bien sûr des informations confidentielles. La régulation RGPD a imposé des normes concernant la conservation, la gestion et la consultation des données personnelles. Lorsque les entreprises traitent de telles données, elles doivent s'assurer que les solutions utilisées y sont conformes et qu'elles respectent toutes les autres directives de sécurité de l'UE. C'est pourquoi les plateformes contractuelles doivent également utiliser des technologies de cryptage très puissantes.
Et qu'en est-il des failles de sécurité potentielles ou même des attaques de pirates ? Aujourd’hui, nous savons collectivement qu’il est impossible de se prémunir complètement des cyberattaques. L'essentiel est toutefois de les détecter le plus rapidement possible et de maintenir à tout moment l'activité de l'entreprise. Les experts en sécurité peuvent détecter à temps les événements inhabituels à l'aide d'analyses avancées et prendre ainsi les mesures nécessaires en temps voulu. Pour les entreprises, c'est donc la vigilance qui fait la différence ! Les entreprises doivent donc se concentrer encore plus sur la construction d'une résilience commerciale afin que les processus critiques continuent à fonctionner même en cas de problème.
La gestion des contrats fait partie de ces processus importants. Une panne, une indisponibilité ou un ralentissement de cette partie des activités peut causer de nombreuses pertes financières. Sa sécurisation est donc un enjeu majeur pour l’entreprise.
Plus que la somme des parties : la sécurité dans l'écosystème
De nos jours, la sécurité doit être pensée à travers tout l'écosystème. Un écosystème se compose par exemple de fabricants, de partenaires, de distributeurs et de clients et peut souvent être très complexe. Et ces partenaires ont souvent des concepts de sécurité très différents. Cependant, en matière de sécurité, la règle est qu'une “chaîne est aussi forte que son maillon le plus faible”.
Les entreprises ne peuvent relever ces défis qu’avec des solutions technologiques appropriées. Il existe une base indispensable à tout écosystème : la confiance. C'est particulièrement vrai pour les acteurs qui émettent des contrats. Si vous ne faites pas confiance à votre partenaire, vous n'entamerez probablement pas de négociations contractuelles. Les concepts de sécurité communs requièrent cette même confiance. Pour établir un niveau de sécurité élevé dans les écosystèmes, il faut d'abord commencer au sein de sa propre entreprise et examiner ses propres réglementations, pour ensuite s'orienter progressivement vers le reste de l'écosystème. Il s'agit d’avoir conscience que chaque entreprise partenaire contribue à la sécurité commune, mais aussi chaque collaborateur. Par conséquent, l’entreprise devra s’assurer de donner les bons outils aux collaborateurs pour qu’il mette sa pierre à l’édifice, avec une formation complète sur la manière de traiter les e-mails suspects par exemple.
Pour construire un niveau de sécurité commun dans l’écosystème, les entreprises doivent être prêtes à partager des informations sur leur état de sécurité actuel, y compris des informations sur les vulnérabilités potentielles. De manière générale, il est important d'établir et de maintenir un contact relationnel avec ses partenaires. C'est la seule façon de travailler ensemble à une amélioration et de trouver rapidement une solution commune en cas de problème. Enfin, les outils de sécurité jouent également un rôle : les entreprises doivent s'assurer que tous les partenaires importants de l'écosystème utilisent des outils de surveillance en temps réel afin de détecter le plus rapidement possible les attaques potentielles.
Si les entreprises collaborent en toute confiance sur le thème de la sécurité, alors elles seront bien équipées pour les années à venir.
Par Mihály Gündisch, Regional Vice President chez DocuSign
