Les éléments multimédias (photos, vidéos, infographies, gifs animés, etc.) sont omniprésents dans différents métiers et en particulier le marketing et la communication. Toutes ces ressources sont-elles bien optimisées. Spécialisé dans le management de l'information numérique, Archimag, propose un Guide pratique pour que cet actif numérique crée de la valeur.
Fin 2019, Archimag avait mené une enquête auprès de 150 organisations sur les usages du Digital Asset Management (DAM). Principal constat : 63 % des organisations n’étaient pas encore équipées d’une solution de DAM.
Une sur quatre était simplement en train de se renseigner sur le sujet et une sur dix seulement était à la recherche d’une solution. C’est la preuve que le terrain du DAM reste à défricher et à évangéliser pour les éditeurs de solutions.
Articles de presse, cartes, vidéos, rich media, éléments 3D… Les entreprises accumulent en permanence des ressources. Ce sont cependant les photos qui sont en très grande majorité présentes dans les fonds multimédias.
Mais leur gestion reste empirique. L’étude d’Archimag indiquait que les trois principaux outils utilisés étaient :
- Une base de données « maison » (30,5 %)
- Des dispositifs de stockage partagés (13,5 %)
- Une solution de GED (7 %).
Ces fonds constituent une richesse, mais qui est très mal exploitée. Il est important pour les organisations de les numériser, de les indexer et de gérer les droits associés aux images.
Proposé dans sa collection de Guides pratiques, ce guide intitulé « Gérer et valoriser ses ressources multimédias » présente en 68 pages un tour d'horizon des méthodes et outils visant à numériser, gérer et valoriser son patrimoine audiovisuel constitué d'une multitude d'actifs numériques.
Ne pas négliger l’indexation
Pour Archimag, c’est l'occasion de rappeler que les documents multimédias peuvent être mis au profit du développement des entreprises, de la communication et du marketing, mais aussi des bibliothèques, archives et autres acteurs du patrimoine.
Cet ouvrage revient sur le processus de numérisation, auquel les organisations ne peuvent échapper, et propose une véritable méthodologie pour bien cadrer cette démarche : identification des critères du projet de numérisation, réalisation d'un fichier de récolement, élaboration du cahier des charges, choix du matériel et, surtout, du prestataire, test et contrôle qualité.
Toutes ces étapes sont ainsi passées en revue de façon détaillée et illustrées d'exemples concrets. Mais la numérisation n'est qu'une première étape dans la valorisation des ressources multimédia !
En effet, un actif numérique n'a aucune valeur sans ses métadonnées (les caractéristiques qui le décrivent). Son indexation ne doit pas être négligée et doit tenir compte de plusieurs critères : respect des normes en vigueur, types de métadonnées, stockage des informations, etc.
Il existe de nombreuses solutions pour mieux gérer cet actif. Ce guide revient sur chacun de ces outils et propose de s'arrêter plus longuement sur les DAM, moins bien connus et pourtant particulièrement efficaces dans la gestion des fichiers multimédias numériques.
Enfin, il ne faut pas négliger l'aspect juridique. « Les droits associés aux images sont à prendre en compte systématiquement, dès l'entrée dans la base et pour toute utilisation, partage ou valorisation », souligne Michel Remize d’Archimag.
Source: Archimag
