45 % des services de paie font face, depuis la pandémie, à une augmentation du volume de questions reçues de la part des salariés. Et en même temps, la moitié des services chargés de la paie souffrent d’une pénurie de personnel. Résultat, seule une entreprise sur trois (33 % contre 52 % en période pré-COVID) signale enregistrer une précision de 90 % ou plus dans le calcul de la paie.
Réalisée pour le compte d’ADP (Automatic Data Processing), spécialisé dans les solutions de gestion du capital humain, l’étude « Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie » montre une activité en tension. C’est le constat de 1 486 cadres supérieurs (dans 16 pays) travaillant à un degré ou à un autre dans la gestion de la paie au sein de leur entreprise.
4 jours de travail par semaine
Or, sans une paie juste, versée en temps et en heure, l’accord essentiel entre un salarié et son employeur finirait par être rompu. Et ce constat avait déjà été relevé en 2021 : 61 % des personnes interrogées avaient indiqué recevoir trop de demandes et 24 % reconnaissaient avoir du mal à les traiter du fait de leur volume.Et ce problème est toujours d’actualité : cette année, les équipes paie sont 45 %,
à affirmer que depuis la pandémie, le volume de questions reçues de la part des collaborateurs a augmenté. Les questions des salariés concernent principalement :
- le versement du salaire pour s’assurer qu’il correspond bien aux
heures travaillées (26 %) - les avantages sociaux (18 %)
- les retenues à la source (15 %)
- les erreurs liées au salaire net, que ce soit un manque ou un trop-perçu (14 %).
Non seulement les équipes paie souffrent d’une pénurie de personnel, mais en plus, elles n’emploient pas leur temps de la manière la plus efficace. Parmi les tâches qui requièrent le plus de temps, sont citées :
- la collecte (38 %)
- la saisie de données (26 %).
« Face à des organisations du travail de plus en plus complexes qui évoluent toujours plus rapidement, la transparence, la précision et l’efficacité dans la gestion de la paie sont plus que jamais essentielles », lit-on dans ce rapport.
Mais comme d’autres secteurs, la pénurie impacte ce service : 37 % des entreprises ont perdu plus de 10 % de leurs effectifs affectés à la gestion de la paie au cours des deux dernières années.
Lutte contre des erreurs : pas une priorité
Pour pallier cette pénurie de talents, 72 % des organisations font monter en compétences des collaborateurs déjà affectés à la gestion de la paie et 64 % forment du personnel issu d’autres services.Logiquement pour ADP, l’externalisation apparait comme une solution : dans les entreprises qui n’ont pas externalisé leur processus de paie, à peine une personne interrogée sur trois (33 %) signale enregistrer une précision de 90 % ou plus dans le traitement de la paie dans l’ensemble des pays où leur entreprise est installée, alors qu’elles étaient 52 % avant 2020.
Les entreprises qui gèrent leur paie en interne ont parfaitement conscience qu’il s’agit là d’un problème sérieux, et beaucoup ont pris des mesures pour mieux détecter les erreurs et réduire leur nombre.
La preuve, près de 7 sur 10 (69 %) affirment avoir mis en place des audits internes plus fréquents au cours des trois dernières années, tandis que 61 % ont conduit des enquêtes auprès de leurs salariés.
Pourtant, la plupart des organisations ne font toujours pas de la lutte contre ces erreurs une priorité : seuls 36 % souhaitent améliorer la précision de la paie au cours des deux ou trois prochaines années.
« Avec une meilleure communication et des outils de clarification des bulletins de paie, les entreprises pourraient non seulement faire gagner du temps à leurs salariés et à leurs services de paie, mais elles développeraient également davantage leur capacité à répondre et à s’adapter à l’évolution permanente des modes de travail », affirme ADP.
Prioriser la sécurité des données
L’importance de la sécurité des données dans la gestion de la paie ne peut être ignorée et celle-ci devrait constituer un secteur d’investissement important dans les années à venir.
Près de la moitié (44 %) des personnes interrogées ont l’intention d’améliorer la sécurité des données de leurs opérations de paie au cours des deux ou trois prochaines années.
Cependant un tiers (30 %) des entreprises ne comptent aucun salarié doté de compétences spécifiques en sécurité des données dans son équipe paie, mais affirment vouloir y remédier.
Au-delà de l’amélioration de l’expérience collaborateur, cela permet de libérer du temps aux équipes RH qui peuvent se concentrer sur les besoins directs de leurs salariés : que ce soient leurs questions du quotidien, mais aussi leurs besoins de formation ou d’évolution, éléments clés pour retenir les talents dans l’entreprise.
