Face à la conjoncture économique actuelle, les entreprises se penchent sur leur fonctionnement interne et recherchent des solutions pour travailler plus efficacement. Selon moi, une approche se démarque en aidant les entreprises à croître tout en réduisant les coûts. Il s'agit du lean management, dérivé du système de production de Toyota.
Le groupe Toyota s'est efforcé de produire des automobiles aussi vite que possible tout en éliminant les pertes de temps et d'énergie de ses salariés ainsi que les pertes financières du groupe. Les concepts de base ont évolué à travers le temps et ont inspiré une approche à long terme du lean management, un processus utilisé pour identifier et éliminer les étapes non nécessaire d'un processus de travail. Cela permet aux travailleurs de se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée.
Le lean management moderne repose sur trois principes majeurs :
- L'amélioration est un processus continu et une organisation doit accepter de modifier un processus qui existe déjà.
- Les organisations doivent évaluer et mesurer toutes les actions entreprises pour améliorer les processus futurs et éliminer le gaspillage.
- Les organisations doivent créer de la valeur pour les clients et y parvenir le plus rapidement possible. C'est possible en optimisant la communication et en impliquant les employés dans le processus, de la planification à la mise en œuvre, pour analyser les résultats.
Ces principes créent des boucles de rétroaction qui permettent à l'organisation de générer des processus plus efficaces dans la durée et conduisent à une agilité organisationnelle. L'agilité intervient lorsque les organisations peuvent rapidement faire face aux changements du marché et saisir les nouvelles opportunités. Il modifie leur processus de manière homogène sans compromettre la coordination de l'équipe ou sa productivité.
Approfondissons un peu ces principes de base.
Les processus sont vos amis
Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous pensez aux processus ? Certains pourraient associer les processus à un comportement rigide ou à une manière d'accomplir des tâches sur la base de ce qui a été fait précédemment. Ceci donne un mauvais éclairage de ce que sont les processus. En eux-mêmes, les processus ne sont pas le problème. En fait, les processus sont importants pour qu'une entreprise puisse fonctionner efficacement. La clé, ici, est la capacité à ajuster les processus pour faire face aux perpétuels besoins d’évoluer.
Le lean management encourage en permanence les équipes à remettre en question la « normalité » et à s'améliorer sur une base régulière. À la longue, les essais et les erreurs sont générateurs d'innovation et de processus plus efficaces.
Tout mesurer
Les essais et les erreurs s'avèrent plus efficaces lorsque vous pouvez évaluer les résultats et utiliser ces données pour décider de la meilleure façon de procéder. Le fait d'être animé par la recherche de résultats et la réalisation des objectifs permet d'avoir une idée précise de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Grâce au lean management, vous pouvez évaluer tous les processus pour voir ce qui nécessite une amélioration de sorte que les défis soient mis en lumière et que les succès soient célébrés.
Selon une étude récente de Accenture, 54 % des dirigeants de C-suite disent que « l'amélioration de leur capacité d'analyse leur permet d'avancer vers une culture de partage des données et d'être en mesure d'analyser les opérations globalement et en temps réel. »
Transparence et inclusion
L'efficacité d'une boucle de rétroaction est directement proportionnelle à celle des personnes impliquées. Toute personne impliquée dans un processus doit être également impliquée dans sa boucle de rétroaction. Cependant, pour être des contributeurs efficaces, les membres d'une équipe ont besoin de travailler dans un environnement transparent, avec une information accessible à tous.
C'est à ce niveau que le lean management entre en action. Il permet à tous les intervenants de savoir où en sont leurs projets. De plus, les gens peuvent travailler de façon autonome car ils ne dépendent pas des autres pour obtenir une information.
Lean dans les solutions avec peu de code/sans code
Mettre en place efficacement le lean management requiert des entreprises qu'elles rationalisent leurs processus de transformation numérique et adoptent de nouveaux outils pour travailler plus efficacement. Cela signifie que les équipes doivent bénéficier de toutes les ressources nécessaires pour adapter, construire, et mesurer leur travail et leurs processus.
Les solutions avec peu de code/sans code permettent aux équipes de mettre en œuvre leurs actions sur la base des principes et objectifs du lean management. Elles donnent aux équipes les moyens de construire rapidement des solutions complexes sans pour autant être des technophiles.
Tous les intervenants ont accès aux informations dont ils ont besoin. Ils peuvent voir les succès et les défis des processus de changement et sont en mesure de personnaliser ces solutions pour répondre à leurs besoins. Tout cela améliore l'efficacité de l'organisation. Réfléchir à cela, de la responsabilisation des salariés à la mise en œuvre des changements, est ce qui aidera une organisation à atteindre ses objectifs efficacement.
Par Gad Amar, Directeur Régional France & Benelux chez monday.com
