Pourquoi et comment enclencher la facturation électronique dans les PME ?

A compter du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront passer à la facture électronique. Une mesure prise pour juguler la perte de TVA estimée à environ 20 milliards d’euros chaque année. Avec la nouvelle loi, qui définit le cadre juridique de la généralisation de la facturation électronique, les entreprises doivent s’engager dans une transformation importante de leur système de facturation. Si les grandes entreprises, disposant de moyens importants, seront “dans les clous”, les PME auront sans doute plus de mal à suivre, tant les changements sont importants. Il faut donc les accompagner pour leur permettre de remporter ce nouveau challenge !

Déjà, depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination des entités publiques au format électronique, en vue de faciliter leurs collectes. Pour ce faire, elles doivent, pour être payées, soit envoyer directement leurs factures au portail public de facturation Chorus Pro, soit recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire (plateforme privée) qui se charge de gérer les envois de factures vers la plateforme publique. Ce dernier assure les échanges dématérialisés des factures entre les entreprises et les administrations (État, collectivités territoriales, hôpitaux…), ainsi que le suivi des paiements.

Dans la continuité de ce qui s’est fait avec le monde public, la mise en œuvre de l’ordonnance du 15 septembre 2021 va imposer à toutes les entreprises le recours à la facture électronique.

Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter les factures au format électronique, puis, progressivement, suivant leur taille, n’émettre que des factures électroniques. De plus, elles ne pourront plus envoyer en direct à leurs clients leurs factures mais auront l’obligation de passer par des plateformes intermédiaires pour les transmettre à leurs destinataires et de fournir, en parallèle, les données de factures ou de transactions à l’administration fiscale (contrôles fiscaux).

Une opportunité bénéfique pour les PME

Même si les PME peuvent craindre de s’y perdre, la facturation électronique se révélera pour elles bien plus bénéfique qu’il n’y paraît et notamment pour celles qui sont parfois en retard en termes de dématérialisation et de Gestion Electronique de Documents :

• D’un point de vue financier tout d’abord, la transmission numérique réduira considérablement les coûts de traitements et d'affranchissements de courrier.
• Le dispositif imposera aux PME une meilleure “hygiène financière”, car il nécessitera une traçabilité des différentes étapes des processus de vente ou d’achat, du bon d’achat jusqu’au paiement final, ce qui améliorera le contrôle interne.
• Le numéro de SIRET du client, obligatoirement présent sur chaque facture, permettra plus facilement d’identifier le débiteur avec la création d’annuaires fiables.
• L’identification des documents en amont permettra d’anticiper les décaissements à venir, sans attendre la réception de la facture fournisseur, ce qui améliorera considérablement la gestion prévisionnelle de trésorerie.

Une réelle opportunité, pour les PME, d'enclencher un processus de GED, avec de véritables règles de classements.

Les plateformes de dématérialisation : comment bien la choisir ?

Ces changements importants vont amener sur le marché de nouveaux acteurs de la facture électronique et notamment des plateformes privées partenaires de l’administration. Se pose alors les questions sur la certification pour devenir plateforme reconnue par l’Etat, sur les formats de documents qui seront acceptés... Pour le moment, beaucoup de ces questions sont encore en suspens et devraient être réglées au premier ou au second trimestre 2022.

Il est acquis aujourd’hui que deux canaux de transmission seront autorisés : soit passer par la plateforme de l’Etat qui acceptera trois formats de documents (Factur-X, C2I et EB), soit passer par un prestataire « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (PDP) et qui acceptera tous les flux existants et les retranscrira dans les 3 formats attendus par l’Etat.

Cette obligation n’est pas à prendre à la légère et suppose de bien choisir sa solution technique. Choisissez de préférence celle qui vous proposera une automatisation complète du processus. Vérifiez également qu’elle accepte tous les formats, afin d’éviter le casse-tête de la transformation du document. Charge à votre fournisseur d’adapter les factures aux formats attendus par la plateforme étatique pour le contrôle légal. L'outil choisi devra également être transparent, pédagogique et vous faire gagner du temps avec des workflows automatisés dès qu’une facture arrive dans l’entreprise. Dans les fonctionnalités incontournables, vous privilégierez les caractéristiques suivantes :

• La traçabilité,
• L’archivage probatoire, avec un coffre-fort numérique conforme à la norme AFNOR NF42-020,
• La signature électronique conforme au règlement européen eIDAS,
• Le respect du RGPD,
• la sécurité des données : que vous optiez pour un système hybride, on-premise et sur le cloud, la mise en place de silos de  sécurité (site par site) est à privilégier.

Un outil de dématérialisation est également un levier pour répondre aux exigences de la PAF (Piste d’Audit Fiable) et de faire d'une contrainte une opportunité dans les TPE/PME. L’entreprise structure ainsi l’ensemble de ses processus fiscaux. En effet, avec la dématérialisation des factures, les services fiscaux vont alléger leur contrôle sur la TVA et les intensifier sur les PAF. Il faudra être en mesure de prouver à l’administration que l’acte de commerce est conforme, ce qui suppose de tenir un livre de procédure interne et de relier tous les documents aux factures correspondantes. Et sur ce point, les PME ne semblent pas encore mesurer l'ampleur de la tâche. Il est encore temps !

Par Marc Balleydier, spécialiste de la dématérialisation et PDG fondateur d’Open Bee