Pour réussir dans les meilleures conditions, les organisations doivent suivre une méthodologie rigoureuse et planifier la migration par étapes, à partir de la gestion des attentes jusqu’à la mise en place d'un plan de monitorage continu.
1 - Gestion des attentes
Les responsables du projet doivent être transparents dès le début sur les attentes en matière de temps et de coûts, tout en évitant de faire des promesses non réalisables quant aux délais. En fonction de la complexité de la migration, cela peut être une question d’heures, de jours, de semaines, voire de mois.En somme, la réussite d'une migration vers le cloud repose sur une bonne communication et une gestion efficace des attentes. Les entreprises doivent être prêtes à investir du temps et des ressources dans la planification et l'exécution du projet pour garantir une transition en douceur.
2 - Ne pas se précipiter
Bien que les avantages immédiats du cloud soient indéniables, il est important de prendre le temps nécessaire pour garantir un changement sans encombre. Il est crucial de considérer les objectifs commerciaux à long terme et de planifier la migration en conséquence. Pour éviter les risques et les imprévus, il est préférable de commencer par mettre en place des structures hybrides et de continuer à utiliser les systèmes sur site, avant de fermer progressivement ces derniers lorsque la migration est bien établie. Prendre son temps et suivre une approche réfléchie est la clé pour réussir la migration et tirer le meilleur parti de cette transformation technologique.3 - Analyse de la pile technologique, des utilisateurs et des données
Afin de planifier la migration, il est aussi nécessaire de savoir exactement ce qui doit être migré. La condition préalable est une compréhension complète de la pile technologique : comment est-elle structurée ? À quoi servent les applications individuelles ? Sont-elles toujours nécessaires dans le cloud ?En ce qui concerne les utilisateurs, se pose la question de savoir comment l’accès a été géré jusqu’à présent et quelles sont les modifications nécessaires : avant la migration, tous les utilisateurs individuels doivent être vérifiés pour s’assurer que chacun ne peut accéder qu’aux systèmes ou données dont il a réellement besoin. Des droits d’accès trop larges sont un problème de sécurité, tandis que des droits d’accès trop limités sont un problème de productivité. De plus, les utilisateurs inactifs peuvent être identifiés et supprimés à cette étape.
4 - Évaluation des contrôles et des processus
Les mécanismes de contrôle et les processus de protection sont souvent mal documentés. La migration vers le cloud offre une opportunité idéale pour rectifier cette situation et les adapter si nécessaire. Il est crucial de comprendre les raisons derrière chaque mécanisme de contrôle et chaque processus, car certains sont toujours actuels tandis que d'autres sont désormais obsolètes.En résumé, la planification minutieuse de la migration vers le cloud est l'occasion idéale d'évaluer et d'optimiser les processus de sécurité et de protection des données, en vue de garantir leur efficacité à long terme.
5 - Responsabilité réglementaire
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique à toutes les entreprises collectant des données personnelles auprès de clients ou de collaborateurs en Europe. Si ces données doivent être migrées vers le cloud, il est essentiel de vérifier qu'elles soient stockées dans un site basé en Union européenne afin de respecter ce cadre réglementaire. En cas de non-conformité, des amendes considérables peuvent être infligées.Lors de l'utilisation du cloud, les entreprises doivent également prendre en compte les exigences réglementaires spécifiques à leur secteur d'activité, telles que celles relatives à la santé ou à la finance. Il est donc important de tenir compte de ces exigences dès le début du processus de migration.
6 - Former les collaborateurs
Pour impliquer les collaborateurs dans l'adoption des nouvelles méthodes de travail dans le cloud, il est essentiel de leur donner les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux systèmes et flux de travail. Il ne suffit pas de les informer des avantages ou de les préparer au changement. Les organisations doivent leur montrer concrètement comment ils peuvent utiliser les nouveaux outils pour accomplir leurs tâches.En outre, la formation des cadres supérieurs est cruciale. Elle permet de comprendre en profondeur les capacités des systèmes cloud et de prendre des décisions éclairées sur les processus, les flux de travail et les rapports basés sur cette compréhension. Cela permet de mieux diriger la transition vers le cloud et de garantir que toutes les parties prenantes comprennent les implications de cette migration.
7 - Examens réguliers
Enfin, pour assurer une réussite à long terme, il est crucial de réaliser un examen continu de la gestion des utilisateurs, des données, des accès, des contrôles, des processus et des exigences réglementaires, même après que la migration vers le cloud a été finalisée.Dans un environnement en constante évolution, une simple vérification ponctuelle ne suffit pas. Les organisations doivent répéter ce processus à intervalles réguliers. Cela garantit non seulement leur sécurité, mais permet également de réduire les coûts et d'offrir à leurs employés un environnement de travail productif.
Par Alexis Gaches, Directeur commercial des comptes stratégiques chez Atlassian
