La date limite de 2026 fixée par l'UE pour l'adhésion de tous les États membres au protocole approche à grands pas. À l'heure actuelle, 35 pays ont ratifié l'e-CMR, et huit autres doivent encore le faire. La Grèce et l'Italie sont les derniers pays à s'être engagés en sa faveur.
Après 2026, les entreprises seront, dans la plupart des cas, encore autorisées à utiliser des documents de transport sur papier. Toutefois, compte tenu des changements réglementaires à venir et d'une série d'autres facteurs, il semblerait que l'adoption de processus dématérialisés soit enfin une priorité clé pour le secteur. Cependant, la dématérialisation ne se limite pas à l'abandon des documents physiques au profit des documents PDF.
Anticiper l’évolution de la réglementation
La conformité à l'e-CMR va de pair avec la conformité à un autre texte législatif de l'UE, le règlement relatif aux informations électroniques sur le transport de marchandises (eFTI). Conçu pour harmoniser et digitaliser l'échange d'informations réglementaires entre les entreprises et les gouvernements de l'UE, ce règlement rationalisera les inspections et les contrôles de conformité en permettant aux opérateurs de transport de marchandises de soumettre des informations réglementaires par voie électronique.Son calendrier de mise en œuvre s'étend d'août 2024 à 2025. En termes simples, l'eFTI crée un cadre pour l'échange d'informations numériques, tandis que l'e-CMR facilite la présentation d'une partie essentielle de ces informations dans un format numérique. Ainsi, l'e-CMR est une étape cruciale vers une mise en œuvre plus large de l'eFTI.
Anticiper l’adoption de de l'e-CMR présente également des avantages en matière d’optimisation des processus. La mise en œuvre d'une solution eCMR sur mesure prend du temps, et les entreprises devront probablement modifier des processus bien installés pour s'y adapter, et donner aux équipes le temps de se familiariser avec la technologie afin d’opérer une transition harmonieuse.
Quels impacts et utilisations au-delà de la conformité réglementaire ?
L’e-CMR aura certainement un impact sur le développement durable dans le secteur. Compte tenu de la récente législation européenne sur la décarbonisation du fret, et des préoccupations croissantes concernant le changement climatique, tous les acteurs du secteur sont désormais contraints d'expliquer comment ils prévoient d'atteindre le« net zéro ». La dématérialisation devient par conséquent une étape clé dans leur parcours de développement durable.
D’un point de vue opérationnel, les solutions e-CMR peuvent réduire les tâches administratives (traitement des documents, facturation, archivage) de quelques jours à quelques minutes, ainsi que les coûts associés aux processus basés sur le papier (impression, stockage et manipulation des documents). Un autre avantage sous-estimé de la dématérialisation est la visibilité en temps réel qu'elle apporte : dès qu'un destinataire signe la réception de marchandises, l'expéditeur et le transporteur savent qu'elles sont arrivées, et le transporteur peut soumettre sa facture de transport immédiatement.
Elle peut également aider les entreprises à résoudre les problèmes rencontrés lors des envois, notamment dans le cas de marchandises rejetées pour cause de dommages au moment du déchargement. Grâce à une solution dématérialisée, les expéditeurs en sont immédiatement informés, leur permettant de dialoguer rapidement avec leur transporteur et leur client pour résoudre le problème. Les entreprises peuvent ainsi passer d'une attitude réactive à une attitude proactive.
Par ailleurs, si elles sont mises en œuvre de manière stratégique, les solutions eCMR peuvent constituer une source précieuse de données en temps réel sur les expéditions. Bien qu'elles ne génèrent pas techniquement de « nouvelles » données, elles rassemblent une grande quantité d'informations dans un format facile d'accès et d'analyse.
Ces dernières peuvent contribuer à éclairer les stratégies des transporteurs, par exemple en révélant des erreurs courantes dans les documents administratifs ou des schémas de refus de marchandises. Utilisées correctement, ces informations peuvent constituer un avantage concurrentiel à long terme.
Digitaliser au-delà de l'e-CMR
Le secteur doit être ambitieux et apprécier le potentiel de transformation que représente la dématérialisation. Les transporteurs doivent être stratégiques - c'est-à-dire prendre en compte les avantages au-delà de la conformité - et « s'approprier » le processus - c'est-à-dire examiner de manière globale les processus internes qui doivent être modifiés pour maximiser les avantages d'une solution e-CMR.L'adoption d'une solution e-CMR n'est cependant que la première étape d'un parcours de digitalisation plus long. Son succès à long terme dépendra du remplacement de systèmes disparates et cloisonnés par une approche digitale collaborative et en plateforme, qui valorise les connexions et permet une intégration avec d'autres systèmes et outils. Il en résultera une adaptabilité, une collaboration et une visibilité accrues entre les expéditeurs, les transporteurs et les destinataires.
Par Pascal Turpin, Head of Business Consulting chez Transporeon
