De plus en plus d’entreprises migrent vers le cloud sans maitriser cet environnement complexe. Et les métiers souhaitent souvent disposer d’un logiciel en particulier. Résultat, les couts réels sont souvent sous-estimés. La chaine d'approvisionnement IT doit être surveillée, contrôlée et gouvernée en permanence afin de mieux acheter pour mieux consommer.

Le cloud est une opportunité pour gagner en efficacité. Mais il peut être également un puits sans fond !  Réalisée par Coleman Parkes auprès de 1000 entreprises européennes de 500 salariés et plus, notre étude est arrivée à la conclusion qu’un tiers de la facture totale des dépenses dans le cloud (32 % pour la France) correspond à des services inutilisés.

Soit environ 10 millions d'euros ! Ce « gaspillage » est dû à un manque de visibilité des services utilisés au niveau du centre de cout, de la charge de travail et des applications.

Des pistes d’amélioration peuvent être mises en place, principalement au niveau de la réduction des couts. La première étape implique de maitriser ses couts et ses usages dans les environnements pour être ensuite capable de les réduire.

Cet objectif peut être difficile à relever, car les environnements cloud deviennent complexes. Les couts cachés et les méthodologies d’utilisation entrainent une augmentation sensible des factures des entreprises.

Un SAM est nécessaire, mais ne suffit pas

La réduction des couts ne doit pas se focaliser uniquement sur le cloud. Combien de DSI peuvent affirmer disposer d’une vision détaillée de l’ensemble de leurs licences à gérer ? Combien de logiciels sont réellement utiles et combien arrivent à échéance ?  Ils ne doivent pas être très nombreux à disposer d’un inventaire exhaustif, car la gestion de l’immatériel est très complexe.

Or selon diverses études, une bonne gestion des licences logicielles pourrait permettre de les réduire dans des proportions pouvant aller jusqu’à 30 %.

Encore faut-il avoir mis en place une organisation et des outils de contrôle. Cela implique notamment de disposer d’un SAM (« Software Asset Management » ou Gestion des licences logicielles). Or, près de la moitié des grandes entreprises françaises n’en ont pas selon une étude réalisée par IDC.

Mais un SAM ne suffit pas. Là aussi, des améliorations peuvent être obtenues. Ce n’est pas parce que l’on fait un relevé des compteurs de ce qui est déployé que ce résultat correspond à la réalité. Il convient de s’appuyer sur une solution capable de constater ce qui est déployé et ce qui est réellement exploité.

Les entreprises doivent aussi gérer la partie contractuelle avec l’éditeur pour, là aussi, comparer ce qui a été acheté et ce qui est utilisé. Dans de nombreux cas, cette analyse permet de découvrir des écarts significatifs.

La difficile renégociation des contrats

Autre point à vérifier : le dédoublement des technologies employées. Cette problématique ne concerne pas uniquement le shadow IT. Quand un métier souhaite utiliser une solution en particulier, la DSI ou le service Achats en fait l’acquisition.

Mais au final, combien d’entreprises savent précisément ce qu’elles ont acheté ? Et un jour, plus ou moins par hasard ou à l’occasion d’un audit, elles découvrent qu’elles ont trois ou quatre fois la même licence alors qu’une seule suffit !

Enfin, la relation avec les éditeurs doit être optimisée, car les contrats courent souvent sur trois ans. Mais dans la plupart des cas, il n’y a pas de projection sur les usages des logiciels dans les prochaines années. Résultat, les entreprises éprouvent des difficultés à renégocier leurs contrats afin qu’ils correspondent aux besoins qu’elles auront.

Pour deux raisons principales. Premièrement, comme nous l’avons indiqué, les environnements sont souvent complexes. Deuxièmement, certains éditeurs changent régulièrement les modes d’usage de leurs licences.

Insight ayant noué des partenariats très forts avec les principaux acteurs du marché, nous pouvons accompagner les entreprises afin qu’elles puissent mieux appréhender leurs stratégies, leurs usages et leurs besoins réels. En analysant l’existant, nous pouvons les aider à réduire leurs couts sans que cela ait un impact négatif sur l’opérationnel.

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