Toutes les entreprises ont le même objectif : maximiser leurs profits. Ils atteignent cet objectif notamment par l'optimisation des systèmes et des processus. D’où le recours aux outils collaboratifs qui permettent de gagner en efficacité et flexibilité. Mais mal utilisés ou pas adaptés aux spécificités propres à chaque organisation, ils peuvent se révéler contre-productifs ou impacter la confidentialité des informations.
Selon un rapport d'IDC, la majorité des projets de transformation numérique en silo échoueront en raison d'un manque de collaboration, d'intégration ou de gestion de projet.
Trop souvent, les entreprises ne déploient pas les innovations technologiques de façon optimisée. Il convient d’adapter les outils aux usages. Et pas l’inverse. Sinon, les nouveaux outils ne permettront pas de gagner en efficacité.
Le cas typique est celui de l’’organisation qui déploie une nouvelle plate-forme client afin d’être plus réactive. Mais une grande partie de l'équipe de vente sur le terrain n'a toujours pas adopté le nouveau système et continue d'utiliser le courrier électronique et une application de prise de notes qui n’est pas synchronisée avec le reste du Système d’information !
Environnement de travail propice à la collaboration
Ce cas n’est plus adapté au contexte. Et, pourtant, il est loin d’être unique. Cette capacité de se connecter et de communiquer constamment, que ce soit par texte, vidéo ou email, est devenue si courante que les employés ( et a fortiori les clients) s'attendent maintenant à un niveau similaire d'interaction au travail.
Pour répondre à cette demande, les entreprises doivent mettre en place une politique de Connected Worforce. Dans un contexte très concurrentiel et où les clients deviennent plus exigeants, la création d'un environnement de travail propice à la collaboration est essentielle.
Pour que les équipes soient plus performantes, le cabinet Gartner estime que, d’ici 2022, 70 % des organisations s’appuieront sur des solutions de travail collaboratif et de gestion des projets.
Elles répondent à trois objectifs majeurs :
- L’efficacité: des outils, comme Office 365 et SharePoint, permettent d’optimiser la productivité et l’efficacité des équipes ;
- La mobilité: des applications sont accessibles depuis n’importe quel terminal et n’importe où. Avec de telles solutions, l'équipe de vente de notre exemple gagne en réactivité. Tout le monde peut y trouver son compte : les clients, l’entreprise et les commerciaux ;
- La collaboration: messagerie instantanée, vidéoconférence HD, agenda partagé… Le travail à distance et le flex office permettent de répondre aux besoins particuliers des entreprises.
Mais le déploiement, l’adoption, la gestion des outils et de la technologie sont complexes. Si les collaborateurs ne sont pas formés et accompagnés pour mieux appréhender, puis maitriser, ces outils en fonction de leur environnement, ce projet devient inévitablement contre-productif. Et il peut s’avérer très onéreux dans la plupart des cas.
Cela implique de présenter de façon claire et explicite les avantages du partage des documents dans un environnement collaboratif plutôt que les envois par email : traçabilité, suivi des mises à jour et des modifications, archivage… Tous ces processus sont plus faciles à traiter dans un environnement collaboratif.
Confidentialité des données
Cependant, la création d’instances sous SharePoint, par exemple, nécessite de mettre en place une méthodologie avant de partager des documents : est-ce qu’on les organise par projet ? Le regroupe-t’on par filiale ou taxinomie ? Il y a également des règles à respecter afin de ne pas publier n’importe quelle information, surtout si elle est confidentielle, sur n’importe quelle instance SharePoint.
De façon générale, il est indispensable de renforcer la sécurité des données échangées. Pour assurer à la fois leur confidentialité et être en conformité avec le RGPD. Les entreprises sont de plus en plus sensibles à ces problématiques. Mais elles n’appliquent pas toutes les bonnes pratiques.
La CNIL va certainement s’intéresser de près à cette question au regard de la conformité avec le Reglement général sur la protection des données à caractère personnel qui est exécutoire depuis le 25 mai 2018.
Le contrôle des accès en fonction des appareils et des profils est très important afin d’éviter les infiltrations malveillantes ou les fuites de données. Une solution MDM unifiée de gestion de terminaux permet d’optimiser cette gestion tout en s’adaptant aux spécificités de chaque entreprise. Il y a d’autres mesures à prendre.
Mais dans tous les cas, le collaborateur doit rester au centre d’un projet Connected Worforce.
