Après l'évocation du cloud et de la sécurité de la plateforme de stockage et de collaboration, la dernière partie de notre avis d'expert « Protéger les données sensibles de l’entreprise dans le Cloud » se penche sur les fonctionnalités pour les utilisateurs et administrateurs, avant de conclure sur le choix du fournisseur de services.
Fin de l'avis d'expert « Protéger les données sensibles de l’entreprise dans le Cloud », par Stéphane PARIS, membre d'IT Social, Responsable des solutions de communication numérique pour le groupe Air Liquide.
La première partie : « Protéger les données sensibles de l’entreprise dans le Cloud (part 1) »
La seconde partie : « Protéger les données sensibles de l’entreprise dans le Cloud (part 2) choisir une solution sVDR en mode Saas, la sécurité »
Fonctionnalités pour les utilisateurs et administrateurs
La seconde famille de critères concerne l’adéquation des besoins de l’entreprise avec les fonctionnalités de la solution.
- Site marque
Certaines solutions vous permettent de personnaliser l'aspect et la convivialité de votre application afin de l'adapter à la charte graphique de votre entreprise. La solution doit être personnalisée pour être identifiée comme une partie de vos outils internes.
-
Envois en vrac
Le chargement et téléchargement en vrac vous permet d'importer ou d'exporter des groupes entiers de fichiers ou dossiers en une seule fois, sans avoir à les charger dans le système, un à un.
-
Gestion des droits numériques
Avoir un système de gestion des droits numériques (DRM en anglais) intégré à votre solution de stockage vous assurera que tous les fichiers téléchargés ne seront affichés et modifiés que par les utilisateurs autorisés.
-
Glisser et déposer des fichiers (Drag & Drop)
La fonctionnalité “Drag and drop” donne aux utilisateurs la capacité intuitive de poser des fichiers en utilisant la souris.
-
Recherche en texte intégral
Une fonctionnalité de recherche en texte intégral vous donnera la possibilité de rechercher facilement par tous les titres, méta-tags, et le contenu à l’aide des mots-clés spécifiques liés à votre recherche.
-
Application iOS (iPad, iPhone)
L’application iOS est une version mobile pour les produits Apple (iPad, iPhone) permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs documents en mode sécurisé. Une attention particulière doit être prise sur le chiffrement, la protection des appareils mobiles en cas de pertes, de vol ou de compromission.
-
Application Android (Smartphone)
L’application Android est une version mobile pour les produits utilisant le système d’exploitation Android (smartphone, tablette) permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs documents en mode sécurisé. Une attention particulière doit être prise sur le chiffrement, la protection des appareils mobiles en cas de perte, de vol ou de compromission.
-
Application Windows OS (Surface, smartphone Windows)
L’application Windows OS est une version mobile pour les produits utilisant le système d’exploitation Windows (smartphones, tablettes) permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs documents en mode sécurisé. Une attention particulière doit être prise sur le chiffrement, la protection des appareils mobiles en cas de perte, de vol ou de compromission.
-
Liaison entre documents
Lier des documents dans la plateforme permet notamment de faire des renvois, de rechercher dans des documents liés ou de charger un dossier complet comprenant tous les documents liés.
-
Intégration de Microsoft Office
L’intégration avec Microsoft Office permettra aux utilisateurs de rapidement créer, stocker, modifier le document depuis la plateforme de stockage. Ceci évite le chargement en local, la modification puis le renvoi dans la plateforme.
-
Plateforme utilisable pour l'ensemble du cycle de vie (de la création à la suppression)
Pour éviter le stockage d'un document confidentiel en dehors de la plateforme, l'utilisateur peut créer le document directement à partir des outils en ligne ou depuis les applications bureautiques locales. L'utilisateur peut ensuite le modifier sans avoir à le télécharger dans la mémoire locale. L'utilisateur peut également configurer une alerte pour suivre la consultation du document partagé.
-
Mobile Device Interface
Une interface web adaptée aux périphériques mobiles permettra aux utilisateurs de visualiser le contenu de la plateforme via une interface mobile optimisée.
-
Interface utilisateur multilingue
Une interface utilisateur multilingue vous permettra d’utiliser votre service dans une contexte européen ou mondial.
-
Pas de logiciel client nécessaire
La portabilité et l’usage du service sur des postes clients variés est plus simple si aucune installation côté client est nécessaire. Habituellement, cela signifie que tout peut être fait à partir d'un navigateur Web.
-
Contrôle de Version
Le contrôle de version permet aux administrateurs de contrôler les paramètres d'enregistrement automatique de document. Selon les paramètres, les utilisateurs seront en mesure d'ouvrir des versions antérieures d'un document, même si elles n'ont pas été enregistrées sous un nouveau nom de document.
-
Intégration de Windows Explorer / compatibilité
L’intégration avec Internet Explorer permet aux utilisateurs de visualiser leurs documents dans un navigateur Web, plutôt que par les applications de bureau standard. La compatibilité selon la version du navigateur est un point important à vérifier.
-
Intégration Google Chrome / compatibilité
L’intégration avec Google Chrome permet aux utilisateurs de visualiser leurs documents dans un navigateur Web, plutôt que par les applications de bureau standard. La compatibilité selon la version du navigateur est un point important à vérifier.
-
Section Q & A (Question / Réponse)
Avec une fonction consacrée aux questions et réponses, vos utilisateurs peuvent rapidement et efficacement poser des questions et recevoir des réponses sur les documents présentés. Cela permet de garder les échanges sur un document confidentiel dans une espace protégé et évite les discussions par email.
-
La réversibilité
Dans l’éventualité de changer de fournisseur de solution, il faut porter une attention particulière aux modalités de réversibilité, telles que procédures, temps requis, coût.
Choix du fournisseur de service
La troisième famille de critères concerne le fournisseur de la solution.
Les règles de choix du fournisseur diffèrent beaucoup selon les entreprises. Il faut néanmoins vérifier la santé financière du fournisseur, son histoire, ses projets, ses clients, son adéquation avec votre entreprise.
Une application en mode SaaS doit être choisie et utilisée comme une solution facilement interchangeable. Le marché des solutions VDR est mature aux Etats-Unis mais reste naissant en Europe.
De nouveaux acteurs vont voir le jour ou des acteurs connus proposeront des solutions innovantes et toujours plus sécurisées. Il faudra donc rapidement qualifier les solutions et savoir changer de manière agile de fournisseur pour augmenter le niveau de sécurité et diminuer le coût du service.
