L’analyste du Gartner Michael Woodbridge l’affirme : « ECM is dead ». Le temps pour la gestion documentaire serait venu de passer à l’Intelligent Information Management.
Entre l’explosion de la donnée et la complexité grandissante des systèmes d’information, les approches traditionnelles de la gestion de l’information, en particulier l’ECM (Enterprise Content Management), ne peuvent plus suivre.
ECM n’est pas GED
Mais commençons par un rappel : l’ECM n’est pas la GED (Gestion Electronique de Documents).
- La GED peut être présentée comme la couche basse et incontournable de la gestion documentaire, celle de l’ensemble des processus informatisés de dématérialisation, de gestion et d’organisation – acquisition, classement, stockage et archivage - des documents de l’entreprise.
- L’ECM élève la complexité de la gestion documentaire en regroupant l’ensemble des solutions logicielles qui prennent en charge la gestion du contenu numérique de l’entreprise. L’ECM concerne donc la capture et la gestion des informations électroniques, le stockage, l’édition, la diffusion, l’ergonomie et la sécurité. Derrière l’ECM on retrouve des outils ou stratégies comme BPM, CMS, KM, Input et Output Management (éditique), portail d’intégration, système d’archivage électronique, Record Management Systems, etc.
Des infra qui vieillissent mal...
Le discours de l’expert du Gartner repose sur un constat : les approches traditionnelles de gestion des documents proviennent du legacy, de l’informatique en place souvent depuis longtemps. Elles reposent sur des systèmes qui, cumulés à l’explosion de la création quotidienne de données, ne seraient plus capables de supporter efficacement la gestion documentaire.
Il met plus particulièrement en cause les problèmes de gestion des documents. Dont celui, majeur, du contrôle des versions, qui entraine des difficultés en matière d’obsolescence et d’accès aux documents critiques. Ce qui constitue une menace sérieuses dans certains secteurs, dont la santé et l’industrie.
Une enquête sectorielle réalisée par M-Files et Dimensional Research auprès de 300 entreprises a révélé que :
- 85 % des entreprises ne trouvent pas régulièrement un document ou un fichier ;
- 66 % des utilisateurs professionnels trouvent différentes versions de documents ou de fichiers dans différents systèmes ou emplacements.
Le retour du shadow IT
Autre constat fait par l’analyste du Gartner, qui le considère comme un véritable défi, l’usage d’applications ou de solutions qui passent sous le contrôle de la DSI. Autrement dit la pratique du shadow IT. Selon lui, cette pratique proviendrait principalement de la complexité et de la difficulté apportées par les systèmes ECM fournis par les entreprises.
- 40 % des utilisateurs affirment devoir consulter 3 sites ou plus avant de trouver le bon fichier.
C’est ainsi que les collaborateurs de l’entreprise se tournent facilement vers les solutions personnelles de gestion et partage du contenu, même pour les informations confidentielles, sensibles et critiques.
- 40 % des utilisateurs professionnels admettent utiliser des solutions personnelles telles que Box, Dropbox ou Google Drive pour partager et collaborer sur des fichiers de travail.
Apporter de l’intelligence dans la gestion de l’information
Selon le Gartner, les approches de l’ECM qui reposent sur un modèle où tout le contenu réside dans un système ou un référentiel, exigeant la migration des données dans un système monolithique, seraient irréalistes ! Et à moins dépendantes de l’efficacité du processus de migration. Ce qui, quoi qu’il arrive, demande beaucoup de temps, d’argent et de compétences. Et une conduite du changement délicate.
La solution serait dans une approche centrée sur le client, qui supprime la dichotomie entre les données et le contenu. Soit le remplacement de l’ECM pour une gestion intelligente de l’information, avec des solutions dont le design se rapproche des usages personnels des utilisateurs.
La nouvelle approche intelligente de la gestion de l’information est indépendante du référentiel et unifie les informations au sein de l’entreprise en fonction du contexte et des besoins, et non en fonction du système ou du dossier dans lequel elles sont stockées. L’information resterait ainsi là où l’utilisateur la construite ou stockée, lui permettant ainsi de continuer de travailler sans discontinuité. Et pouvant être consultée sans duplication de contenu.
Cette nouvelle approche 'intelligente' unifie les informations au sein de l’entreprise en fonction du contexte et des besoins, et non en fonction du système ou du dossier dans lequel elles sont stockées. Elle est indépendante du référentiel. Et elle offre une visibilité à chaque source de données non structurée en créant une approche unifiée de la gestion des informations.
Source : Gartner
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