Télétravailler est un nouveau style de vie et, pour la plupart d’entre nous, la maison est synonyme d’autres activités avec des habitudes qui n’ont rien à voir avec le travail. Comment alors rester productif et concentré sur ses tâches dans un environnement qui n’est pas prévu pour cela ?
Pour l’immense majorité des télétravailleurs forcés, rester à la maison est synonyme d’activités qui n’ont rien à voir avec le travail, des activités relevant des loisirs ou de passions comme le bricolage ou le jardinage. Les choses sont différentes lorsqu’on est soudainement, et sans préparation, confiné chez soi 24 h/24, avec l’obligation d’assurer une activité professionnelle soutenue. Les activités de loisirs, qui sont des moyens de se détendre le week-end ou pendant les vacances, peuvent alors constituer des obstacles qui rendent le télétravail difficile.
Étant un journaliste indépendant depuis des décennies, je connais la difficulté initiale de s’astreindre à rester devant son ordinateur toute une journée. Mais sachez que vous n’y êtes pas obligés. D’immenses avantages découlent du fait de travailler chez soi : on peut organiser son temps de travail comme on veut, écouter de la musique ou faire des pauses plus courtes et plus rapprochées...
Certes, il n’est pas facile de se concentrer lorsque les enfants font leurs devoirs ou suivent leurs cours à distance dans la même pièce. Il faut alors faire preuve de force mentale et garder une concentration infaillible. Sachez que l’acceptation du télétravail est essentiellement un processus psychologique : il s’agit d’intégrer le travail, effectué habituellement au bureau, dans un environnement familial. C’est un exercice mental qu’il faut acquérir avec le temps, alors voici quelques conseils pour mieux appréhender le télétravail.
Créez un environnement de travail permanent si possible
La maison n’est pas un lieu de travail et quand elle le devient par la force des choses, il faut y intégrer un nouvel environnement en installant, si possible, un bureau. Ce peut être une table à tréteaux ou même une table de camping, ou un coin de la table de la salle à manger. L’essentiel est que cet endroit soit dédié au travail et qu’il soit aussi confortable que possible. Pour ceux qui disposent de pièces supplémentaires, c’est l’idéal. Ils pourront s’isoler et éviter les distractions intempestives.
Bien entendu, cet espace devra être dédié au travail, car cette consécration fait partie du rituel de concentration (lire ci-dessous, les rituels). Ainsi lorsque vous vous installez à votre bureau, votre esprit se met en mode travail. Essayez de faire la même chose à partir de votre canapé et vous verrez la difficulté à garder la concentration, car tout vous dit que ce n’est pas le lieu pour ce genre d’activité.
Les rituels pour soutenir de nouvelles habitudes
Il faut se créer de nouvelles habitudes et les intégrer dans votre mode de fonctionnement à la maison. Et pour cela, le meilleur moyen est de créer de nouveaux rituels. Cela a pour vertu de soutenir les nouvelles habitudes et de préparer l’esprit en le concentrant sur une activité préparatoire. Se servir un thé ou un café avant de s’installer devant son ordinateur par exemple est un rituel que beaucoup de personnes pratiquent sur leur lieu de travail. Pourquoi ne pas le répliquer à la maison ?
Pour renforcer les nouvelles habitudes, vous pouvez avoir recours aux méthodes éprouvées depuis des millénaires par les méditant, et plus généralement la culture orientale. Il suffit d’être concentré sur chaque geste du rituel. Vivez-le comme une cérémonie dont chaque geste doit être fait en toute conscience, exactement comme la cérémonie du thé chez les Asiatiques.
La culture occidentale est celle des loisirs et, la mécanisation aidant, notre esprit est rarement concentré sur ce que font nos mains. Nous appuyons sur des boutons et la machine fait le reste. Pendant ce temps, notre esprit est ailleurs. Une astuce pour rester concentré est de décomposer ses gestes en s’assurant que l’esprit ne vagabonde pas. Avec le temps et la maîtrise, cet exercice apporte les mêmes bienfaits qu’une méditation : détente, concentration et fluidité.
Communiquez, pour ne pas vous sentir seul et isolé
En restant chez soi, nous avons souvent le sentiment d’être seuls et isolés, que le monde dehors continue sa course sans nous. Ce sentiment d’isolation (à ne pas confondre avec la solitude) peut être beaucoup plus difficile à vivre pour les personnes extraverties, habituées à beaucoup de contacts et qui y trouvent du plaisir. De manière générale, nous trouvons tous agréable de lever le nez de nos dossiers pour commenter avec les collègues les problématiques de marché ou de stratégie, ou les derniers développements sur tel ou tel projet.
Ces échanges sont gratifiants et permettent de prendre de la hauteur, tout en restant dans la concentration liée au travail. Ils nous permettent de nous sentir comme un membre à part entière d’une corporation, d’un secteur d’activité ou d’un métier. N’hésitez pas à reproduire ce comportement en appelant vos collègues ou vos clients. Sachez simplement que ces échanges doivent rester dans l’environnement professionnel et sur des sujets ayant trait au travail. Ceci pour éviter la coupure psychologique avec le travail qui rend plus difficile de s’y replonger.
Managers, assurez la cohésion de vos équipes
Pour les managers, les difficultés habituelles du télétravail forcé sont augmentées par le fait de devoir coordonner et maintenir la cohésion de leurs équipes. Leur tâche n’est pas seulement professionnelle, garantir la bonne exécution du travail et des processus, mais aussi et surtout psychologique. C’est un travail de contrôle qui ne doit pas s’apparenter à de la surveillance, au contraire, le manager doit être perçu comme le facilitateur et le recours en cas de problème.
La meilleure méthode est la préparation : en réunissant son équipe pour se mettre d’accord sur un modus operandi, le manager s’assure la coopération de ses subalternes et peut recueillir leurs suggestions en les faisant participer, donc s’approprier les nouvelles méthodes mises en place. On peut se mettre d’accord sur des conférences, audio ou vidéo, quotidiennes ; opter pour tel ou tel moyen de communication pour les échanges rapides (SMS, messagerie instantanée, email…) ; mettre au point une liste d’outils à utiliser pour rester en contact ou s’échanger des fichiers en toute sécurité…
Ne soyez pas intrusifs
Travailler à distance peut être un supplice pour beaucoup de personnes qui ont besoin d’un environnement studieux pour rester concentrées sur leurs dossiers. Vous n’avez pas votre équipe sous les yeux pour vous assurer que le travail avance. Cela devra se faire à distance avec tact et finesse. Habituez vos subalternes à parler de ce qu’ils ont accompli et les progrès réalisés au cours de la journée ou de la semaine écoulée.
L’une des méthodes, dite du miroir, est de parler, soi-même, de ses progrès. Cela incitera vos collègues à faire de même. N’hésitez pas à rappeler les objectifs à atteindre et les dates limites s’il y en a, tout en proposant votre aide si l’employé éprouve des difficultés ou rencontre des obstacles. N’oubliez pas que vous êtes le facilitateur et prenez en compte la situation et les difficultés lorsqu’elles sont exprimées. N’hésitez pas non plus à exprimer vos propres difficultés, cela a pour vertu de rassurer l’employé et d’éviter qu’il se sente seul face à ses problèmes ou qu’il est le seul à avoir des difficultés.
