Après une accélération notée en 2018, la tendance à la dématérialisation semble marquer le pas en 2019. Les entreprises ayant franchi le pas l’ont fait avant tout pour la conformité réglementaire et privilégient le SaaS.

Au même titre que les outils collaboratifs et la mobilité, la dématérialisation fait partie des instruments qui favoriseront la résilience et le travail à distance. Et comme beaucoup de tendances technologiques, celle-ci a commencé bien avant la crise du Covid-19. Avant l’irruption du virus, Best Practices Systèmes d’information, la plateforme de bonnes pratiques et d’expertises IT, et Generix Group, le spécialiste de la facture électronique, se sont associés pour mettre en place un baromètre sur les pratiques des entreprises françaises en matière de dématérialisation des factures. « L’objectif est d’analyser les usages des entreprises à un instant donné : taux et type d’équipement, prestataires déployés, nature des projets, évolutions programmées, bénéfices et difficultés rencontrées… », explique le rapport.

La seconde édition du Baromètre « Dématérialisation des factures » présente les résultats de l’enquête menée fin 2019, mais aussi une mise en perspective et comparaison avec les résultats obtenus il y a deux ans. Elle révélait une accélération du mouvement de déploiement, avec 76 % des entreprises interrogées qui s’étaient équipées d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement les factures, un chiffre en croissance de 15 % par rapport à 2018. La part des entreprises récemment équipées (moins de 3 ans) était à l’époque plus importante : 72 % en 2020 contre 43 % en 2018, preuve que le déploiement s’est accéléré ces deux dernières années.

Se conformer à l’obligation réglementaire

Ce sont toujours les directions financières qui sont les porteuses internes du projet, plus encore en 2020 (62 %) qu’en 2018 (44 %). Les directeurs informatiques sont toujours en seconde position avec 59 %, contre 39 % en 2018. Quant aux raisons qui poussent les entreprises à passer à la dématérialisation, l’obligation réglementaire est citée en premier par 52 % des répondants, contre seulement 22 % en 2018. Viennent ensuite la recherche de gains de productivité (49 %) et la réponse aux exigences clients (49 %), qui restent toujours très bien placées, contre 51 % et 59 % dans l’enquête de 2018. C’est toujours l’émission de factures vers les clients qui domine largement avec 71 % (75 % en 2018) et le traitement des factures fournisseurs en second lieu avec 45,5 % (contre 41 %). Le principal changement porte sur la proportion d’usage pour les factures dites B2G Business to Government, qui passe de 28 % à 42 %.

Les derniers résistants… résistent

Il semble que la courbe d’adoption marque un plat à ce stade, car 24 % des entreprises en sont restées à la traditionnelle paperasse. Parmi ces résistants de la dernière heure, plus de 60 % ont un projet de déploiement, dont près de 54 % dans les 24 mois. Une tendance en ralentissement comparée à 2018 où 76 % de l’échantillon interrogé programmait un projet sous 36 mois. La part des entreprises n’ayant pas prévu de projet est quant à elle en augmentation par rapport à 2018, passant de 24 % à 39 %.

Comme en 2018 (68 %), les premières raisons sont le manque de temps ou de compétence interne dans 66 % des cas. Certaines réponses sont en revanche beaucoup plus tranchées qu’il y a deux ans : la faiblesse des volumes : 38 % contre 23 %, le manque de ROI : 24 % contre 11,5 %, la résistance des utilisateurs : 24 % contre 15 %.

« L’équipement des entreprises s’accélère, mais le déploiement en volume prend du temps. Sans obligation réglementaire, la poursuite du déploiement sera fastidieuse, car les dernières entreprises à s’équiper ont le sentiment de ne pas y trouver leur compte en termes de retour sur investissement. Ce sont des entreprises de tailles plus modestes dont les volumes de factures sont faibles », analyse Christophe Viry, product marketing manager des activités Collaboration multi-enterprises de Generix Group.

La dématérialisation en mode SaaS domine

Parmi les tendances technologiques, les entreprises utilisent dans leur grande majorité un service SaaS pour dématérialiser leurs factures (75 %). Elles sont tout de même 17 % à ne pas avoir franchi le pas du cloud et à utiliser une solution on premise. En analysant les réponses, il s’agit dans la majorité des cas de solutions d’OCR ou de solutions métier (rapprochement de factures, comptabilité). En 2020, c’est toujours l’EDI qui est la voie la plus utilisée par les entreprises, bien qu’en baisse de 8 points. Les factures avec signature électronique augmentent fortement, passant de 37 % à 58 %. Rappelons qu’il s’agit essentiellement de factures au format PDF.

« Il faut proposer aux entreprises plusieurs types de services de facturation électronique. Chacun choisit selon sa maturité et son volume : facture EDI, facture PDF signée ou non, dépôt de factures sur portail avec vidéocodage ou encore saisie en ligne des factures. Ces deux derniers modes sont à la portée des entreprises de toutes tailles », explique Christophe VIRY.

Parmi les problèmes rencontrés par les entreprises, les difficultés à mesurer le ROI arrivent en première position avec 39 % des réponses contre 23 % précédemment, la résistance des utilisateurs au changement et la difficulté à appréhender les contraintes réglementaires remontent aussi fortement parmi les écueils mentionnés. La difficulté d’intégration avec l’ensemble du système de gestion figure toujours parmi les fortes difficultés avec 36,5 % des réponses contre 38,2 % en 2018.

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