Le Procure to Pay (P2P) englobe toute la chaîne d'achat, de la veille technologique et commerciale à la commande, de la démat de la facture à son règlement. Il regroupe les processus de la digitalisation du processus d'achat.
Alors que la dématérialisation des factures s’invite dans toutes les organisations, au point qu’elle devient obligatoire pour les fournisseurs de l’Etat, le moment est venu pour les entreprises qui ne se sont encore engagées dans cette voie de réfléchir sérieusement et rapidement à la dématérialisation des processus d’achat, le Procure to Pay (P2P).
Quel est l’objectif d’un projet de Procure to Pay ?
P2P est un projet de dématérialisation et de digitalisation des flux d’achats. Il porte sur la démat des flux depuis l’envoi de la commande jusqu’à la réception des factures et l’ordre de paiement.
Son objectif, au-delà de l’automatisation des traitements manuels et de l’optimisation de la chaine de fabrication, est de créer de la valeur en accélérant la mise à disposition des informations relatives à ces processus. Une démarche qui prend place sur deux plans : interne, pour offrir un accès rapide et continu aux données des prescripteurs et des acheteurs ; externe, en s’ouvrant à l’écosystème de l’entreprise, en particulier ses fournisseurs.
A ce titre, le P2P devient un enjeu stratégique, et un levier d’efficacité de l’entreprise.
Les 4 phases d’un projet de P2P
Un projet de Procure to Pay est d’abord un projet informatique, qui reste soumis aux règles et aux pratiques de ce dernier, auxquelles s’ajoutent des problématiques spécifiques liées à son étendue dans la transversalité de l’organisation. Sont en effet concernés les services comptabilité fournisseurs, la supply chain, les achats, la trésorerie, et la DSI.
1Préparation
La phase de préparation en amont est donc essentielle. Elle passe par la constitution d’une équipe pluridisciplinaire, et la mise en place d’un programme de communication interne. On insistera également sur le support de la direction générale.
2Engagement des fournisseurs
La seconde phase est celle de l’engagement des fournisseurs. C’est une phase critique, celle du Supplier Enrolment, destinée à identifier les fournisseurs qui seront concernés, et à les convaincre d’adhérer au projet. Elle s’accompagne d’une étape bienvenue de nettoyage des données fournisseurs. La phase d’engagement est indispensable, et la réussite du projet reposera, entre autres, sur l’efficacité de la communication avec eux.
3Implémentation
La troisième phase est celle de l’implémentation du projet. Il est conseillé de coordonner les interventions, même au sein de l’équipe projet, avec un correspondant technique unique, ainsi qu’auprès des fournisseurs qui auront accepté de rentrer dans le projet. Attention, cette phase intègre la définition des règles de validation des factures, la mise en conformité réglementaire des processus de traitement de la donnée, ainsi que de la sécurité des pièces. Mais le plus délicat techniquement portera certainement sur l’alignement des procédures de l’entreprise avec celles de ses fournisseurs.
4Généralisation
La dernière phase, une fois passées les étapes précédentes avec succès et les processus rôdés, sera de généraliser et si possible de continuer d’automatiser les procédures afin de pouvoir étendre le recrutement à l’ensemble des fournisseurs.
La démarche de P2P reste complexe, et chaque fournisseur est un cas individuel. C’est donc un projet de longue haleine qui cependant sera positif, tant sur la productivité que sur la réduction des coûts.
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