L’automatisation des processus permet de soulager les équipes ainsi que gagner du temps et de l’argent. Mais ce qui fonctionne pour une organisation peut être contre-productif pour une autre : l’approche adoptée et le degré d’automatisation doivent être soigneusement étudiés.
L’automatisation des processus robotisés (RPA) des progiciels de gestion intégrés (ERP) n’est pas une nouveauté. Il est possible d’automatiser des processus métier simples depuis plusieurs années, basés sur des règles, comme par exemple les étapes du flux de travail, le remplissage des feuilles de temps ou la facturation. Les organisations gagnent du temps pour leurs équipes et économisent de l’argent. Les collaborateurs peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus intéressantes et plus profitables.
Outils indépendants ou automatisation intégrée ?
La méthode originale d’automatisation des systèmes ERP consistait à utiliser des outils d’automatisation distincts et cette approche est toujours largement utilisée. Les outils d’automatisation sont déployés pour transférer des données entrantes et sortantes du système ERP (et entre celui-ci et d’autres systèmes) selon des règles prédéfinies.
Les inconvénients de cette approche sont que vous devez acheter et maintenir des outils d’automatisation séparés et déconnectés et que vous risquez de finir par automatiser des processus inefficaces intégrés dans les systèmes sous-jacents, souvent cloisonnés.
La prochaine génération de RPA, appelée automatisation intrinsèque ou hyper-automatisation, est intégrée dans le logiciel ERP lui-même. Un ERP avec automatisation intégrée élimine le besoin d’outils d’automatisation tiers. Les organisations peuvent profiter de l’occasion pour reconcevoir/développer les processus métier avant de les automatiser dans leur nouveau logiciel.
Avantages et inconvénients des différentes approches
La voie que les organisations doivent emprunter dépend largement de leur taille et de l’importance des investissements qu’elles consacrent à leur suite ERP existante.
Dans les grandes entreprises, l’ERP ne représente souvent qu’une proportion relativement faible de l’écosystème informatique de l’organisation. L’automatisation intrinsèque de l’ERP ne profitant qu’à ce seul système, ces organisations optent généralement pour des outils pouvant être appliqués à plusieurs systèmes.
En revanche, dans les entreprises de taille moyenne, l’ERP peut constituer une grande partie du système informatique, de sorte que son automatisation intrinsèque aurait un impact beaucoup plus important.
Le point positif, en cours de développement, est de rendre l’automatisation des nouveaux systèmes ERP accessible à d’autres systèmes grâce à des API ouvertes. De cette façon, l’automatisation intrinsèque de l’ERP peut être utilisée pour automatiser non seulement le progiciel lui-même, mais aussi les autres systèmes avec lesquels il interagit.
Avantages de l’automatisation des processus courants
Prenons l’exemple de l’accueil d’un nouvel employé. Dans l’ancien monde tout manuel, l’organisation utilisait des formulaires papier que la personne remplissait. Les données étaient ensuite saisies manuellement dans les différents systèmes, tels que la gestion des ressources humaines ou la paie.
Avec l’automatisation basée sur les outils, un logiciel d’automatisation indépendant se trouve entre chaque système et fait correspondre les données entre elles selon des règles qui lui indiquent quelles données mettre dans quel champ.
Avec l’automatisation intrinsèque, un algorithme d’apprentissage automatique analyse les données non structurées et apprend ce qu’il faut en faire, les copiant automatiquement d’un système à l’autre, automatisant de fait tous les systèmes impliqués dans le processus métier de bout en bout.
Étant donné que même l’automatisation tiers doit avoir un bon retour sur investissement (à en juger par la quantité achetée), imaginez ce que serait le doublement du rendement de l’hyper-automatisation intégrée. Dans une organisation de 60 000 utilisateurs, si un logiciel automatisé pouvait faire gagner à chaque personne seulement 10 minutes par jour en tâches administratives, l’économie se chiffrerait en millions d’euros chaque année.
Précautions, contrôles et bilans
Le changement est souvent mal accueilli et il est naturel de craindre que l’automatisation soit synonyme de pertes d’emplois. D’un autre côté, les employés détestent devoir s’occuper de l’administration fastidieuse et préfèrent s’investir dans quelque chose de plus intéressant. Dans une organisation à but non lucratif, par exemple, le personnel préférerait de loin avoir un impact sur les missions en cours plutôt que de passer du temps à remplir un formulaire de remboursement de frais.
Les utilisateurs se méfient également d’une trop grande autonomie des machines, du moins jusqu’à ce qu’elles soient éprouvées. S’il est possible que des tâches banales soient effectuées de manière entièrement automatique, sans formulaire, ni intervention humaine, ou même écran, cela peut ne pas être acceptable en termes de risque.
À l’heure actuelle, la plupart des automatisations sont basées sur des règles mathématiques, de sorte qu’il est assez facile d’intégrer des contrôles et des bilans, même dans le système le plus simple. Une routine d’automatisation peut être programmée pour accepter un résultat qui a plus de 85 % de probabilité d’être correct, mais renvoyer tout ce qui est en dessous à un collaborateur pour vérification.
Comment procéder ?
Les organisations qui souhaitent explorer les avantages de la RPA dans l’ERP doivent d’abord rechercher tout processus métier qui implique actuellement la saisie manuelle de données dans le système ERP. Elles doivent se demander si leur PGI pourrait le faire automatiquement par le biais de la RPA intrinsèque ou si un outil d’automatisation séparé serait nécessaire.
Ils devraient également se demander où ils en sont dans leur cycle de mise à niveau de l’ERP. S’ils sont attirés par le double avantage de l’automatisation intrinsèque qui automatise aussi efficacement les systèmes connexes, ils devraient profiter de l’occasion pour passer à un PGI intrinsèquement automatisé lorsque le moment est venu de moderniser leur outil de gestion.
Le dernier conseil est de ne pas se laisser emporter par le battage médiatique autour de l’automatisation. Allez-y pas à pas. Assurez-vous que vous comprenez le processus que vous automatisez et qu’il s’agit d’un processus efficace qui mérite d’être automatisé. Commencez par une automatisation simple et programmée et ne passez à l’hyper-automatisation par apprentissage machine que lorsque vous êtes prêt.
Par Denis Hucafol, Sales Director, Europe du Sud chez Unit4
