2020, année record pour les fusions-acquisitions en Europe : 847 milliards de dollars de transactions réalisées, en progression de 5,6% dans un contexte économique mouvant.
En matière de fusions-acquisitions, les services informatiques et la manière dont la consolidation est gérée peuvent faire ou défaire une transition efficace.
Les équipes informatiques ont toujours joué un rôle important dans les entreprises, notamment lors des fusions et acquisitions. Elles fournissent et entretiennent l'infrastructure nécessaire à leur concrétisation. Les services informatiques suivent l'évolution rapide de la technologie et mettent à jour, affinent et définissent en permanence les cas d'utilisation de l'entreprise afin d'améliorer les opérations, de réduire les coûts et d'obtenir un avantage stratégique.
Au fil du temps, les équipes informatiques sont passées du statut de prestataires de services qui résolvent les problèmes et facilitent le développement, à celui de moteurs de l'innovation. Elles sont souvent à l’initiative de nombreux changements au niveau de l'organisation. C'est pourquoi les DSI font désormais partie du cercle restreint des décideurs en entreprises.
Le facteur humain comme l’élément clé lors des M&A
Les fusions et acquisitions vont bien au-delà de la simple combinaison des ressources et créent une nouvelle dynamique au sein d'une organisation. Cette conjoncture peut créer une certaine tension chez les collaborateurs : qu’adviendra-t-il de leur emploi, quel seraleur rôle dans lanouvelle structure et quels sont les changements à venir ?
Les équipespeuvent aussi être confrontées à des changements dans les effectifs, et leur motivation pourra être impactée. Il est donc crucial de maintenir l'engagement des collaborateurset de faire en sorte que le processus se déroule de manière sereine et transparente.
M&A : la spécificité des équipes informatiques
Les équipes informatiques perçoivent également ces tensions,et l’une des priorités consiste à aligner les atouts des entreprises et aider chacun à comprendre sa place dans le nouvel ordre pour évacuer les zones de tension. La prise en compte du rôle de l’équipe informatique est donc déterminante, car leur travail a un impact sur l’ensemble de l’infrastructure, et par conséquent sur la continuité de l’activité. Il faut donc préparer l’équipe IT au processus de M&A le plus tôt possible.
Préparer l’équipe informatique avec la planification
Une fois l’aspect humain, pris en compte, il est temps planifier le futur système d’information consolidé notamment la migration des utilisateurs et des ressources. La définition du nouveau SI fait partie des priorités du fait des opportunités d’économie sur les coûts d’exploitation et la redondance des services que la fusion peut représenter.
Tout d’abord,il est important d’identifier les acteurs clés qui superviseront la fusion au sein de la nouvelle structure. L’écueil à éviter est de voir les acteurs clés s'inquiéter de leur position ou de leur rôle lorsqu’il s’agit de mener à bien des tâches essentielles.
L’identification et la reconnaissance rapide de leaders lors des fusions et acquisitions accélérera la planification et la mise en œuvre. Une fois la phase d’incertitude passée, l’équipe informatique peut avancer en toute confiance.
Selon la complexité des infrastructures, la fusion des SI pourra impliquer une importante charge de travail.Par exemple, le fait de devoir prendre Office 365 en considération, imposera une gestion de configuration multi tenants voire des migrations tenant à tenant entre autres charges.
La détermination des systèmes à conserver, du niveau de criticités et des nouveaux emplacements des donnéesainsi que du degré d'intégration nécessaire pour considérer que les deux SI n’en font plus qu’un constituera l'essentiel du travail. Aujourd'hui à la retraite, Stephen David ancien DSI de Procter & Gamble a guidé la société à travers de multiples acquisitions. Il a déclaré que jusqu'à 75 % du travail doit être consacré à la planification de l'effort d'intégration. Cette étape de planification déterminera le succès de la mise en oeuvre opérationnelle de la fusion.
Consolider et collaborer le plus rapidement possible
La rapidité des prises de décisions permet de fluidifier la période de transition. Les équipes informatiques doivent s’inscrire dans cette volonté de faciliter le processus et être opérationnelles dès le premier jour.
La fusion des systèmes implique un certain niveau de perturbation qui peut avoir un impact sur la productivité et entraîner des pertes de données ou des pannes de système. Il est essentiel de minimiser cette perturbation autant que possible. Il ne s'agit pas seulement de donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Sans alignement des systèmes informatiques, les entreprises auront du mal à avoir le recul nécessaire sur leur situation financière. Elles risquent de ne pas parvenir à identifier le type de responsabilité opérationnelle qu'elles doivent maintenir.
Office 365 étant devenue la norme dans de nombreuses entreprises, la consolidation des tenants est un facteur clé d'une intégration réussie. Les entreprises doivent d’entrée réfléchir à la meilleure stratégie pour gérer cette consolidation pour ne pas la subir. L'une des clés est le processus de collecte des données, qui prend en compte:
- Les utilisateurs : le nombre d'utilisateurs et leurs différents niveaux de privilège.
- Le volume des données : la quantité de données à migrer jouera un rôle dans la durée du projet
- L’usage et l’activité : cela permet de définir l'impact du changement et d'identifier les éléments qui n'ont pas à être migrés, tels que les listes de distribution inutilisées
- La configuration des workloads et des applications, pour déterminer la complexité de la migration
Il est également important de gérer la conformité des licences et de s’assurer de leur réelle utilisation. Une analyse récente de Quadrotech, réalisée à partir d'une base de données de 3,4 millions d'utilisateurs d'Office 365, a révélé que 18 % des licences étaient inutilisées ou non attribuées. Cela représente environ 124 000 euros gaspillés dans une organisation d’environ10 000 utilisateurs. Lors des fusions et acquisitions, la gestion des licences est souvent négligée, mais elle peut permettre de réaliser des économies importantes en diminuant le nombre total de licences, en réorganisant l’assignation des licences existantes ou encore en formant les salariés pour augmenter leurs niveaux d’adhésion aux applications incluses dans leurs licences.
La mise en œuvre d’un système de délégation d’administration doit aussi être envisagée très tôt dans le processus de fusion. En effet, deux modèles d’administration vont devoir cohabiter et il est difficilement envisageable d’appliquer un seul de ces modèles au nouveau SI sans passer par une phase de transition et d’adaptation. La possibilité de déléguer les droits techniques mais aussi, pourquoi pas, quelques opération métiers (octroyer des habilitations, des accès à des données, à des applications etc…) à différents niveaux de responsabilité garantira une transition plus souple et un impact minimal sur l’activité et la productivité des salariés.
Des DSI aux équipes informatiques, des administrateurs systèmes aux RSSI, en passant par les leaders techniques des migrations, la planification d'une fusion efficace nécessitera un effort collectif. Plus la consolidation IT se fera rapidement, plus la migration deviendra un levier fédérateur pour une fusion métier réussie.
Par Regis Alix, Directeur et Responsable Technique chez Quest
Source : étude Mergermarket, janvier 2021
