Ne sous-estimez pas l’ECM, il va devenir le cœur des entreprises !

Depuis 2020, le fonctionnement des entreprises à beaucoup changé. La crise sanitaire et les confinements ont nécessité une digitalisation plus rapide des entreprises afin de pouvoir poursuivre leurs activités. Les méthodes de travail ne sont plus les mêmes, et le travail hybride a tiré son épingle du jeu. La digitalisation des échanges et des actions a balayé les pratiques traditionnelles, ouvrant la voie aux nouvelles technologies. L’adoption de ces nouveaux outils et fonctionnalités posent néanmoins de nombreuses questions notamment au niveau de la sécurité et de l’interconnexion des différentes parties prenantes. Qui dit digitalisation, dit aussi augmentation de la quantité de contenus générés et utilisés par les entreprises. La pièce maîtresse de ce rouage numérique semble toute désignée, bien qu’elle soit souvent sous-estimée par le plus grand nombre : la solution de gestion de contenu. Ce sont elles qui vont venir centraliser, gérer, catégoriser, extraire les informations des contenus et les dispatcher vers les outils quotidiens. Alors que toutes les solutions ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, comment y voir plus clair parmi la multitude de services proposés?  

50 nuances de gestion de contenus

On appelle Enterprise Content Management (ECM), une technologie qui permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un contenu, depuis sa création jusqu’à son archivage. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la gestion de documents (GED), la gestion de dossiers, la gestion de workflows, la gestion des enregistrements, etc. Selon un rapport de janvier 2023 du cabinet Gartner, le marché de l’ECM devrait connaître une croissance significative au cours des prochaines années, boosté par l’essor des technologies de l’information. Par ailleurs, dans un marché en constante évolution, les entreprises ont besoin de fonctionnalités spécifiques permettant de répondre aux besoins.

Il y a tout d’abord la fonction élémentaire de la gestion des documents. Permettant de stocker, d’organiser et de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise, les solutions s’accompagnent également de fonctionnalités de recherche, de gestion adaptée, et de partage collaboratif. Afin de protéger le caractère critique de certaines données mais aussi de bloquer certaines portes aux hackers, elles permettent également d’apposer une notion de « contrôle d’accès » aux diverses données afin que chaque collaborateur puisse accéder uniquement aux datas qui le concerne. Autre optimisation majeure du temps par cette technologie : l’automatisation. En réduisant les tâches manuelles et en évitant d’éventuelles erreurs, l’automatisation de certaines tâches améliore l’efficacité opérationnelle des collaborateurs.

Concrètement, en facilitant la gestion et l’accès, le suivi des tâches n’en est que facilité. En intégrant d’autres systèmes de l’entreprise et en les faisant communiquer entre eux, l’interopérabilité booste indubitablement l’effort général. Certaines solutions peuvent également proposer des fonctionnalités autres comme la gestion des métadonnées, la gouvernance, ou encore la conformité réglementaire. Toujours selon Gartner, les stratégies de services de contenu complètes sont rares, car les solutions sont toujours déployées pour répondre à des cas précis. Par conséquent, le fait de s’équiper d’outils répondant à ses besoins est une bonne démarche, mais il est nécessaire d’avoir une vision à long terme, afin d’anticiper les prochaines étapes et prochains enjeux auxquels ils devront répondre.

Connaître le passé pour développer l’avenir

Nous sommes tous d’accord pour dire que les solutions de gestion de contenu sont des outils stratégiques dans la progression d’une entreprise. Cependant, avant de chercher à évoluer et à intégrer de nouveaux outils, il est important de comprendre les processus de travail existants, et de déterminer les besoins les plus importants auxquels les équipes sont confrontées au quotidien. Cette étape d’audit aidera les équipes concernées, à déterminer quelle solution sera la plus adaptée via la création d’un cahier des charges.

Mais ce travail ne s’arrête pas là. Il passe également par une vue d’ensemble de l’écosystème d’outils et d’architecture IT pour comprendre comment optimiser les choses. À partir de cette étape, il sera plus simple d’entrevoir comment intégrer une solution dans un environnement existant. Le travail des différentes équipes doit également permettre de voir ce qui nécessite une correction et les points de blocages à régler. Ainsi, il sera possible d’identifier quelle solution pour quel besoin et exigence métier. L’objectif est également d’évaluer les capacités d’intégration avec les applications métier, ou encore de voir si la spécialisation verticale du fournisseur correspond aux besoins. Notons que la plupart des solutions ECM ont mûri au point d’être standardisées : il est donc important de s’appuyer sur l’expertise d’un fournisseur qui pourra s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise. C’est seulement après que l’on peut envisager des améliorations et éviter de foncer tête baissée.

Par conséquent, pour choisir une plateforme de services de contenu, il faut se concentrer sur les besoins actuels mais aussi sur les ambitions de développement de l’entreprise. Après avoir analysé tout cela, mais aussi le fonctionnement et les objectifs des équipes, il sera possible de prendre une décision avisée allant au-delà de la simple implémentation de gestion documentaire.

Par GürayTuran, Director South EMEA chez Hyland